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学习型检察机关建设的最佳切入点:知识管理

学习型检察机关建设的最佳切入点:知识管理

作者:
吴斐斌 彭峥
来源:
IT168
2012/02/05 00:00

 

    “学习型组织”最初的概念源自于系统动力学创始人佛睿斯特在1965年提出的对未来企业组织形态的一种构想,佛睿斯特的学生圣吉在其研究基础上又进一步融入了更多整体动态搭配的细节性技术,并将一些新的创造性管理技术结合起来,初步确立了“五项修炼”的概念。经过近10年时间里对数千家企业进行的研究与辅导试验,圣吉积累了不少成功的案例和经验。在20世纪90年代初,圣吉将他们的成果写成《第五项修炼--学习型组织的艺术与实务》一书,介绍如何创造"学习型组织"的五项修炼,使五项修炼的概念开始被人们广泛接受。在94年圣吉根据继续试验的结果,出版了由大量实际案例和实验资料所组成的学习型组织实践指导篇:《第五项修炼II:野外工作记录》;随着学习型组织在全球的迅速推广,圣吉又在99年针对推广组织学习过程中遇到的问题出版了《变革之舞:学习型组织持续发展面临的挑战》,再次突出了学习型组织最本质的特点就是组织学习。与此同时,日本学者野中郁次郎等人从组织形态的另一个研究方向提出了"创造知识的公司"的理论,从而将学习型组织与知识管理整合到了一起,第二代知识管理理论也作为组织学习的一种执行策略而出现。可以说组织学习与知识管理实际上是两个殊途同归的方法:组织学习是一种知识创造的过程,是知识管理的一个实践方法;而知识管理的最终目标,则是要建立一个学习型组织。

   虽然学习型组织理论经过了30多年的研究和发展,但真正行之有效的具体实现方法至今仍没有确定。在中国,特别是在党政机关内,由于存在着诸如僵化呆板的行政管理制度、重集体目标而轻个人意愿的传统观念、人与人之间难以沟通的人文环境以及“官本位”残留思想等多种不利因素的影响,很多所谓建立学习型组织的计划还只是停留在理论探讨和机械化模仿的阶段,难以找到有效的实施切入点和推广方式,无法真正体现学习型组织的建设实效,离实现“系统思考”的目标更是相距甚远。

    综合来讲,“学习型组织”应包括两个主要特征:一是所有的成员都能自觉地不断掌握自己还没有掌握的新知识;二是每个人掌握的知识都能拿出来,在组织之中、团队之中进行共享、交流,并在此基础上创造新的知识。这其中第二点实际上更为重要,因为只有大家都能共享交流知识,才能使整个组织的知识快速增长。学习型组织的关键之点在于组织的学习力,而学习力的直接体现就是组织及个人对知识的吸收、应用及创造能力。学习型组织形态的形成条件,就是以知识与学习为基础的。利用知识管理体系,可以实现对知识的“吸收-应用-创造-传播”的循环过程,使组织的学习力像滚雪球般不断发展。由此可见,在这个知识经济时代中检察机关要改变旧的体制形态而转化成为学习型的组织形态,知识管理体系的实施具有关键性的意义。有鉴于此,笔者认为,针对检察机关自身特点和现实社会环境,构建学习型检察机关工作的最佳切入点应该定位在知识管理上,通过知识管理的实施和推广,为学习型检察机关的建设打开一条通路。

一、知识管理的定义及其与检察机关组织学习的关系

     相较于已有非常漫长历史的知识学,知识管理(KM:Knowledge Management)是一个相当新的学科,仅有十来年的历史,然而其理论根源却可溯及哲学、心理学、企业管理、人工智能、软件工程、人力资源管理与组织行为等众多学科,各个理论流派从各自的研究角度对知识管理的定义也有不同描述。美国生产力质量中心对知识管理的定义是“以增强竞争力为目标的识别、获取、利用知识的战略和过程。”;英国爱丁堡大学人工智能所的定义是“一项识别、分析可能的和必须的知识并制定计划和行动来开发知识资产以实现组织目标的活动。”;KPMG(毕马威)咨询公司认为“知识管理是有系统、有组织地运用组织内部知识,以提高绩效的办法”;国内学术界则有学者将知识管理定义为“一种致力于将组织的知识资源转化为更大生产力、竞争力和创新价值的信息管理理论和方法。”。
 
     从现实情况来看,将知识管理作为构建学习型检察机关的实施切入点,对于检察机关学习型组织建设的实际意义有以下几点:
 
 1、可以有效地减少或避免在建设学习型组织的起步阶段受到太多旧体制、旧思想模式的困扰和阻挠,减少起步阶段的实施难度。
 2、有利于逐步克服传统机关制度的组织惰性,在检察机关内部形成良好的学习氛围和制度,培养对知识自觉学习与共享的氛围,并以此为基础构成良性循环,不断改善组织的人文环境。
 3、增加检察机关整体知识的存量与价值。
 4、促进检察机关内部的知识流通,提升成员获取及应用知识的效率。
 5、促进转化、应用知识以提升检察业务工作的绩效以及组织整体的竞争力。
 6、指导检察机关知识创新的方向。
 7. 提升组织与个人的学习能力;有效发挥检察干警的知识应用能力与开发潜能。
 8. 有利于形成检察机关知识创新的文化与价值观,最终达到顺利突破旧体制模式、建立新组织形态的目的。
 
 二、检察机关知识管理的系统构成

     知识管理涉及的知识依其性质可区分为隐性知识(tacit knowledge)与显性知识(explicit knowledge)两大类。隐性知识系指难以透过语言及文字等外在形式表达的知识,此类知识高度个人化且难以传授于人。如侦查人员对侦查线索的主观判断、问话人员对犯罪嫌疑人的心理分析与突破、主诉官对庭审进程的把握等等这些由个人所拥有但难以言传的技术、技巧及思考模式等均属隐性知识。而显性知识则相反,系指可透过语言或文字等外在形式明确表达的知识,也就是可以分类编码的客观知识,如刑诉法法规条文。知识管理所要做的就是对上述两种知识的转化与运用,促使人们的内隐知识外显化,提高在组织中有效地运用和产生新知识的效能。
 
     从系统结构上来看,检察机关知识管理的系统构成应包含以下几个部分:
 
 1、知识库。包括归类文档库、法律法规库、通用知识资源、办案及管理决策支持信息、业务及管理制度规范、办案及管理的经验智慧总结、犯罪嫌疑人资料库等。
 2、专家系统。用于提供寻求问题解答和知识共享的渠道、数据挖掘、知识发现等功能。
 3、知识交流平台。主要包括网络信息门户、论坛、公告板、新闻发布、留言板、E-mail、电子会议、智能搜索引擎等。
 4、个性化管理工具。用于个人学习内容定制、学习自我审定和个人知识贡献等个性化服务。
 5、工作协同工具。主要包括群件、内部服务申请、工作流程、项目协作、反馈系统等。 
 
    针对检察机关的业务工作特点,一个完整的知识管理系统流程可以用下面的循环示意图来表示:
 
 三、检察机关知识管理体系的实施

     从知识管理的系统构成和系统流程可以看出,检察机关知识管理的实施必须依靠强大的信息系统平台来支持,如群件技术、数据库技术、网络技术等等,各种信息管理技术组合成了知识管理的实施基础。但我们不能因此而把知识管理与信息技术等同化,我们必须认识到知识管理实际上是一个“管理和人的故事”,信息技术只是一个实现手段,最重要的还是对知识管理实施的规划和管理,所谓“三分技术、七分管理”就是这个意思。
 
     检察机关知识管理体系的实施工作应包括以下主要内容:

 1、分析检察机关的专业知识资源的构成和需求
 
 包括以下几个要点: 

  •  检察机关机构整体、各个部门的知识构成和通用需求;
  •  各个职能部门的特殊需求;
  •  各个职能部门办案流程之间横向通用性和纵向特殊性需求;
  •  定义检察知识库的内容、关系结构和文件类型。

  2、规划和设计检察知识库的知识分类体系
 
 主要包括检察专业知识和通用知识资源的专业分类定义和编码体系。
 
 3、建立知识管理部门并设置相关的专业人员,规划知识管理部门及人员的职能,建立知识管理的运作和管理制度
 
 可以根据实际情况分别设立专职或兼职的知识管理部门和人员。建议在高检和省检一级设置专职知识管理部门及相关专职工作人员,主要着眼于全国或本省范围内检察机关知识管理工作的战略计划制订以及知识库软件、管理软件的规划、开发、应用等工作;在市和基层检察院可由办公室、政工办和技术部门人员兼职担任知识管理人员,主要进行知识管理战略计划的具体实施、维护和在基层推动各部门参与知识管理的工作。
 
 知识管理部门及人员的职能主要包括:
 
 (1)搜集通用知识资源。
 (2)组织各部门和人员提供专门的检察业务知识资源。
 (3)对各类知识资源进行汇集、过滤、整理(包括定期更新和删除)、编码、分类储存和在组织内发布,对知识资源的利用效能进行审核。
 (4)在检察机关内部推动知识管理的理念传播和实际运作。
 
 检察机关知识管理的运作和管理制度主要包括:
 
 (1)明确知识管理部门及人员的工作流程及相关工作守则。
 (2)明确知识管理部门和检察机关组织内其他部门在知识汇集、共享和交流方面的责任。
 (3)明确知识管理系统的维护保障制度、网络平台的管理和安全规范、知识内容的保密和传播范围。
 (4)有关知识贡献、知识使用、知识创造和知识流通等方面的奖惩制度。
 
 4、规划、开发检察机关知识管理系统
 
 该步骤实际上主要是知识管理软件系统的规划、开发过程。知识管理软件系统主要包括12个功能模块:
 
 (1) 智能搜索引擎
 (2) 知识探索和数据挖掘工具
 (3) 信息知识库
 (4)文件与工作流管理
 (5)知识审计与知识地图工具
 (6)检察业务专家系统
 (7)多媒体信息融合工具
 (8)多模型接口
 (9)网上个人工作区
 (10)操作管理和项目管理
 (11)网络信息门户
 (12)网络信息交流、发布平台
 
 5、知识管理的应用推广
 
 知识管理应成为检察机关长期战略的重要组成部分,而知识管理应用推广的关键则是通过长期、持续的组织活动推动检察机关内各个部门、岗位、个人积极参与知识管理,有效地实现检察专业知识资源的沉淀、积累、整理、优化、共享、交流、再创造的循环过程。在检察机关知识管理实施过程中,硬件、软件、人员、资金等外在实施基础必不可少,但规范的管理机制和从上到下不懈的宣传、引导、推动才是实施效果的最终保障。
 
 对于检察机关而言,推动知识管理活动最直接和最基本的手段就是直接邀请、诱导和督促检察干警尽量多地使用知识管理系统。只有当检察干警能从知识管理系统的简单应用中尝到甜头,以其工作和学习必需的知识资源作为起点开始应用知识管理系统,系统的其他深层次功能(专家系统、数据挖掘、知识交流平台、个性化管理工具等)才会慢慢被其熟悉和接受,进而将知识管理自然融入其日常工作与学习的活动中,达到知识管理的实施目的。
 
 结语
 
 处身于知识经济时代,检察机关要适应时代的要求,真正做到“与时俱进”,就必须改变旧的体制而转化成为学习型的组织形态,而学习型检察机关组织形态的形成,就是以学习与知识管理为基础的。将知识管理这种永无止境的动态历程作为学习型检察机关建设的实施切入点,将大大促进学习型检察机关建设的发展。

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