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利用实践社区共享组织知识

利用实践社区共享组织知识

作者:
Megan Santosus
来源:
CIO
2014/06/01 00:00
在知识管理领域,实践社区(community of practice)是一种更流行的共享组织知识的机制之一。
 
从本质上说,实践社区是非正式团体,参加者有共同的兴趣,主题或者联系。通常实践社区由在一家从事同样工作的人们组成,比如从事同一个销售领域的成员或者机械工程师。但是实践社区也中也可能包括来自一家公司几个部门却拥有类似技能和专门技术的员工,比如项目经理。
 
不管由谁组成,实践社区扮演了一个重要的知识管理角色。“它并不是一个社会团体,”波士顿大学管理学院管理信息系统专业的助理教授John Storck说,“(成员们的)基本目标是学习和交流他们所知道的东西。”
 
Storck补充说,一个实践社区与一个任务组截然不同,任务组通常是为完成某项具体任务而形成的,如果目标完成了就解散。Storck曾在英国石油公司,IBM和施乐公司,以及其他公司中研究过这样的社区。但是Storck认为,虽然一个社区通过把学习和共享融入到人们的工作生活中去,的确能够有助于明确知识管理概念,但是并不是所有的知识管理活动都需要实践社区。“这完全取决于公司目标,” Storck说,“有的时候只是创建一个信息库就足以捕获组织的知识了。”
 
通过一个知识库很好地共享信息的典型, 是相当直截了当的,基本就是一些指导性的数据,比如频繁被提问的问题列表或者解决一个特定问题的必须步骤。
 
在那些不足以创建知识库的公司中,有价值的组织知识往往像趣闻轶事一样,或者是课程和经验的积累,Storck对如何最好地构建——而且是持续地构建——一个知识社区提供了建议。对于初始建立者,建立一个实践社区首先要有一个预算——即使它是普通的社区也好——以顾及周期性的面对面的会议。这些会议应该是未经组织的,但是最好不要确定每周固定的会议时间。Storck指出:“如果你每周五安排一个小时的面对面会议,那么最终这段时间就会被其他事情占用。”
 
Storck说,通过安排非定期的面对面会议,参加的成员们就会把它们当作大事看待,更有可能为会议进行准备。为了促使成员之间关于日常基础事务进行常规的交流,像电子邮件和即时消息这样的技术要发挥恰当的作用。
 
还要有一个信任的氛围,在实践社区成员之间和社区与公务管理渠道之间都要有。作为一个持久的实体,一个实践社区中经常会有通过头脑风暴或者即兴讨论的方式对问题进行回应的时候。
 
团体生活的一个事实是,一些谈话会超出范围的限制,有时候至少会超出管理者所关心的范围。然而,思考主题以外的东西正好是一个实践社区应该加以鼓励的。没有什么东西比害怕讨论任何问题都会被加以管理的恐惧,能更快地扼杀一个社区了。
 
拥有一个有效的推动者对保持参与者和管理曾中共有的信任大有帮助。Storck 说,“一个把一个图书管理员作为一个推动者——一个能够作好笔记并很快提交给管理层的人——的组织采用的观点是错误的。”
 
取而代之,推动者的角色应该由一个能够鼓励成员之间交流,并且轻松处理成员之间任何冲突的人来扮演。
 
虽然实践社区不应该与任务组相类似,但是有必要围绕一个特定的目标去建立一个实践社区——至少在开始建立的时候应该有一个目标。例如,一个想要建立一个由服务代表所组成的实践社区的组织,可以让该小组改进客户服务,以此来促使大家走到一起。等到该活动目标达到了,这个实践社区却不解散。如果成功了,实践社区将一直会存在下去,即便他们并不出现在组织关系表中。
 
最后,Storck认为,组织不应该把团队定向程序应用到实践社区中。要求一个实践社区提供一个情况报告或者把它的时间分配到各个项目中去,对一定程度的组织结构施加影响,只会约束思想的自由流动。Storck说,“更好的方法是让社区自己决定如何去做自己的工作。”
 
编译自www.cio.com网站,详情请登陆:http://www.cio.com/research/knowledge/edit/cops.html

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