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中石油:企业网为知识管理奠基

中石油:企业网为知识管理奠基

作者:
仲仆仆
来源:
《中国计算机用户》
2012/01/23 00:00

 

    中石油内部信息网主要面向中石油集团公司及股份公司和石油行业用户,提供石油信息咨询,网站的内容包括企业信息发布、股票油价分析、专题研究、网上书苑、行业服务等。这是一份重要的工作,为保证网上信息发布,他们甚至在编制中增加了专门的信息采编人员。但是,因为公司原有的内部信息网不能完全担起内部信息发布和交流的重担,石油经济和信息研究中心(下文简称“经研中心”)决定对其进行大刀阔斧的改版和升级。
 
信息发布要灵活
 
  与别的管理应用一样,对一个企业来说,适合的信息门户才是最好的。因此在更新之前,企业对自己信息发布的需求必须分析得很透彻。 
 
   根据中石油的行业特点及企业规模,经研中心做出了如下分析:中石油要发布的信息种类繁多,这就要求提供方便的信息收集和入库发布手段,便于信息维护人员对信息的日常维护;要求系统具有海量信息的存储能力、秒级的查询能力、上百个用户的并发访问能力等;保持网站——无论文字图表还是数值数据——在发布、检索、浏览上整体风格的统一性;因为系统既要对内提供服务,又要对外提供服务,因此要重点考虑信息的安全性、系统的安全性、信息维护的方便性、系统管理的统一性。 
 
   满足这些还不够。作为国有特大型企业,中石油要发布的信息种类包含股票、油价、新闻、合作信息、图书期刊、参考资料等。中石油将发布信息分成两大类:以专题研究、合作信息、新闻、企业信息、图书期刊等为主的非结构化数据和以油价信息、股票信息等为主的结构化数据——通过利用强大的信息检索技术,他们能够管理巨大的信息量——每年超过千万字!海量的信息得以有效地管理之外,不同信息的发布也有不同的要求,对此还要灵活处理。经研中心在合作伙伴TRS的帮助下采用了静态和动态相结合的发布方式:对于数据比较大或者变化比较快、但实时要求比较高的信息,采用以数据库为驱动的动态发布技术;对于数据量比较少,并且相对比较稳定的信息,则采用静态发布技术。 
 
   这些工作完成之后,中石油的各类信息能够被及时、有效地在网站上发布,管理人员可以很方便地编辑信息、可以有针对性地提供信息发布界面。
 
 新的需求在出现
 
   经过一期建设的努力,中国石油系统内部信息网初步建立并有效工作。但随着应用的不断深入,更深层次的应用需求被管理者发现:经过两年时间的使用,增加了大量文档型信息资源,给管理增加了很多难度;并且访问用户也在不断增加,因此需要对网站更有效地管理。这样,在一期建设运行效果的基础上,企业对内部信息网的需求提升了。认真总结之后,经研中心产生了一些新的想法: 
 
   中石油各下属单位遍布全国各地,要顾及不同地区的单位,就很自然就产生了下属企事业单位、各油田网站信息传递的需求。他们为使信息网能够实时信息速递,针对下属企业、事业网站内容,监控各子网站每日发布信息的内容,向使用者展示各网站的最新时讯。针对下属各企事业单位的自建网站内容,为了使公司内部工作人员能够了解到每个企事业网站中的最新信息,中石油采用了一个具有自动分类、可追踪和再利用功能的企事业网站信息速递系统来解决问题。 
 
   而且,要让内部网应用发挥更好的作用,经研中心想让内部信息网能够给使用者提供更多的服务,争取每一个职工“爱”上内部网站。为此,他们考虑提供个性化信息服务——因为每位用户所处的不同的部门、岗位,对信息网提供的内容有着不同信息需求。根据用户应用的现实需要,实现信息按栏目及显示风格的个性化订制需要。
 
 信息管理须高效
 
   根据新产生的需求,中石油的在第二阶段的建设中加强了在管理方面的投入,除了上述的几个功能,还有一些针对中石油自身需求开发的特色功能:
 
  随着内部信息网应用的重要性逐渐显现,经研中心要加强对信息网的管理和提高管理效率,采用系统集中管理、网络协同应用的工作模式——实现系统维护工作与信息发布工作的分离。经研中心采用TRS采编发系统构建内部网站,以“软件系统集中管理,网络协同应用”工作模式,实现系统维护工作与信息更新工作的分离、页面发布模板与页面信息内容之间的分离。系统用户也被分成信息编辑发布人员和内容审查人员两种,分别负责组织信息和审核信息。 “分离”的模式划清了责任界限,提高了各部门的工作效率、工作责任感与参与性。而且,在满足各部门信息发布需求的同时,这样的工作模式还降低了系统维护部门的工作量。
 
   而且,中石油对采集到的信息进行过滤和自动分类处理,最终将最新内容及时发布出来,实现统一的信息导航功能,同时还为浏览者提供包括全文检索、日期(范围)检索、标题检索、URL检索等在内的全方位信息查询手段。 
 
   为了使员工操作起来更容易,采编发系统的页面内容实现基于浏览器下的Web可视化编辑,只要会操作Word等编辑工具软件的人员均可运用自如,免去培训学习的麻烦;他们使公司各业务部门授权人员在浏览器窗口下,即可实现自有信息在授权栏目中的实时发布,轻松方便;在系统内嵌入了工作流、权限角色管理等功能,并可根据实际应用做必要扩展……
 
   利用这些功能,内部信息网的管理难度大大降低。
 
   二期工程完成后,满足了石油信息中心对于信息发布加强管理的需求。回过头来总结一下:一期工程的作用是降低了开发人员的工作量;二期工程则大大减少了事务人员的工作量,取得了多方面的效益。但是经研中心信息工程与资源开发部钱兴坤主任认为,中石油内部信息网工程远未结束。在他的设想中,未来的中石油内部网站将在现有企业门户的基础上实施知识管理,将定制信息、电子邮件等不同的功能集成在一个界面当中,使用户在使用过程中更加方便、更充分地利用内部信息网,使其发挥出应有的重要性。
 
编者:历史上曾经“独立”存在的内部信息网应用,其思想已经被主流的商业管理系统“吸收”(现在更多称其为“信息门户”)——企业内部信息网现在已是“知识管理”的重要内容之一。
 
    Forrester Research的一个调查显示:企业的信息内容量在以每年200%的速度增长;而Gartner Group的一个调查显示:每个知识员工平均每个星期在不增值的相关文档处理任务上需要花费8个小时,这些任务包括文档的创建、寻找、整理等——信息门户大有用武之地。
 
   我国企业对内、外部信息发布的重视与日俱增,政府部门同样也存在巨大的需求。第一阶段“政府上网”工程为政府部门走向Internet打下基础,但公众希望在静态的网页之后能够得到更多、更灵活的信息和各种信息服务的应用。我们在一批典型的用户案例的实践中,比如卫生部、国家统计局、中新社,包括本期介绍的中石油等案例等,看到了内部信息网络和内容管理在企业信息管理中的独特作用。

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