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摩托罗拉的知识管理

摩托罗拉的知识管理

作者:
吴琼治
来源:
《新电子》
2013/10/30 00:00
    从企业管理的观点来看,管理者必须引领组织学习,使竞争力能够在市场中提升,跳得比过去更高更远,动力则来自组织的知识管理与创新。摩托罗拉近来在并购浪潮下纷纷与其它企业联盟,以适应爆炸性变动的市场环境。为确保企业变革后的基业长青,惟有靠知识管理不断的改造、创新与学习,朝向精简、弹性与网络化的发展,才能应对市场不确定性变化的挑战。
 
    1999年微软比尔·盖茨在《数字神经系统》一书中指出:“未来的企业是以知识与网络为基础的企业,未来的竞争则是植基于知识与网络的竞争。”管理大师彼得·杜拉克在1993年所写的《后资本主义社会》中表示:“我们正进入一个知识社会,在这个社会当中,基本的经济资源将不再是资本(Capital)、自然资源(Natural Resources)或劳力(Labor),而将是知识(Knowledge);知识员工将成为其中的主角。”换言之,员工因拥有生产工具与方法,并在组织的实务运作中累积资产。因此,组织如能促使员工分享信息与知识、贡献智慧与能力,则其生产力或创造力将会远胜于资本、劳工、土地和机器的价值创造。知识管理在团队学习中的集体决策将提升成效,成为企业成长最重要的贡献者。
 
完善知识管理流程
 
    有效的进行知识管理流程指有系统地搜集、获取、整合、累积、存储、分享、更新知识等。所谓有效的运用就是让需要者可以随时、随地、随手获得所需要的正确信息,因而能快速采取行动。这些知识,可能存在于企业文件、档案、数据库中,但也可能存在于企业例行的工作流程及实务规范中。
 
    知识的取得指企业获得或撷取知识的过程。摩托罗拉知识取得来自“组织内外”,所谓“组织内外”指知识来源不只限于企业内员工,还涵盖企业外顾客、供货商、竞争者等合作伙伴。摩托罗拉利用所设立的企业大学,聘请许多专业领域的博士、专家进行课程设计,让顾客及供货商参与并实施学习,建立专业知识分享渠道。
 
    在知识整合方面,摩托罗拉在实务上利用摄影记录和Lotus Notes将文件标准集中在一起,以系统的方式,整合所有的知识资源、增进使用者的方便性,并缩短员工一半以上的学习时间,大大提升了工作效率。
 
   知识具有连续性,必须代代相传,加以累积,才能让后人站在前人的肩膀上,看得更高、更远。摩托罗拉利用“工程师报告”和“失败模式分析”,将不良产品问题分析逐步展开,对不良率分析有具体的参考流程,避免重蹈覆辙的实验,让知识不断的累积。
 
    微软比尔·盖茨曾指出:“知识管理的目的就是要提高企业的智能,也就是企业智商。”而企业智商的增进,很重要的因素是取决于企业成员间能否广泛地分享彼此的信息与知识。摩托罗拉规定外训或研习人员必须要透过部门会议或研讨会的方式,报告并分享所学得的技术与知识。工程人员出差返回后,也须上交差旅心得报告,同时将所学的东西以专题报告呈现。除安排外部讲师,进行知识分享外,公司还安排内部员工以演示文稿、演讲、撰写书面文件方式,贡献专业知识,建立知识分享机制,并将教学成效纳入绩效考核制度。
 
    摩托罗拉重视知识的流通与更新,它要求所有人员将自己的专长传递到公共区界面,让其它成员可以随时进行撷取及搜寻,更方便学习及分享,以提升成员获取知识的效率。明确规定学习是公司的策略之一,鼓励再进修及教育训练,让员工接受新观念、创造新思维,并将其自然地应用到工作中以实践知识更新。
 
 创建乐意分享的企业文化
 
    知识管理最大的挑战在于如何鼓励员工分享知识;知识分享不是一个可以自行发展的过程。摩托罗拉鼓励在跨部门间推行各种提案活动,并辅以实质奖赏来鼓励员工。主管会主动让员工了解知识投资不会像实际资本一样贬值,可以增加产能、创意及投资报酬率,并营造一个鼓励员工分享知识的环境。知识管理推行的最大助力及阻力,均来自公司内部全体员工;其最大的障碍来自于缺乏分享的意愿、动机和习惯。人们花许多时间发展个人知识,以凸显自己,这自然地引发所谓“知识即权力”的态度。传统上,员工担心自己辛苦获得或因时间累积而得的知识与人分享后,职务将被取代或工作朝不保夕,害怕变成“教了徒弟,没了师傅”,因此,不愿对别人分享自己的知识。成功的知识管理需透过企业文化的改造,改变员工的思维模式并培养“知识分享”的文化。摩托罗拉在每季推广各种活动中,主动让员工了解知识管理所推动的共享及创新对企业非常重要,这样跨部门的推广活动,可分享知识及整合其它部门意见。每个管理阶层对活动都给予高度支持,并鼓励系统化的创新,使创新成为个人的优先目标,藉以改变员工的心态与行为。
 
 转动知识螺旋
 
    野中郁次郎教授在《创新求胜》一书中,指出知识可以分为“内隐知识”与“外显知识”。“内隐知识”指未经正式化的知识,包括企业、经营者或员工的经验、技术、文化、习惯等,是属于个人经验与直觉的知识,属难以形式化、无法被具体化的技能。而“外显知识”则包括一切以文件、手册、报告、地图、程序、图片、声音、影像等方式所呈现的知识。
 
    对于新进的工程师,摩托罗拉通过在职训练的方式取代传统的工作外培训(因为传统的工作外培训无法真枪实战演练,以致训练成效无法落地生根,为各方所诟病),让新员工可以透过观察、模仿、体验而学习资深者的技术与精神风格。透过在职训练的过程,可同时形成组织成员间内隐知识的转移,透过这种方式,身体力行而达成创造内隐知识的过程。摩托罗拉就是首先通过这种形式来完成个人与个人的隐性知识相互作用的“共同化”阶段。
 
    其次,摩托罗拉依据员工的兴趣,创办“读书会”,建立起知识性团体。该团体针对共同有兴趣的课题,分享自己特殊的经验、感受和观点,让参与讨论的成员,将其个人的“内隐知识”表达出来,促使成员在这个知识性团体的互动中,产生创新的观念。K1q39 OPezL 再次,摩托罗拉将操作性知识,用计算机Lotus Notes制作成文件手册、训练教材,在公司内部公共网络里让员工自由取用,甚至利用“在线学习”方式,促使“外显知识”转化为个人的“内隐知识”。
 
    摩托罗拉就是这样通过各种方式将本属于个人的知识拿出来供员工分享,即“内隐知识”向“外显知识”转变,而后“外显知识”在为员工学习后变成自己的“内隐知识”,提高了员工的知识与技能。顺利完成这种知识的螺旋转动是摩托罗拉做好知识管理的关键。

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