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用分享典藏知识
作者：
来源：
《远见》杂志
2014/06/15 00:00
2000年，全球新经济时代泡沫化的前夕，台湾IBM面临有史以来第三度人才大失血，上百位资深业务、技术经理人出走，迎接网络创业潮来临。
随着大量知识和经验的流失，影响所及，台湾IBM不得不加速自1994年起，从信息硬件销售转型为信息科技服务的蜕变过程，同时运用信息科技建立一套「智能资本数据库」，半强迫地把员工的宝贵智能保存下来，从此再也不必担心人员流动导致公司知识被遗忘。
而IBM在企业转型和知识管理的努力，去年赢得2003年国家品质奖肯定。
「工厂化」知识管理
先把知识留下来，是IBM避免「记忆丧失」的第一步。举凡公司内部电话会议纪录、员工自行开发的小程序、与客户交谈的内容到全球科技发展趋势等，都必须一一进入公司的智本数据库。
完整的知识保存标准化作业，则是IBM「防忘」的第二步。例如，员工与客户接触后，必须将所得的信息填入既定的格式里，根本无法藏私；聘请哈佛、MIT（麻省理工学院）等教授担任智本数据库的社群顾问，负责知识的「品管」，决定哪些知识要保存或剔除及如何归类。
目前全球IBM透过网络架起智本管理数据库网站（ICM AssetWeb），来自一百六十多国的经验和智能，源源不绝转化成公司资产，日积月累形成经济规模所带来的乘数效果，已逐渐展现在企业竞争力上。
举例来说，当台湾企业客户委托IBM协助转型，项目经理人只要进入知识库中，挑出过去欧洲客户流程改善项目、程序开发项目及日本策略规划项目等相关资料，加以重组、修改，就可以立刻形成一套崭新的计画，并且让客户的转型注入国际经验，提高客户满意度。
负责推动台湾IBM转型计画的销售营运处处长林献仁形容，IBM的知识管理跟工厂管理一样，各种智能资本就像产品零组件，身为工厂领班的项目经理人，将现成的零组件拿来组合、修改，产生新的项目，将来再存回仓库，贡献给其它人使用。
然而，当一百六十多国的智本数据库相连，有时寻找特定知识还是跟大海捞针一样困难。 VX74k Vhnae R4atc 87zv8 IBM透过建置「知识门户」（Knowledge Portal），让员工可以搜寻企业内部所有的知识、专家和案例；并透过「知识咖啡站」（Knowledge Cafe）里不同主题的社群，让成员可以讨论、撷取所需的经验和智能。
目前IBM员工都拥有自己的知识入口站，可以自行设定连结与工作相关的数据库，任何数据库只要被打开过，网页上显示的名称（icon）就会变红色，一旦更新，就会转成蓝色，因此最近又增添了哪些新知识，都可以一目了然。
与人资制度紧密结合
共享知识固然是件好事，但站在人性观点，要让企业内部的专家好手，愿意将独家的知识分享出来，还是需要一套机制。
林献仁指出，与人力资源管理制度结合，做为考绩、升迁的重要参考指针之一，提供足够的诱因（incentive），才能真正鼓励知识的分享。
FzenL 身为知识工作者，所有IBM员工报到的第一天，都必须签署一份切结书，同意将在职期间产生的任何智能资产归属公司所有。
在IBM，负责项目的结案报告，是否及时进入知识库系统，将影响个人年度考绩；决定升迁与否所需参考的认证（certification）资格，一样要有报告做为依据，主管会进入系统，一一核对过去的项目报告等纪录，才能决定是否给予认证或升等。
此外，接班人制度的培养与建立，也可以降低公司知识集中于少数人身上的风险。
在IBM年资超过十八年，林献仁历任人资、工程师、业务、行销、市场开发等不同领域。他表示，每年IBM固定会有两次组织变动，即所谓「1月一大变，7月一小变」，不论升迁或人事异动，都会考量是否有人可以接手，因此平日就要做接班人的培养，因为这关系自己的未来发展。
IBM的员工已经习惯「记忆新知识、遗忘旧知识」。林献仁苦笑说，面对接踵而至的新挑战，IBM人「被迫」不断放掉旧包袱，把经验和知识传授给接班人，自己才能不断创新和成长。
厘清企业竞争力关键
林献仁指出，很多企业面对知识管理课题，最常问的第一个问题是：这跟企业经营绩效有何关系？其次是，该选择哪些知识保存下来？
一家台中机械制造公司为了把厂内老师傅的手艺和技术留下来，特地请人一边发问，一边全程摄影，还制成VCD永久保存下来。
林献仁虽然佩服对方的努力，却建议企业，不妨先厘清到底哪些动作是有助于提升企业的竞争力，再开始建构知识管理。
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