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在企业中实施知识管理的原则和步骤

在企业中实施知识管理的原则和步骤

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来源:
2014/07/05 00:00
案例:在一个工厂中,一名员工需要去维修一个已经安装了10多年下水管道,管道是生铁的。员工在去的路上,一直在犹豫,管道运行这么多年,锈迹斑斑,螺钉一定很难拧开,可是出乎员工的意料,很轻松就拧了下来。这才发现螺钉的螺纹上有一层机油保护。员工这才想起当时施工的老师傅。 
 
结论:实施知识管理,不仅仅是拧螺钉的技术,更重要是将拧螺钉时“上机油”的经验管理起来。对企业而言层次要比这个案例复杂和深入的多。
 
    让我们来分析一下企业实施知识管理的必要性。知识的流传自古有之,从很早时期的师傅带徒弟,到工业社会的合作化生产,以至到目前的数字化经济。尤其是近年,企业都在强调“以人为本”,无不重视人的重要性。因为在这些过程中,人作为一个知识的载体而存在。有价值的经验、方案和技巧,都保留在员工的大脑中,为企业发挥着作用。当员工离开企业时,同时存放在员工大脑中的知识也离开了企业。企业不得不重新培养新人,将他培养成一个有知识的员工,但并不长久又会面临同样的问题。这就是为什么企业,尤其的IT等高科技企业,员工的流失率一直是企业心中永远的痛。
 
   企业认识到:企业不仅仅是一个经济实体,同时也是一个知识实体。应该将企业作为公司的知识载体而不是员工的大脑。将这些知识如何有效和高效地利用起来,达到企业知识创新的目的。就是我们认为的知识管理的目标。 
 
    那么知识管理要遵循的原则是什么呢?
 
    积累是知识管理的基础;共享是知识管理的价值体现;创新是知识管理的最终追求。
 
第一步,通过知识管理将公司内部的信息积累,保存起来。这是企业内开展后续知识管理战略的基础。比如一个企业的档案管理体系,将公司内有价值的文件归档。比如企业的信息系统,将企业的业务数据保存下来。这些都为未来的企业进行决策和判断提供了事实基础。《麦肯锡方法》中提到麦肯锡公司解决问题的程序的第一步就是:以事实为基础。事实是友善的。做为知识创新的土壤,有了宝贵的知识积累,知识创新才能成为可能。比如美国福特公司积累了大量的发动机实验数据、撞车数据。利用这些数据,可以迅速进行计算机的模拟测试。比如通过模拟测试,发现有一种噪音实际是从地板上产生的,而不是其他。这样发现了噪音源就是一个重要的突破。为设计新的低噪音的汽车提供了宝贵的依据。相反,对准备进入这个领域的竞争对手,就会发现这个优势是无法模仿的。 
 
第二步,是将积累的知识在企业进行共享。如果知识只是积累,而没有提供共享和交流的手段,没有形成知识在企业内部的自由流淌。那知识积累的价值没有体现。从现今的经济来看,经济模式从封闭性、地区性向开放性、全球性转变。故步自封的想法是可笑和危险的。将企业内宝贵积累的知识在企业内共享和交流。让知识共享成为一个企业的文化。那么一个项目的失败的教训,会为企业所有项目借鉴。一个项目的成功的经验,也会为企业所有项目学习。将一个项目的个体行为,拓展成一个企业的整体行为。将提高企业利用知识的整体价值。 
 
第三步,是知识的创新。它是企业知识管理的终极标靶。知识是创新的源泉,有了知识的积累后,并有了知识在企业内部共享的文化,共享成为企业员工的一种标准行为,才能在企业内部形成脑力激荡,才能产生具有高知识含量的产品。而这时的产品已不过是知识的物质体现。我们可以看到很多著名的公司在创新方面表现出的非凡活力,比如摩托罗拉公司最初是生产汽车收音机和无线电话的。夏普最初是出售自动铅笔的商店……等等。
 
    企业在了解了知识管理的原则后,那如何引入知识管理呢?
 
第一步:确定公司的战略目标和核心竞争力在哪里。由于知识管理不能脱离公司的目标而独立存在。它必须与公司的总体战略目标相一致,才能有生存和发展的基础。神州数码的长远目标是“做一间长久的、有规模的、高科技的百年企业。”根据这个战略目标制定出神州数码的知识管理战略规划书,即“长久的”D知识必须有积累;“有规模的”D知识必须能在大范围内共享;“高科技的”D管理的知识必须能提炼成高附价值的。
 
第二步:确定公司知识管理的重点领域是哪些。首先明确公司的核心竞争里是哪些?比如神州数码强大的市场渠道能力、运做能力。公司哪些业务是未来的发展重点?比如神州数码网络产品的研发,软件产品的研发。分析公司潜在收益最大的环节等等。从而确定组织内部优先实行知识管理的部门或流程名单。可以采用“得分卡”方式对各个需要改进的环节或流程进行一个实施知识管理的综合衡量,定义出实施的先后次序。力争找到投入最小,见效最快的环节。可以在企业内部起到示范的作用。
 
第三步:对引入知识管理管理的业务环节或流程进行分析。分析该项业务环节或流程想要做到什么。而做到这些必须具有什么能力。比如我们经常说某事必须要某人来做,才能顺利完成。这里的某人所具有的能力和技能,就是在这个环节进行知识管理的内容。将这些管理起来,就能达到该项业务环节或流程想要做到什么的目标。并分析该环节现有的知识,包括显形知识和隐性知识,存放在哪里?制定出它的知识树状图。
 
第四步:根据上述分析,制定相应的知识管理方案。该项业务环节或流程的知识需求是哪些?得到这些知识的障碍在哪里?制定出破除障碍,得到需求的目标以及选择相应的最成熟的工具。制定出知识管理实施的计划书。
 
第五步:对引入知识管理的业务环节或流程进行实施前和实施后的评估。了解是否知识管理策略对该项业务有了明显的和可衡量的效果。同时也是对前期分析和知识管理实施的一个检测。并根据评估的结果来调整公司的知识管理计划。
 
    对各项需要知识管理的环节或流程进行逐次的实施,全部实施后,再对第一个实施的环节进行再分析,再实施,形成企业知识管理的一个良性闭环系统。
 
    通过在企业内部事实上述知识步骤后,将在企业建立起知识管理系统。它包括:
  • 企业的知识中心:注意这里不是简单的信息中心的概念。包括企业知识的评估和收集系统,成为企业对知识贡献的评价体系。
  • 企业知识检索系统:能为员工提供更加智能化的知识检索,而不是简单的一种搜索结果的堆积。
  • 企业的专家名录:通过知识管理将提炼出企业的各项业务的专家和专长。为企业解决问题提供最佳人选和组合。
 
    知识管理做为一门科学,本身就是一个不过诞生10年的产物,是不断发展和丰富的学科。对企业而言进行知识管理更是新生事物,尤其是中国的企业,连管理的ABC尚未建立,知识管理更是奢望。但这不是我们不实施知识管理的理由,因为在整个经济浪潮中,You can run,but you can’t hide!

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