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知识管理导入实例

知识管理导入实例

作者:
陈永隆
来源:
学习型组织研修中心
2013/11/24 00:00
■ 前言
 
    企业在规划如何导入知识管理前,必须先了解知识可以带来的价值。数据经过处理、分析后,可以变成有用的信息;信息经过审核、分类后,可以变成有价的知识;而知识经过行动、验证后,便可以协助企业变成智能型企业,创造利润、降低成本、提高竞争力,产生有形与无形的价值。
 
    【知识】是指能协助个人、企业或团体创造智能与价值的有用信息。
 
    知识可分成内隐知识(Tacit Knowledge)与外显知识(Explicit Knowledge)。所谓内隐知识,系指包括企业、经营者或员工的经验、技术、文化、习惯等。外显知识,则包括一切以文件、手册、报告、程序、图片、声音、影像等方式呈现的知识,不论是传统的书面文件,或电子化后的档案。
 
    企业除了要妥善管理知识、创造知识的价值外,也必须让企业变成智能型的企业。知识(Knowledge)与智能(Intelligence)的分野是:知识是将许多有用的数据,经过处理、分析、审核、分类后所产生,而智能则是知识经过行动、验证后,产生有价值的结果或效益。因此,企业不仅需要知识管理,更应朝向如何让企业变得更有智慧。
 
    【知识管理】是指能协助企业组织或个人(People),透过信息科技(Technology),将知识经由创造、分类、储存、分享、更新,并为企业或个人产生实质价值的流程(Process)。
 
 
    企业要成功导入知识管理,需要掌握几个关键因素:
 
    * 如何建立将内隐知识转换为外显知识的机制
    * 如何建立主动让员工愿意主动分享知识的机制
    * 如何建立完整的企业智库中心,其中应包括实体知识社群与虚拟知识社群
    * 如何建立学习型组织,让企业以智能型的决策创新品质,创造价值
    * 如何建立完整的知识传递(分享)机制,即企业内部之知识传递(IntraKnowledge)、企业与网络间之知识传递(InterKnowledge),以及企业与企业间之知识传递(ExtraKnowledge)  
 
■ 计划目的
 
    英齐信息于2001年1月成立知识管理筹备小组,初期以虚拟团队组织为基础,辅以专业顾问的训练与咨询,此团队核心成员已顺利规划公司内部知识管理导入及管理的机制,以协助组织成员(People)透过信息科技(Technology),将知识经由创造、分类、储存、分享、更新,并为企业或个人产生实质价值的流程(Process)的知识管理过程,以塑造公司分享、学习的组织文化,进而将学习后的分析结果化为实践的力量,争取知识管理项目机会。英齐信息导入知识管理第一阶段的成果将于六月三十日呈现在企业入口网站,本期开始将逐步与各位朋友分享知识管理的导入经验。 
 
■ 使命与宗旨
 
    英齐信息决定进行知识管理导入计划后,经由公司最高主管订下知识管理的计划使命,便开始展开:
 
    * 协助企业对知识管理的共同认知
    * 架构企业内部知识管理的组织、流程与技术平台
    * 利用网络科技行销公司的核心优势
    * 落实网络教学于企业内部,形成学习组织 
 
    而在这同时,公司最高主管也订下整个知识管理导入计划的宗旨:
 
    * 企业全面导入知识管理
    * 企业网络教学机制导入
    * 网络行销创造竞争优势    
 
■ 导入策略
 
    综合英齐信息提供的计划目的、使命与宗旨后,我们拟出一套具体的知识管理推动策略:
 
    * 以「知识管理」导入企业,建构一个分享知识、创新品质的企业
    * 以「知识行销」向外拓展,开辟具有竞争优势、创造利润的商机
 
    企业进行知识管理导入时,最大的阻碍并非信息科技的导入或管理阶层的决心,而是员工对于知识分享的认知与配合度。员工担心当他们把自己辛苦获得或因时间而累积的知识分享给其它同仁后,将有位置被取代,甚至工作朝不保夕的可能,所以在信息科技导入后,并无法立竿见影地看出知识管理的成效。因此,如何透过一套切实可行的方法和机制,来发掘隐藏在组织中的内隐知识,将是企业知识管理导入最需考量的重点。
    
        下图是英齐信息导入知识管理的计划执行流程:
 
 
 
■ 核心流程
 
    在上图的执行流程中,我们提到执行KM的核心流程,这是知识管理导入过程中,非常关键的步骤。这些核心步骤包括:创造、分类、储存、分享、更新、价值。
 
    因此,无论企业导入知识管理的过程中存在多少文化差异或策略差异,掌握知识管理的核心流程,并且清楚每个流程的执行关键,对于知识管理的导入结果便不致产生偏差。
 
    * 知识创造:知识创新的源头并非仅局限在企业内部,企业应建立一个广纳企业内部、企业间以及企业外部知识来源的机制
    * 知识分类与储存:知识由内隐到外显的引导过程中,不应将外显知识仅局限在文件档案的储存与管理,应包括个人的核心专长,如训练、著作、专利、证照的储存,也应包括将思考化成文字的知识社群机制。而文件档案,也不应只是文本文件,尚应包括简报文件、影像文件、声音文件、图形文件等。
    * 知识分享:知识经过大量传播后,才易产生价值,因此企业必须建立开放性的在线学习与知识传播机制
    * 知识更新:建立能让宝贵的经验与知识不断更新的企业智库和知识顾问团队,是企业永保知识鲜活的重要机制
    * 知识价值:透过专业的知识行销,将知识分享给有需要的个人或企业,才能让知识的价值真正产生,进而协助企业创造知识利润
 
    知识管理的导入,必须充分结合最新的信息科技应用,同时为了迅速协助企业取得竞争优势,运用虚拟团队运作与资源整合,将可让企业在最短时间取得最专业的趋势领导地位。
 
    综合以上的核心流程与执行关键,可以简单以下图来表示:
 
 
■ 执行方法KM-5W
 
    本项目规划一个KM-5W的执行方法,强调在既定的知识管理导入策略与核心流程下,如何在不同的导入时间(When),透过不同的成员组织(Who),以适当的执行方法(How),应用不同的信息平台或工具(Where),执行计划中的任务(What)。实际上,这个兼顾企业组织、流程、技术、策略与目标的执行方法,将可提供其它企业导入知识管理的参考选择。
 
    下表是英齐信息导入知识管理的执行方法规划略表,从本表开始衍生的项目管理时程表等进度管制图,将于下一期PartII的「导入流程与项目时程规划」中进一步描述。
 

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