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评介《综述:知识管理和知识管理系统》

评介《综述:知识管理和知识管理系统》

作者:
何伟
来源:
MIS Quarterly
2014/06/21 00:00
  “知识”是一个含义广泛但又很抽象的概念,自古希腊时期就在西方哲学界引发了认识论上的讨论。然而近年来,知识越来越被视为一种极其重要的组织资源。顺应这种对于组织中的知识和知识管理的关注,大量的信息系统被开发出来,我们称之为知识管理系统。知识管理系统的主要任务是支持组织内部的知识的创造、传递和应用。“知识”和“知识管理”都是复杂的、具有多面性的概念。因此,知识管理系统的有效开发和建立,需要建立于广泛的文献回顾基础之上。
 
   Alavi和Leidner的这篇综述文章理论地回顾并解释了在不同学术领域中的关于知识管理的文献,并提出了知识管理的过程论,侧重于信息技术在该过程中的角色和作用。文章的最后围绕知识管理过程和支持性信息技术提出了一些重要的研究方向。
 
   作者将看待“知识”的角度分为五类:(1)一种头脑或精神状态,(2)一个物体,(3)一个过程,(4)可以获取信息的一种前提条件,(5)一种能力。正因为看待知识的不同角度会导致知识管理的不同内涵,所以作者的这种分类归纳方法尤为有意义。
 
   当知识被描述为一种状态或事实,是指“通过经验或学习获得的对事物的理解,是习得的、发现的、或感受到的统称”。这种观点认为,应当推动个体去拓展其个人知识,并将他们的知识应用于组织需要的地方。而对于知识管理系统的启示是:信息系统应向组织成员提供获取知识资源的渠道、方法,而不是提供知识本身。
 
   第二种观点将知识定义为一种物体。认为:知识是能够被贮存和进行操作利用的一种东西。那么,关键的知识管理问题就是如何建立知识仓库,并对其进行管理。而信息技术的作用则体现在收集、贮存、传递知识等方面。
 
   知识还可以被视为是一个“知”与“行”同时进行的过程。这一观点认为知识是运用专家技能的过程,知识管理的重点应放在知识的流动以及知识创造、分享和分配上。信息技术是在不同资源之间建立联系,以创造更宽范围、更深层次的知识流。
 
   关于知识的第四种观点认为,组织中的知识必须加以整理,以方便组织中的人员获取和追溯该知识内容。信息技术的作用是提供有效的搜索机制对相关信息进行定位。
 
   最后,知识是一种特殊的、有可能影响未来行为的能力。Watson (1999) 的知识能力观认为,只是不是针对某一种特定行为的能力,而是运用信息的能力。学习和经验会增强一个人解释信息和利用信息进行决策判断的能力。所以,知识管理就是建立知识方面的核心竞争力,利用信息技术支持个人或组织的竞争力的培养,增强智力资本。
 
   知识的分类方法多种多样,最经典的可谓是Nonaka基于Polanyi的学说而提出的显性知识与隐性知识。隐性知识植根于行为、经验,发生在特定的情境之中。它又包括认知的隐性知识和技术的隐性知识。认知的隐性知识指个体的智力地图、信念、范例和观点。技术的隐性知识包括具体的专有技术、工艺和技能。一个简单的隐形知识的例子就是,好的推销员知道面对一个特定的顾客时,什么样的推销手法最好——是曲意奉承,是强硬推销,还是实际而严肃的态度。显性知识是可以被编码、可以通过表象符号或自然语言进行传递和沟通的知识,比如说购买电子产品时附带的使用手册,这个手册就包含了如何正确操作该电子的产品的知识。
 
    
 
   (关于显性知识和隐性知识的讨论由来已久,业内通常认为显性知识更加有价值,但是这种谁高谁低之分似乎失之偏颇,Polanyi早在1975年就曾评论过,隐性知识是大背景,显性知识的开发和解释都必须在这个背景中进行。其它的知识分类,鉴于已有众多论述,在此就不再一一陈列。)
 
   作者将知识管理过程分解为四:知识创造、知识贮存和定位、知识传递、知识的应用。在知识创造阶段,支持性的信息技术包括数据挖掘、学习工具;在知识贮存和定位阶段,支持性的信息技术为电子公告牌、知识库、数据库,通过这些技术实现团组之间的知识共享;在知识传递阶段,可以充分利用电子公告牌、论坛、知识目录,达到加快知识传递速度和改善沟通渠道的目的。最后,在知识应用阶段,专家系统和工作流程系统可以发挥更大的作用,例如通过流程自动化可以实现更为快捷的新知识应用。
 
   在文章最后一部分,作者归纳提出了一些关于知识管理不同过程的研究命题,以供读者借鉴参考。
 
   知识创造:
 
   问题1:什么可以推动组织中的知识创造?
 
          —某类性的组织文化会不会鼓励知识创造?
          —信息技术可否通过建立弱联系(weak link)、强化现有(close)联系来推动知识创造?
          —组织外部产生的知识如何被评估以供内部需要?
          —如果没有一个共享的情境,是否会限制组织采纳外部产生的知识?
 
   知识贮存:
 
   问题2:哪些激励因素可以有效地鼓励知识贡献和分享?
 
   知识传递:
 
   问题3:如何才能使知识在组织中的不同单位之间有效传递?
 
          —信息技术会在多大程度上提高组织中个体之间以及团组之间的知识传递?
          —哪些组织策略和技术策略可以有效地促进知识传递?
          —组织具有哪些社会、文化、或技术方面的属性会促进知识的传递?
          —信息技术的应用会不会无形中抑制组织对外部知识的搜索?
 
   知识应用:
 
   问题4:组织应当如何鼓励员工应用组织中现有的知识?
 
          —是什么因素导致组织中“知”与“行”的缺口?如何缩小、消除这个缺口?
          —什么样的组织实践有助于弥合知识应用的差距?
 
 
   这是一篇具有非常高的学术价值和实践参考意义的论文,有兴趣的朋友可以阅读英文原文,详见MIS Quarterly, Vol.25, No.1, pp.107-136/March 2001.

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