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个人“能”源

个人“能”源

作者:
左前锋 何德勇
来源:
中国经理人网
2014/05/15 00:00
很多人之所以对知识管理抱有戒心,主要是认为企业实施知识管理,就如同企业从自己身上榨取知识一样,以致让自己不再重要。
 
从调查了解的情况看,企业、经理人个人之所以不把知识管理作为必须马上解决的要项,不是因为不知道知识管理重要,而是因为知识管理不像ERP等那样,实施成功就会马上产生看得见的、可量化的成效。
 
知识管理创造的价值主要是间接性的(当然,出售知识库及相关服务也能产生直接价值),难以量化,它的主要意义在于支持企业或个人把事做好,做得更有效率并可规避风险。 这让知识管理在企业和个人心目中都变得有点可有可无了。
 
 个人为什么需要知识管理?
 
迄今为止,各种有关知识管理的理论和专业文章一再强调着机构知识管理对一个机构(尤其是商业机构)的发展至关重要,但却极少有文章对经理人个人的知识管理进行阐述,而个人知识管理,对经理人个人的工作及成长都有着非常实际的效用,经理人本身对此也缺乏足够的认识。
 
下面我们以章经理为例,说明个人为什么需要知识管理,以及他是如何实施个人知识管理的。
 
其实,不同层级的经理人都可从知识管理中受益。对个人来说,知识管理有哪些实际作用呢?
 
章先生是一家国内机电设备生产企业的市场部经理,他将其归结为5个方面:
  • 让自己养成不断学习的良好习惯和意识,为个人能力和事业的可持续发展打下坚实的基础;
  • 使自己有计划地建立个人专业知识体系,有针对性地吸收和补充所需的专业知识资源;
  • 持续性地学习、更新、提高个人专业知识和工作技能以提升个人价值和竞争力;
  • 有效率地提取所需的知识资源用于实际工作以获得良好的个人工作绩效(效率和效果);
  • 更好地展示个人的学习能力和工作能力,在所在的机构中成为知识交流的重要元素并获得更好的个人事业发展机遇。
 
对管理工作来说,因经理层级的不同,知识管理的实际作用也不同:
 
1 高层经理
 
 知识管理对企业决策层的实际作用,可以归结为主要的5个方面: 
  •  建立知识型、学习型的企业文化和工作学习氛围,提高企业凝聚力和战斗力;企业内员工养成不断学习的良好习惯和意识,为本企业的竞争力和事业的可持续发展打下坚实的基础;
  •  有计划地建立本企业的专业知识体系,形成完善、有序且不断提升的企业知识资源,推动企业的可持续发展;企业的知识管理部门有组织、有计划、有针对性地吸收和补充所需的专业知识资源(企业内部、企业外部),节省员工的资料搜集和整理时间以提高整个企业的工作效率;
  •  企业内员工在知识管理的基础上实现本企业的知识共享,员工有效率地从知识库提取所需的知识资源用于实际工作以争取良好的企业工作绩效(效率和效果),并通过知识交流的渠道获得内外部专家和同事的指导和意见,令到单个员工分别掌握的专业知识有可能发挥以倍数计的效果;
  •  尽可能地将知识资源沉淀固化在机构知识库中,降低由于企业内员工流动和知识老化、弱化所引致的经营风险;
  •  在商界活动中展示企业的专业知识、经营管理能力、企业文化和企业形象,取得更好的事业发展机遇(社会声望、商业机会)。
 
  2 中层经理
 
 知识管理对企业部门主管管理其所在部门的实际作用,与高层经理的类似,可以归结为主要的5个方面,不同之处是高层经理针对的是整个企业或一大块业务,而部门经理针对的是自己负责的部门这个层面。
 
 章经理认为,正是因为知识管理在中国还处于理念传播和实践运用的初级阶段,所以探讨知识管理的实际作用太有必要了。
 
 经营个人"无形资产"
 
 实施个人知识管理一般分7个步骤(见表一),以下还有具体阐述。
 
 现今竞争非常激烈,个人要确保跟上时代节拍而免于被无情淘汰,必须"持续地学习"以掌握所需的专业知识资源。随着个人已经掌握的以及需要进一步掌握的知识资源的数量不断增多而类型日趋复杂,经理人必须有效地管理这笔高价值的个人"无形资产",才能在职业生涯规划和职场竞争这两个方面最终达到预期的目标。
 
 知识管理对个人的现实意义,在于建立专业知识和实践能力不断提高的基石,从而为个人能力和事业的可持续发展打下坚实的基础。
 
 注意个人知识管理,意味着经营个人"无形资产",提升个人价值和个人竞争力。
 
 那么,在实施个人知识管理的过程中一般会遇到哪些难题呢?哪些方法和资源可以辅助解决或缓解个人知识管理实施中的难题呢?
 
 如果企业已经实施了知识管理,个人还有必要进行个人知识管理吗?
 答案是肯定的。机构知识管理与个人知识管理目的性、针对性都不同,需要互补而不能相互取代,当然实施个人知识管理时不要做与公司规定、职业道德相悖的事。
 
 1 分析个人对专业知识资源的需求
 
 作为个人知识管理的起点,职业经理人和专业人士,需要对个人在工作和学习中所需要掌握和应用的专业知识资源进行具体的分析,以确定相关知识的专业分类和每个知识类别下的知识要素类型。
 
 知识的专业分类一般包括商务类(宏观经济、行业经济、商务、企业经营管理等)、技术类(通讯技术、生物技术、航空技术、航天技术等)等,而知识要素类型则包括: Know What--事实(即:是什么?); Know Why--规律、原理、规则(即:为什么?); Know How--方法、能力、技艺(即:怎样做?); Know Who--专家、人力资源、服务机构(即:谁能做?); Know Where--渠道、来源(即:哪里有?)。
 
   以章经理为例,他针对中国市场的知识需求一般包括以上内容(见表二)
 
   在进行需求分析时,基本的原则是要立足现在,放眼未来。这其中有三个误区: 
 
 一是有些经理人把知识需求扩大化或超前化,这造成了极大的工作量和不必要的时间消耗,正确的做法是着眼于实用,着眼于工作的现实,同时也兼顾未来工作的需要及提升自身的需要; 
 
 二是知识分类不足够细化,使用时极不方便,一般的做法是每个细分端的文件夹里的文件最好不超过20个,如果超过就可以考虑再细分; 
 
 三是在分类上自己做一套,与企业的知识管理平台的分类不同,其实个人知识管理的知识分类要尽量跟机构知识管理的知识分类相吻合。
 
  2 选择个人知识管理系统
 
 在全面分析个人对专业知识资源的需求后,职业经理人和专业人士可以根据实际情况选择实施个人知识管理的软件平台。一般分为三种,但这三种不是对立的,你可以三种类型都同时拥有。
 
 一是个人建立知识文件夹以收藏资料。这种类型的知识管理是一般的人都能做到也一直在做的,也就是用自己的专用电脑来操作个人知识管理,不需其他应用软件,类似于文档管理的方式来进行个人知识管理。适合于管理的个人专有、机密、不希望共享的特定知识内容和知识渠道。这种模式完全个性化设置,仅跟随个人,独立于机构。缺点是功能简单,仅能满足个人知识管理的初级需要。
 
 二是使用企业知识管理系统的个性化平台。这种类型的前提条件是自己所在企业已经实施知识管理。缺点是无法完全满足个性化需要,离职后便无法使用,必须接受机构系统的管理监控,机构外部的知识内容和渠道不够丰富,知识分类体系由机构设置,难以自由调整,部分内容为机构特有、机密的,不允许下载。
 
 三是使用第三方知识管理平台(如DAOchina.com)。这种类型的功能类似于第二种类型,但它提供跨机构的共享和交流平台,在线随时使用,不依附于机构知识管理系统,离职后仍可使用,需要上网、付费等,但知识资源内容往往是通用内容,缺乏特定专题或机密内容的知识资源。
 
 在三种类型中,第一种是最基本的也是很有效的模式,虽然它的作用是有限的,但可以解决基本的工作和学习的需要。如果条件允许,再加上第二种、第三种类型的知识管理平台,有这样庞大的知识资源在你的背后作支撑,你就如虎添冀了。
 
3 建立个人知识管理的准则
 
    在没有专业知识管理系统的支持而需要个人自行建立知识文件夹进行知识管理的情况下,经理人在开始实施知识管理工作前一般需要建立起个人的知识命名及编码准则(书面文件),以便知识资源在分类存储和提取使用时均有章可循。
 
   此外,为了个人知识管理的长期有序实施,还有必要建立起另外一些准则(书面文件)以规范知识内容更新及删除、共享交流等操作的原则、时间安排、操作细则等。这些"准则"虽然看似可有可无,但可以避免随着时间的推移、热情的消退而导致知识"管理工作"不规范、混乱,避免前期花了大量时间和心血建立起来的个人知识体系慢慢变得杂乱无序而失去应有的效果。
 
   "简短明了、单一不重复、辅以数字编码以便按所需的顺序显示",这是知识类别的命名准则基本原则。以章经理为例,他在建立知识类别时一般遵循以下这个原则:命名简短、注明时间、作者或来源等,一目了然。
 
  •  Know What的知识命名及编码准则举例:中国机电设备统计报表_20020316 _国中道研究报告.xls;中国机电设备出口退税条例_20011122 _国家税务总局.doc。 
  •  Know How的知识命名及编码准则举例:搜集竞争对手资料的操作指引_20010209_市场部定稿.doc;制订公关政策的案例分析_20020409 _DAOchina黄颖.html。 
  •  Know Why的知识命名及编码准则举例:机电产品消费行为研究报告_20011122 _销售部和市场部.doc;人民币与美元汇率分析及预测_ 20020129_国中道经济研究.doc。 
  •  Know Who的知识命名及编码准则举例:营销顾问公司清单_20020515_市场部.xls;机电设备销售员排行榜_20011231_销售部.doc。 
  •  Know Where的知识命名及编码准则举例:竞争对手公司网址_20020409_市场部.xls;机电产品信息网站汇总_20020209_研发部.doc。
 
    对于使用机构知识管理系统的个性化功能或应用第三方提供的个人知识管理平台的个人,由于有关系统已经通过软件程序和数据库结构的设置实现了通用知识内容的系统化编码和储存,因此用户仅需就个人添加的特定类别或特定内容进行命名和编码。
 
 4 建立个人专业知识体系
 
 这个步骤最关键的是你不断把获得的知识存放到细分端的文件夹里。在选择个人知识管理的软件平台后,职业经理人和专业人士需要初始化设置相关的软件系统,然后将所拥有的知识资源分类纳入个人知识管理体系,以便在实际工作和学习中使用。
 
 以"个人建立知识文件夹以收藏资料"类型为例: 
  •  初始化设置:按照前述的知识专业分类和每个知识类别下的知识要素类型设置多级的文件夹体系; 
  •  分类纳入知识资源:按照知识命名及编码的准则,命名及编码后分类保存在相关的文件夹内。
 
  这个步骤有一个诀窍,即充分利用"收藏夹"的功能。"收藏夹"在Word、Excel、PowerPoint、Explorer应用软件中均有,"收藏夹"里的文件都存在"Favorites"这个文件夹里。只要你把知识分类存放好,一点"收藏夹",查找非常方便。至于安全性,只要经常备份你的知识库就可以了。
 
 5 维护及提高个人专业知识体系
 
 在完成个人知识体系的初始设置后,知识管理工作对于职业经理人和专业人士来说的最大难度在于"持之以恒",即长期有序地按照既定的"准则"和实际的工作及学习需要维护及不断提高个人专业知识体系: 
  •  添加新的知识资源(包括知识类别);
  •  更新、修改或删除部分知识资源;
  •  调整共享的设置;
  •  与他人进行互动的知识资源交流;
  •  不断完善个人知识管理各项准则。
 
  6 在实际工作中应用专业知识资源
 
 个人知识管理体系的应用主要是为了在实际工作及学习中获得良好的绩效,而利用系统或平台所提供的软件功能从知识库中提取所需的知识资源,利用系统提供的知识渠道去提取系统以外的知识资源,利用系统提供的知识交流平台与相关的专家及其他用户进行知识交流。 对于利用自建的知识文件夹来进行知识管理的职业经理人和专业人士,一般仅能利用操作系统提供的路径检索和简单搜索功能去查找所需的知识资源,而专业的知识管理系统则可以提供更为高级的应用功能:
 
  •  定制搜索功能:设定较为复杂的搜索条件、多关键字的组合、全文检索;
  •  路径检索功能:标准化且便捷的知识路径、知识路径可收藏以便再次查找;
  •  知识交流平台:协助通过机构内部或跨机构的专家渠道和专业社区与他人进行专业知识交流、记录交流的过程和重要内容、在交流中形成新的知识资源。 
 
 7 与机构知识管理互动
 
 个人知识管理可以辅助职业经理人和专业人士提高专业知识水平和工作能力,直接创造理想的绩效和事业发展机会。此外,有效的个人知识管理还能够间接地创造许多有形和无形的价值及事业发展机遇: 
  • 通过在所属机构内和跨机构的网上社区中展示个人知识管理的成果,可以更好地展示个人的学习能力和工作能力,取得认同和发展机遇;
  • 如果可以在所属机构中成为知识交流的重要元素,更将取得在知识和能力方面的权威、专家以至领导地位,从而获得更好的事业发展机遇;
  • 通过参与网上知识管理平台(含专家网络和专业社区)的知识交流,还可以协助职业经理人和专业人士在更广阔的空间内展示个人才能、结识同道同行,进而获得更好的事业发展平台和商业发展机会。
 
因此,在实施个人知识管理的同时,经理人还应该积极地参与以及推动所属机构的机构知识管理,以及参与跨机构的网上专业知识交流。通过知识互动,既可以实现对个人知识管理体系的必要补充,也能够为个人事业发展和人际网络扩展争取更多的机会。
 

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