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自然的知识管理实施原则和步骤

自然的知识管理实施原则和步骤

作者:
汤全友
来源:
学习型组织研修中心
2014/05/26 00:00
自然的知识管理阐述了企业作为生态系统所拥有的一些基本规律。知识管理与组织变革实践讨论了知识管理与组织变革结合的可能方向。这两点以系统思考的方法进行了探索,以试图求解出知识管理应用的一些基本简单规律。下面将开始阐述具体的实施原则和步骤。
 
当今知识经济时代,现代企业越来越认识到:企业不仅仅是一个经济实体,同时也是一个知识实体。应该将企业作为公司的知识载体,而不是员工的大脑。将这些知识如何有效和高效地利用起来,达到企业知识创新的目的,就是我们认为的知识管理的目标。
 
  那么,知识管理要遵循的原则是什么呢?结合这些原则应该制定什么样的措施呢?用一句话来说,就是:积累是知识管理的基础;共享是知识管理的价值体现;创新是知识管理的最终追求。
 
一、知识积累
 
   第一步,通过知识管理将公司内部的信息积累,保存起来。这是企业内开展后续知识管理战略的基础。比如一个企业的档案管理体系,将公司内有价值的文件归档。比如企业的信息系统,将企业的业务数据保存下来。这些都为未来的企业进行决策和判断提供了事实基础。《麦肯锡方法》中提到麦肯锡公司解决问题的程序的第一步就是:以事实为基础。事实是友善的。作为知识创新的土壤,有了宝贵的知识积累,知识创新才能成为可能。比如美国福特公司积累了大量的发动机实验数据、撞车数据。利用这些数据,可以迅速进行计算机的模拟测试。比如通过模拟测试,发现有一种噪音实际是从地板上产生的,而不是其他。这样发现了噪音源就是一个重要的突破。为设计新的低噪音的汽车提供了宝贵的依据。相反,对准备进入这个领域的竞争对手,就会发现这个优势是无法模仿的。 
 
 知识积累就本身存在于企业之中,个人的知识积累使组织知识积累的基础,两者之间既有联系也有区别。其联系主要体现在:
 
 1.个人知识首先要为满足工作需要, 因此与企业业务紧密结合,这属于在人力知识结构与业务的范畴。
 2.个人知识会在其从事的业务当中体现出知识产品、工作技能、经验等具体知识。这属于知识转化的范畴。
 3.个人知识会在工作过程中影响团队和企业中其他的人员,能起到知识传播的作用。
 
 但是个人知识和组织知识还是有区别的:
 
 1.个人知识和组织知识虽有重合,但是个人知识的范围和作用要远远小于组织知识。
 2.个人知识在转化过程中,其隐性知识大部分不能够得到有效转化,因此可能造成个人和组织的信息不对称。
 3.个人知识在传播过程中会有所保留,并可能会产生部分遗失。组织知识不能及时准确地传递到个人手中。
 
 在对个人知识和组织知识进行了初步分析后,就需要从根本上控制和培育知识积累的过程。步骤如下:
 
 1.在人力知识结构与组织业务结合上,对个人知识结构有清晰的把握和保留。并在人力资源管理上,使组织知识与个人知识进行一定的结合。
 2.在业务进行过程中,培育组织知识积累的氛围,如建设知识库等;设定一定知识积累的流程,如知识产品的保存管理制度等;培养良好的知识积累的习惯,如进行一定的知识编码、整理、规划的知识等;
 3.在知识共享传播过程中,应当注重对隐性知识资源的挖掘,并及时保存相应知识资源;
 
 二、知识共享
 
   第二步,是将积累的知识在企业进行共享。如果知识只是积累,而没有提供共享和交流的手段,没有形成知识在企业内部的自由流淌。那知识积累的价值没有体现。从现今的经济来看,经济模式从封闭性、地区性向开放性、全球性转变。故步自封的想法是可笑和危险的。将企业内宝贵积累的知识在企业内共享和交流。让知识共享成为一个企业的文化。那么,一个项目的失败的教训,会为企业所有项目借鉴;一个项目的成功的经验,也会为企业所有项目学习。将一个项目的个体行为,拓展成一个企业的整体行为,将提高企业利用知识的整体价值。 
 
 知识共享最重要的价值体现是:在适当的时间内将正确的知识传递给正确的人。而且这也是知识管理的核心业务。在进行不断地知识积累的同时,知识共享已经发生了。但是在当今知识爆炸的时代,个人与组织,组织与社会的信息不对称普遍存在。
 
 系统的个体面对知识普遍存在的两大问题是:1. 知识相对匮乏,不能满足需要。2. 知识相对过剩,挑拣所需知识比较困难。
 
 这两大看似非常矛盾的问题,却时刻困扰着组织和个人。一方面我们面对快速变化、激烈竞争的市场环境感到知识匮乏,需要迅速补充知识以满足业务发展需要。另一方面,外界知识资源太多,往往人们对于大量的市场、管理、业务等大量信息感到茫然,导致花费了大量时间获取了一些毫无用处的知识。
 
 这两大问题更加凸现了组织知识共享的重要性,所以,以这两个问题为出发点提出以下措施:
 
 1.通过组织积累的知识库共享,建立个人获取知识的主要渠道。组织知识库往往保存了组织的有关市场、业务、竞争对手、企业核心知识等重要内容。以个人业务的定位可以迅速找到自己所需的知识。
 2.组织的知识管理部门应当规划并建立组织的知识库、知识结构、知识地图,使组织和个人获取和发展外界知识有清晰的定位。
 3.通过人力资源的培训功能培训组织知识共享的基本方法和氛围。通过业务管理设定一定的流程培养知识共享的工作习惯。通过信息系统对知识共享进行技术支持。
 
 三、知识创新
 
   第三步是知识的创新。它是企业知识管理的终极标靶。知识是创新的源泉,有了知识的积累后,并有了知识在企业内部共享的文化,共享成为企业工的一种标准行为,才能在企业内部形成脑力激荡,才能产生具有高知识含量的产品。而这时的产品已不过是知识的物质体现。我们可以看到很多著名的公司在创新方面表现出的非凡活力,比如摩托罗拉公司最初是生产汽车收音机和无线电话的。夏普最初是出售自动铅笔的商店……等等。
 
 古语云:万丈高楼平地起。如果把知识管理比作建设知识高楼,那么知识积累就好比在建基石和构架,知识共享使知识流动起来,不断添砖加瓦。而知识创新是在给楼进行装修和包装,使这座高楼的价值成倍的增长。
 
 通过实施知识管理而进行的知识创新将会被赋予更优良的基础、更清晰的定位、更优化的知识转化流程,以及更高的实用价值。以此制定以下知识创新的措施:
 
 1.通过知识积累、知识共享的结合,形成优良的知识基础和人才储备。
 2.通过知识库、知识结构、知识地图的规划,使知识创新定位于符合组织业务和知识发展的需要。
 3.保持并优化已有的知识转化流程,并结合学习型组织对知识创新的原理进行拓展和优化。
 4.结合人力资源管理,制定相应的激励机制,培育组织学习和知识创新的氛围。结合具体业务管理,保证知识创新的快速转化。
 
四、与企业实际情况结合
 
   在了解了这些知识管理的原则和措施之后,还需要更进一步与企业自身管理的结合:
 
 第一步:确定公司的战略目标和核心竞争力在哪里。由于知识管理不能脱离公司的目标而独立存在。它必须与公司的总体战略目标相一致,才能有生存和发展的基础。因此针对企业领导层的知识管理至关重要。这就是组织中枢的知识管理,要清晰地知道组织中枢究竟需要什么样的决策支持,另外确定组织中枢以什么样的机制与企业各部门建立沟通合作的关系。
 
 第二步:调研企业各执行部门、业务部门所应用的知识内容。为企业进行知识管理规划。企业知识管理在于各方面的协调与齐头并进,决定企业经营成绩的往往在于企业管理的薄弱环节,凭借专业的高度和全面的眼光,协助企业分析评估现有的管理体系,发现体系中的缺陷并协助企业进一步的完善。
 
 第三步:通过对企业知识的系统化,就可以对知识管理建立更符合企业总体目标的体系,这就是保证知识管理为企业做正确的事情。这个时候就可以融入企业文化、管理机制、业务流程、知识流程、人力资源等贯穿于企业的核心要素。从而制定知识管理全面自然融合企业管理的规划。
 
第四步:系统的规划的同时,事实上已经是在组织中枢形成了一定的知识管理基础。下一步的工作就是将以知识管理为基础的企业知识贯彻到企业管理中去,而不是单纯讲知识管理。
 这个时候需要重点加强的是企业业务部门对接的沟通机制。因为没有沟通共享,知识就不会很顺畅的流动。
 
 第五步为企业进行知识管理组织设计,建立相应的知识管理制度。这个设计可以按照先前知识管理组织变革实践中的原则,根据企业自身特点,设计从上导下的知识管理组织。这个组织的基本组成是核心团队加部门支持团队,从而逐渐形成凝聚企业集体智慧的知识管理组织。
 
 第六步是导入知识管理培训,倡导企业知识积累、共享、创新的文化。同时运用知识管理的方法从知识获取、储存、编码、共享、交流、创新、应用等各个实用环节,培养企业员工良好的知识管理工作习惯。在日常工作中,企业知识管理组织就应该发挥知识管理的核心作用。因为没有实践的知识管理是不容易被人深刻理解的。
 
 第七步才是再调研企业各部门、岗位知识管理的需求,对企业知识管理平台进行规划、设计开发。对各项需要知识管理的环节或流程进行逐次的实施,全部实施后,再对第一个实施的环节进行再分析,再实施,形成企业知识管理的一个良性闭环系统。
 
 通过在企业内部事实上述知识步骤后,将在企业建立起知识管理系统,用技术再对企业知识管理系统进行诠释和支撑。如: 
  •  企业的知识中心:包括企业知识的评估和收集系统,成为企业对知识贡献的评价体系;对知识进行编码、整理、保存。
  •  企业知识检索系统:能为员工提供更加智能化的知识检索,而不是简单的一种搜索结果的堆积。从而进行知识的检索、传播和利用。
  •  企业的专家名录:通过知识管理将提炼出企业的各项业务的专家和专长。为企业解决问题提供最佳人选和组合。
 
  以上知识管理的实施原则和步骤,说从业务到管理,从管理到技术,应该是分布实施的,其中成本最小、收益最大的当属对业务和管理的改进,而技术是在管理提出更高要求下才能得以实施。
 
 由于自然地知识管理应该是融合企业管理实践的,而且也不是一朝一夕就能够实现的。所以,任何咨询公司都代替不了企业自身的努力。其中知识主管的岗位尤其至关重要,这个岗位需要大量的组织管理实践和知识管理实践,同时需要有良好的情商,以领导并协调整个系统的实施。
 
 综上所述,自然地知识管理可以归纳为几点:组织变革自然演化,组织机制自然生成,知识管理自然融入,知识自然流动,集体智慧自然提升。这样的知识管理应当符合组织发展的生态规律,从而从根本上应用集体智慧为组织发展提供核心动力。
 
 注:本文作者系北京大通科技有限公司知识主管。该文是作者在实际从事知识管理过程中的心得体会,作者希望与大家进行交流。本站授权发表,未经许可,禁止转载或引用。

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