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IBM全球服务公司的实践社团

IBM全球服务公司的实践社团

作者:
来源:
2014/06/22 00:00
 实践社团是由从事知识管理的专业人员组成的非正式组织。迄今为止,共有60余个实践社团分布在IBM服务的国家之中。到 2000年底,有76000余名从事知识管理的专业人员在全球服务公司的智力资本管理网站进行了注册,有20000余人参加了实践社团组织的活动。专业人员的这种参与热情以及实践社团的长期存在,说明全球服务公司采取的这种方法取得了相当的成功。
 
实践社团具有如下共同的特点:
 
    1、团队的成员来自世界各地,具有共同的团队意识。
    
    2、成员负责某一领域的知识管理工作。如:管理智力资本、制定知识管理规则等。其中,智力资本管理包括:收集、评估、整理、传播团队共享的知识,观察和研究这些知识的发展变化情况。
    
    3、团队生存和发展的经费来自企业的赞助。
    
    4、实践社团既不是正规的单位,也不是正规的组织。 
    
实践社团的内容涉及到企业众多的领域。例如,在培育IBM的核心能力方面,涉及到企业制度管理、新技术的试验、产品开发、组织变革等;在开拓市场能力方面,涉及到电子商务、产品包装设计等;在产业门类的分布方面,涉及到汽车、石油化工、物流、金融保险、卫生保健等。由此可以看出,实践社团的演进对于企业文化的变革具有重要的作用。 
 
 实践社团演进的五个阶段
 
实践社团的演进具体分为5个发展阶段:即潜在期、建设期、忙碌期、活跃期、适应期。在不同阶段,实践社团表现出各自的特征,而且后一发展阶段涵盖了前一阶段的功能。
 
潜在期。团体的核心已经出现,团队即将形成。核心由少数个人组成,他们在工作或兴趣方面有着共同之处,但人们还没有完全发现这个共性以及如何利用这种共性。
 
    接触是这一阶段的基本特点。核心中的每一个人必须明确彼此的定位,进行沟通,建立联系,并积极促成社团的诞生。
    
    建设期。社团开始形成自己的特色。起初的几个核心人员开始从社团整体的角度规划未来,制定发展方案,确立社团存在的方式,并开始搭建社团基本架构,制定社团运行流程和成员工作规则。
 
    创造共享的文化环境,形成共同"记忆",是建设期基本的功能。在积极创建的过程中,团队核心成员逐渐达成了共识,社团把这些共识作为基本的"记忆"存储起来,并作为吸纳新成员的标准。
    
忙碌期。前一阶段设计的结构和流程开始运转,整个社团按照既定的目标行动起来,每位成员持续稳定地发挥着自己的作用,社团的规模不断扩大,复杂程度不断提高。社团成员相互接纳以及团队学习是这一阶段的主要特点。 
 
    活跃期。社团开始对前期工作的价值进行评估,进而与其他社团建立联系,不断扩大自己的影响。
    
    多方面合作是这一阶段基本的特点。成员努力保持彼此联系,积极扩大共享的知识,团结一致,对外合作,努力把社团的价值推广到规模更大的组织。
    
    适应期。社团进入一个新的高度,开始注意外部环境变化,并做出积极反应。为取得竞争优势,社团不断调整自我,创新知识,并建立新的结构和流程,进而形成新环境。
    
    变革和进化是这一阶段的基本特点。通过不断变革,社团在新产品、新方法、新流程、新组织等经营管理方面取得丰硕成果。这些新成果不仅影响到社团的成员,影响到社团内部环境,而且影响到社团之外的其他部门和其他组织。 
    
    实践社团三要素在不同阶段的变化 
    
    人员、过程、技术,是实践社团的三个基本要素,三个要素相互支撑,相互作用,并随着社团演进的不同阶段发生着变化。
    
 第一阶段
 
人员:人们之间需要开展一些简单的社交活动,以便建立起某种联系,为社团的形成打下基础。譬如,你是谁?你在哪个单位工作等等,对这些极其简单问题的了解,都是为了形成一种共识。如果两人都是未来社团的成员,他们对于"你是谁"这一问题的回答所做出的反应,必然是"你和我有点相像"。而对于最初的几个成员,他们的反应是:不仅大家有某些相似之处,而且在认识和判断问题的价值标准方面,也有相同之处。总之,大家在工作方面至少有一个基本的共同点。
 
    过程:共同的教育和发展过程、沟通过程、组织融合过程等,对于促进人们的交往有着重要的作用,这些过程是人们形成社团的基础。
 
    技术: 这一阶段的技术要求非常简单,只要是便于沟通的工具和地点即可。譬如电话、电话会议、电子邮件、聊天室、电子留言、论坛、公告牌等,凡是能够把不同知识领域的人员组织起来的方式方法都有用武之地。 
    
    第二阶段
    
    人员:在具体的工作中,人们通过分享彼此的经验,交流思想心得,逐步加深了解。他们逐渐建立了共同的语汇,并对这些语汇有着共同的理解。在这一过程中,个人开始以社团整体的价值审视自己,寻求与社团其他成员的一致,并在某种程度上开始了融入团队的心理历程。作为一个社团,人们需要回答的一个基本问题是"我们是谁",包括我们的目的是什么,我们干什么,我们应怎样处理彼此的关系等等,根据对这些基本问题的回答,形成社团共同的识别标准,按照这些标准,成员开始创造社团共同的历史,形成共同"记忆"。于是关于社团早期创立者的一些故事一直流传下来。
    
过程:这一阶段需要以下过程,这些过程都是社团核心小组在规划和实施社团未来发展计划中所不可缺少的。具体包括:对社团的工作范围做出界定,对成员资格提出明确要求;对成员的角色和行为标准做出规定;确定识别、吸引、吸纳新成员的方式;找到社团的共识,将它们进行分类,并以适当的形式固定下来;提出成员之间分享不成文知识的思路,以及管理成文知识的方案;为成员提供必要的技术支持,并实现人技兼容。
 
    技术:社团需要有专门的地方存储日积月累的成文知识,以便现在或将来的成员很方便地进行查阅。这需要一个任何成员都能够访问的信息存储器。社团也可以建立一套分类检索系统,如果将这一系统与其他单位的分类检索系统联系起来,效果会更好。
    
    第三阶段 
    
    人员:这一阶段,老成员不断成熟,新成员不断加入,社团文化形成一种复杂的变革状态。在社团合作的过程中,成员对社团的工作会产生新的认识,并形成一些不成文的共识,这些共识加深了成员之间的相互理解,增进了彼此信任,使社团成为一个有机的整体。而新成员开始与老成员接触,开始熟悉社团的历史,这时最重要的是实现新老成员对成文知识和不成文知识的共享,创立者的故事必须在新成员中反复讲述,并使这些故事的内涵不断得到丰富。而老成员必须指导新成员,并在行为方面做出表率,以便新成员尽快了解和适应社团的情况,明确自己的角色。同样重要的是,社团从新成员那儿吸收大量知识,这使得社团成员之间必须进一步加强沟通,以便从他人那儿得到自己需要的更多知识,进而使成员形成定期重新审视社团知识的习惯。 
    
    这时,企业开始对社团的情况产生兴趣,开始与社团中的成员接触,并引导社团共同做好整个企业的工作。企业开始对社团的一些活动进行跟踪,也许对社团的活动进行干预。典型的做法有两类:支持社团的发展,或对社团的活动范围、使命、活动模式等进行重新界定。
    
    过程:除第二阶段提到的过程得到贯彻实施并正常运转外,这一阶段重要的是收集反馈信息,并测量社团行为的效力。但此时对社团的知识资本进行管理更加复杂,社团需要找到基本知识之间的缺口,并把它们填平。为此,必须不断探索新的方法,吸纳新人以及把社团成员社会化,这样可以不断保持社团的活力。鼓励社团成员面对面地交流各自的工作心得,对不成文的知识达成共识,也是重要的过程。此外,对社团的知识管理过程与企业的其他工作流程进行整合也非常重要。如,实施新项目、设计商业计划、回顾项目完成情况等等。
    
技术:这一阶段主要需要计算机统计、抽样调查、统计分析等方面的技术支持;工作流程方面的支持也是重要的方面;而网络沟通、跨语言沟通的能力也不可缺少。
 
    第四阶段 
    
    人员:社团成员之间非常熟悉,他们不仅熟悉彼此的专长,熟悉社团内部知识交换的价值标准,而且对社团内部的知识都有很强的依赖感。代表性的行为是,一旦工作中遇到麻烦,成员就想到了社团,而对社团的其他成员来说,别人的工作就是自己的工作,为了与社团其他成员一同工作,他们克服了很多困难。
    
过程:三个强有力的过程推动着社团积极战胜企业面临的种种问题。即:社团建设、集体攻关、决策。社团可以通过一些高度灵活的管理程序对众多的工作小组进行不断调整。当与其他社团进行合作时,对不同社团的工作流程进行整合,同样是不可缺少的过程。而这一时期无论对于整个社团来说,还是对于成员个人来说,社团学习十分重要。
 
    技术:直接合作与间接合作的技术在这一阶段都十分重要。网上聊天室、网上会议、专题研讨会、争论,以及其他一些分析工具等,都是非常必要的。
    
 第五阶段
 
人员:社团成员忙于一些极其重要的工作,这些工作直接改变和影响着企业的生产和销售,不断创新着所在领域的知识。此时社团成员的影响力已经大大超越了赞助单位的预想,他们打破社团自身的局限,开始与其他社团、协会和组织进行合作,并创造出新的业务、新的产品和新的市场。社团演进的速度很快,以致于社团自身产生出新的团队。而企业给予社团很大的发展空间,并依靠社团的创新能力,达适应市场需求的目的。由于社团的工作对企业发展十分重要,企业不得不对社团进行直接干预,并直接由企业负责社团的发展。实质上把社团变为了企业的一个部门。这时,社团不是消失,而是与新的部门并存,或转入"地下"。 
 
过程:这一阶段社团依靠灵活和与外部环境相适应的程序,积极根据外部的变化调整自身的行为。社团所有的过程都聚焦在一点:创新。同时社团积极扶持新成立的社团,并成为这些社团的领导机构和学习的榜样,此时最需要的是打开向外传播知识的有效渠道。
 
技术:任何推动社团发展,适应社团变革的技术,都适合这一阶段的要求。社团开始尝试新的技术,并积极对其他新技术进行研究,实践社团经常运用自己成熟的工具整合其他企业的技术,譬如运用行业协会的公告牌与外界进行沟通和协作。这些技术使得社团的作用得到更好的发挥,同时有力地提高了社团成员的技术水平。
 
通过对IBM全球服务公司实践社团演进模型的探索,我们发现社团的演进有时并不是完全按照5个阶段层层递进的,有时社团的演进在两个阶段之间徘徊,有时社团从一个相对稳定的阶段突然跃升到更高的阶段,但整体说来社团的演进有一个包括5个阶段的生命周期。而且我们通过探索和分析人员、过程、技术在不同发展阶段的变化,把三个要素整合在一起,形成社团知识管理的基本框架,对于任何一个实践社团、任何一个组织,变革自己的文化都有一定的启发意义。 

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