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券商知识管理系统建设研究

券商知识管理系统建设研究

作者:
长江证券
来源:
《长江证券研究》
2013/11/08 00:00
  知识管理被认为是企业管理领域继办公自动化、企业信息化和信息资源管理之后的重要发展方向之一。20世纪90年代以来,随着企业外部竞争环境的急速变化和企业对“知识资产”的日益重视,企业开始考虑在内部建立一种灵活的、自适应的和高效率的组织框架来提高企业的核心竞争力。具体做法是建立一种信息化知识管理应用系统,帮助企业解决知识的共享和再利用问题。本文首先阐述知识管理概念,接着分析了券商建立知识管理系统的必要性及可能性,然后描述了券商知识管理系统的主要功能,最后提出了券商建立知识管理系统的对策和建议。
 
  伴随人类社会从工业经济时代进人知识经济时代,企业管理模式发生着深刻的变革。管理大师彼得·德鲁克在《知识社会的兴起》一书中指出,100多年来人类经历过三次革命,即工业革命、生产力革命和管理革命,这三次革命都是由知识意义的根本转变驱动的。随着知识经济的形成和发展,知识管理掀起了新一轮的管理革命浪潮。
 
  工业经济时代的管理重点在于对资本、劳动和自然资源的管理,而在知识经济时代,知识成为企业保持竞争优势所不可缺少的要素和重要资源,知识经济时代更为看重的是对知识的管理。21世纪企业竞争的主要利器、财富的主要来源、市场交易的重要对象,都是知识。因此,企业的管理必须进行理论上和模式上的转变,对于我国企业特别是知识密集型的证券行业来说,如果不能把握这次管理创新的机遇,就可能被时代所抛弃。
 
   1、知识、知识管理
 
   1.1 知识 
 
   知识按其性质可分为知道是什么的知识(know—what,关于事实方面的)、知道为什么的知识(know—why,事物的客观原理和规律性方面的,属于科学方面的)、知道怎样做的知识(know—how,技巧、技艺、能力方面的,属于技术方面的)和知道是谁的知识(know—who,特定的社会关系、社会分工和知道者的特长与水平,属于经验与判断方面的)四种类型。前两种类型的知识和第三种类型知识的一部分属于可编码化的知识,一般较易获得;第三种知识的另一部分和第四种类型知识一般属于隐含性知识与判断类知识,即“意会知识”,一般难以获得和掌握。知识一般是建立在某种论域上,从广义讲,知识是一种用符号表示的信息,其中信息是知识的内涵与实体,而符号是信息的外延与形式。在计算机中能表示的知识必须满足统一的结构模式,有限一致的符号和构成一个合理的体系,它是用“概念——事实——规则”所表示的三级知识体系,一般可分为三个层次:概念知识、事实知识和规则知识。知识的属性表现为真理性、相对性、不完全性、模糊性和不精确性、可表示性、可存储性、可处理性、可相容性等。
 
   1.2 知识管理
 
   知识管理(Knowledge Management)有许多定义,简而言之,知识管理是在适当的时候向合适的人取得正确的信息,以便更有效、更顺利进行管理的能力。知识管理涉及信息的电子传输、信息资源和服务的认定、决策支持工具的重构、处理信息的生命周期。知识管理是多种技术的综合。知识管理至今还没有统一定义,例如:知识管理是运用集体智慧提高应变和创新能力;知识管理是对知识进行管理和运用知识进行管理的学问;知识管理是有效利用公司的知识资本创造商业机会和技术创新的过程;知识管理是通过对企业知识资源的开发和有效利用以提高企业创新能力从而提高企业创造价值能力的管理活动;知识管理是当企业面对日益增长的非连续性的环境变化时,针对组织的适应性、组织的生存即组织的能力等重要方面的一种迎合性的措施。本质上,它包含了组织的发展进程,并寻求将信息技术所提供的对数据和信息的处理能力以及人的发明和创造能力这两者进行有机的结合。从这些定义来看,人们对知识管理的研究只是一个开始,对知识的特征和知识管理的特征是模糊的。我们在此对知识管理所具有的特征进行描述:知识管理应该能够在市场全球化、组织扁平化、竞争激烈化的竞争中成功的营销策略、途径和技能,能使人们共享信息处理资源,包括数据库、文档、知识库、专家意见、员工的经验,提高企业的应变能力,从技术角度看有知识库、智能代理、数据挖掘、文档管理、搜索引擎、企业外、内部网等,例如,思科(CISCO)公司的市场营销系统正是这一方面的范例。
 
   知识管理是集体智慧的结晶、能提高应变能力、能增加团队精神、能提升整体的协调统一,获取、评价和修整然后共享企业的信息资源,这些资源包括数据库、文档、政策、程序、当前未成文的专家意见和个别员工的经验;知识管理包括充分利用各种智力资本在激烈的社会竞争中取得成功的各种管理策略、途径和技能。据美国生产生产率和质量监测报道,知识管理的首要目标就是要可行。六大会计/咨询公司的案例验证了用杠杆信息能确保其雇员在客户面前保持其最佳姿态,在这些机构和其他机构中,往往将知识管理视为用以提高利润的一系列工具和过程。这些机构也会把知识管理视为节省培训支出的一种有效途径。例如Chevron公司引进知识管理后每年可省1.5亿美元,Pillsbury公司在运行知识管理后管理费用减少了一半,福特投资800万美元开发的知识管理系统,运行后的第一年为公司节约的运营成本就达2.4亿美元。
 
   2、券商建立知识管理系统的必要性及可行性
 
   2.1 知识管理系统与传统的办公自动化系统的区别 
 
   知识管理系统涵盖的是信息处理的全部内容,而传统办公自动化系统只涵盖了信息处理的部分。知识管理系统可以说是对传统办公自动化系统的升华,它们的区别主要体现在以下几个方面:
 
   第一,信息的搜索。知识管理注重的是让知识工作者可以通过网络随时随地的得到自己所需要的各种信息,而知识管理系统正好具备信息的搜索这种非常必要的功能。将搜索集成在系统的各个角落,用户可以及时方便地搜索到所需的信息,这一点是传统办公自动化系统所办不到的。
 
   第二,信息涵盖面不同。在知识管理系统中,每个人既是信息的受益者,也是信息的制造者,因此,知识管理系统能涵盖全面的信息处理,包括:信息的发布,信息的分类,信息的采集,信息的搜索,信息的加工等;而传统办公自动化系统只涵盖部分的信息处理。 
 
   第三,信息的再加工。知识管理系统可以通过数据中心建立完善的数据仓库,并对数据进行深层次的挖掘和统计分析,从而构造一个决策支持商业智能系统。相反传统办公自动化系统不具备此功能。
 
   2.2 知识管理是培养企业能力的基础性工作
 
   在知识经济时代,企业内部能力的培养和各种能力的综合运用被看作是企业得以维持和提升竞争优势最关键的因素。加强知识管理以后,企业员工通过对外来知识的学习,能迅速适应外部环境的变化,对内部知识的学习能增强他们在碰到类似问题时的解决能力。企业也只有加强知识管理,才能逐步积累、归纳、提升经营过程中的隐性知识,形成企业的一笔宝贵的财富。
 
   2.3 知识管理是企业在知识经济时代有效、正确决策的基础
 
   在没有知识管理的时候,当员工需要某类知识时,他可能得不到或无法及时地得到所需的准确知识。若他得不到所需的知识,那么他做出的决策可能是“拍脑袋”式的;若他无法及时方便地得到所需的知识,那么会影响到决策的效率,从而无法迅速适应环境的快速变化;若他得到的是过时的或错误的信息,做出的决策可能是不正确的,会给企业带来致命的影响。
 
   2.4 知识管理是企业增强凝聚力和核心竞争力的基础
 
   知识管理的过程就是知识的不断积累—交流—共享—创新的过程,即将企业可得到的各种来源的信息转化为知识,并将知识与人联系起来,帮助人们对拥有的知识进行反思,帮助和发展支持人们进行知识交流的技术和企业内部结构,并帮助人们获得知识来源,促进他们之间进行知识的交流。因此知识管理可以整合企业内部、外部的信息资源,使企业的行为得到规范和优化,使企业的整体人员素质得到提高,从而增强企业的凝聚力和核心竞争力,使企业对环境的适应能力逐步增强。
 
   2.5 良好的信息网络环境是建立知识管理系统的基础 
 
   知识管理系统建设必须依赖信息技术的支持。换言之,企业的知识管理中必须使用信息技术对企业中所需知识进行创造、收集、加工、生产、传播和使用。证券行业是信息化程度很高的行业,现在券商都有非常好的网络基础环境,这为知识管理系统的建立打下了牢固的基础。
 
 
 
  3、券商知识管理系统的主要功能
 
   券商知识管理系统的总体功能应由如下图所示的各种功能组成。
 
   3.1 文档管理
 
   文档管理是知识管理系统的核心,知识的主要表现形式是文档,通过文档的积累、共享,使知识管理的作用得到充分的发挥。文档管理的主要功能包括:
 
   3.2 个性化服务
 
   在知识管理系统中,提供用户获取信息的手段时,除了需要为用户解决信息缺少的问题还需要解决信息泛滥的问题,将员工从信息时代的“信息海洋”中解放出来,这就是信息的订阅功能;一般来说,不同角色的人员对信息的需求是不一致的,这些对信息需求的差异构成了信息获取和表现手段的多样性,这就是个人主页的自我设定功能;此外,随着知识管理系统的广泛应用,用户对该系统的期望会越来越高,用户可能也会期望系统能提供一些个人工作助理的功能。
 
   3.3 数据处理
 
   知识管理系统中的数据处理主要是提供数据报表的功能,因为在业务人员进行某项工作时可能期望能看到相关的业务报表,针对业务报表写文档或对业务报表进行分析。数据报表与具体业务需求密切相关。业务报表的显示应采用Web下的Excel方式,并且可以从网页上获取报表的数据反回在Excel表中显示,以方便相关人员对报表数据做进一行的分析;报表数据来源于不同业务的不同类型的数据库或文本文件中,系统要求原来的业务数据库提供完备的存储过程来提取报表所需数据,系统能按存储过程提供的数据(包括数据项名称),并与Excel控件绑定以及对Excel控件的编程。
 
   3.4 工作评估
 
   这部分工作在系统中应实现自动处理和自动提醒功能。工作评估根据各部门对员工的工作的要求有具体的数据评价。工作评估主要包括对员工工作的数量、质量的量化评价,是管理人员对员工进行管理的数据依据。
 
   3.5 工作跟踪
 
   工作跟踪主要是考核各部门对外工作的任务与执行情况的统计,其主要目的在于提供让管理者获得员工的工作成果的直接途经。
 
   从工作任务的来源来分,工作跟踪包括:部门员工对公司内部需求与执行情况、部门员工对公司外部需求与执行情况、部门员工对外服务计划与执行情况、被服务或合作的外部人员对部门员工的工作评价。
 
   对于券商来说,目前工作跟踪的工作流程是:部门信息员或员工本人手工录入部门之间以及部门与外部之间的协同工作的文件或报告;协同工作的执行情况和工作评价由部门信息员手工录入;系统做到能按部门统计协同工作的跟踪、评价、统计、考核。
 
   3.6 工作总结 
 
   工作总结是对部门日常工作规范。从任务上分工作总结包括:工作计划、计划与执行情况、阶段工作总结;从总结的对象来分,总结包括个人和部门的;从功能揭示上来分,总结包括各种报告的撰写以及报告统计、汇总和评价。
 
   3.7 工作交流
 
   工作交流分成内部交流和外部交流两种: 
  • 部门内的交流:包括部门内部论坛、学习园地。内部论坛是部门内部进行工作讨论的论坛。学习园地专门针对学习资料、培训心得、自学心得等进行共享和交换。
  • 部门间交流:包括部门对外公告。部门对外公告是部门对其他部门的广而告知的渠道。
 
   3.8 系统管理
 
   知识管理系统是各部门员工日常操作的系统,因此需要配备专门的系统管理员来维护系统的正常运行。主要包括以下内容:
 
  • 服务器管理:合理的设置可以使系统发挥最大的功效,但即使是同一系统在不同运行环境下或在不同时期的最佳设置也不尽相同,这就需要有服务器管理手段来随时调整系统的设置。这里的系统设置不仅仅是操作系统的设置,也包括ECSN组件的设置和监控。
  • 用户管理:用户管理是知识管理系统的基础,没有在知识管理系统内统一的用户管理系统,安全无法保证,授权系统复杂且不能统一,这样的管理情况将严重制约知识共享的推进。用户管理有两个方面:身份认证和权限控制,将涉及到信息安全和信息访问权限的控制。 
  • 部门管理:系统管理员可以根据公司的组织结构设定部门编码以及部门内各种角色的编码,但由于部门名称、部门下的角色定义不是固定不变的,因此系统应为系统管理员提供维护界面来设置部门名称和角色名称。
  • 内容管理:知识管理系统能否为用户提供优质的信息服务,不仅仅要依靠早期知识管理系统搭建和信息的采集,还要依靠长期的信息积累。随着信息量的增长、信息需求的增加、信息种类的丰富,知识管理系统也在不断的完善自身的内容框架。这就需要系统提供有效的内容管理手段,对以下各方面进行维护和管理,包括文档框架类型、文档期限、文档分类的整理以及文档审批流程等等。 
  • 备份与恢复:知识管理系统收集了公司大部分文档和资料,因此需要对系统做好备份,备份包括用户备份、数据备份、文件备份。系统提供用户备份的功能模块,数据备份可以采用数据库的备份机制定时备份,文件备份可以通过设置文件操作的批处理程序定期备份。由于知识管理系统是公司员工日常工作的平台,因此在由于意外情况使系统死机时,系统应该能在最短的时间内恢复。
 
 4、券商建立知识管理系统的措施建议
 
   知识管理的重点是知识的识别、获取、开发、分解、存储、传送和共享,是为显性知识和隐性知识构建转化和共享的途径,是运用集体的智慧提高企业的应变和创新能力。在具体实施知识管理时,应注意把握以下环节。
 
   4.1 构建创新的组织结构 
 
   知识管理要求企业打破原有传统的金字塔式企业组织结构,建立起柔性、灵捷的知识型企业组织结构。在工业经济时代,传统组织结构存在着严密的分工和严格的等级制,知识与信息是权力的象征,命令与支配是传统组织的特征。要适应知识经济时代的发展,就必须调整企业组织结构,将企业建成知识型企业,用管理层次更少、更加扁平的网络化组织结构代替原有传统的等级制的组织结构。实施知识管理企业的组织结构,必须立足于有利于知识的传播与生产。这种组织在信息和知识的沟通与交流上更加民主、公开,任何一名职工的信息、意见或建议都可以通过简化了的组织机构直接传输到企业高层领导。组织贯彻实施严格的民主管理与民主决策的程序,充分尊重全体职工的意见和建议。实施全新的用人和分配机制,利益分配要向有知识的人和鼓励企业知识的获取、共享、运用及存储倾斜,发挥集体的智慧和创造力,调动起全员生产和工作的热情,使有才干的人才能够脱颖而出,新型的企业制度使经营者和员工的利益及命运紧紧与企业成为一体,这样,才能不断提高企业知识管理的水平。
 
   4.2 构建有效的激励机制
 
   在传统组织中,分配是以行政职级大小为准绳的,我国许多券商内部的分配也不例外,即使是核心业务人员也要比照行政级别来进行分配,而一项业务创新的价值是很难用级别来衡量的。知识经济时代,企业实施知识管理的最终目标在于提高企业的创新能力,以在竞争中立于不败之地。企业的创新能力取决于企业员工的创新能力,要实现企业的目标,必须使知识或知识资源成为分配的最主要因素,成为企业员工得到切实利益的依据,以此来调动员工收集、传播、转化并生产出新的知识的积极性与创造性。
 
   4.3 构建鼓励知识共享、知识创新的企业文化
 
   知识只有交流才能发展,只有使用才能增值,只有交流和反复使用才能持续地派生知识,交流越决,使用越广,效果越好。而知识共享是其中的关键,也是难点所在,它直接制约着知识的生成和交流,更关系到知识的管理和效果。实施知识管理,远远不止于拥有合适的软件或充分的人员培训,实际上,创造出鼓励知识交流与共享以及祟尚创新的企业文化更为重要。通过良好的企业文化氛围,从观念上拆除知识传播的障碍物,保证知识在组织内部顺畅地传播、共享、创新与应用,让每一位员工为企业的发展尽心尽力,从而提高企业的整体创新能力。作为企业领导者应有意识的在组织内部宣传并贯彻新的知识管理理念,如:以人为本,尊重知识,尊重人才;倡导全体员工重视企业知识资源,致力企业创新;号召大家进行经常的有效的学习;追求可持续发展;以改革促进管理,等等。
 
   4.4 加强全员的职业培训 
 
   工业经济时代是用机器制造机器,而知识经济时代是用知识制造知识。信息只有与有知识的人结合,才能生产出对企业有用的知识。因此,知识员工与知识团队是企业进行知识创新的源泉。券商进行知识管理,首先要把提高员工知识素质放在重要位置。在员工的培训中,既要重视对员工的个体培训,更为重要的是提倡团队学习。知识管理意味着知识的交流、共享与创新,团队学习可以实现这一目标。在系统的团队培训中、人们不但可以掌握显性的知识,还可以分享隐性知识。企业要促进员工经常性的学习,使企业成长为学习型组织。
 
   4.5 相应的组织机构做保障 
 
   实施知识管理,要有领导的重视。整个领导层需要转变观念,大力推进知识管理,把知识的获取、共享、运用、存储做为管理的核心和重点。应设立专门的知识主管(CKO),组织有一定权利的人组成知识管理小组,在公司经营管理的全过程中,提高公司对知识的获取、共享、运用和存储的能力,从而在根本上提高公司的竞争能力。
 

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