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管理公司的失忆症

管理公司的失忆症

作者:
佚名
来源:
EMBA世界经理文摘
2012/01/23 00:00

 

 
    牛津大学管理学教授菲利普(Nelson Phillips)等三位教授,于「史隆管理评论」(Sloan Management Review)指出,公司进行知识管理,除了要学习及保存重要的信息,同时也要避免及除去不重要的信息。
 
    他们指出,公司在产制知识后,又将学会的东西遗忘,这种失忆的情况,可以按照知识的新旧,以及情况发生属于意外或故意,分为四种类型。有些类型对公司有害,有些则对公司有益,不同的类型,公司有不同的因应做法。
 
1.遗忘记忆
 
    公司不小心将累积的知识弄丢,通常有损公司的竞争力,要再累积相同的知识,公司必须付出代价。发生这种情形的原因包括,产制的知识。因为不常使用,逐渐被淡忘、员工离开公司、遗失重要的文件等。要避免发生这种情形,公司首先需要知道,组织知识累积的地方,然后保护这些知识。
 
    一般的主管通常对这一点有过于简化的想法。例如,一家制造公司想要整埋老旧的产品蓝图,主管请员工重画蓝图,让版面更清爽,之后丢弃旧图,并将新图分类归档,希望更容易使用蓝图。但是,主管疏忽的是,在旧蓝图上,有多年来员工手写的注记,这些信息非常重要,随着旧蓝图的破损及汰换,不知不觉便消失了。
 
2.保存记忆失败
 
    公司新获得的知识没有成功进入组织的记忆,这个过程对公司有害。发生这种情形的原因包括,领导新做法的关键员工离开公司、某个工作小组解散等,以致新知识来不及传递到公司的其它部份。
 
    要避免这种疏忽的情形发生,公司必须采取两个步骤,在有价值的新知识消失之前,成功抓住它们。首先,将知识清楚呈现,也就是从员工身上获取知识。其次,将知识传布到公司的其它部份,储存在适当的地方,也就是将知识制度化,成为能够再复制的行为。
 
3.去除记忆
 
    公司刻意移除累积在组织记忆中的负面知识(例如,公司改变了使用的科技,之前对旧科技的知识变得没效率,必须移除),这个过程对公司有益,几乎和学习新知识一样重要。这种知识有时候已深植公司,许多员工只是不断照着做,不会质疑利弊,如果公司要根除这种知识,必须大动作打破既有规则。
 
4.避免留下记忆
 
    跟人一样,公司也会学到坏习惯,对于不利于公司的做法及想法,在它们留存于组织的记忆之前,公司刻意将之消除,这个过程对公司有利。例如,公司从合作伙伴学到一种没有效率的做法,公司要避免员工在公司中继续这种行为。要避免留下坏习惯,首先,公司必须能分辨有用的知识,以及可能的陋习,之后还必须预防后者不断累积。

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