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打开知识管理工具箱:实践社团

打开知识管理工具箱:实践社团

作者:
袁玲
来源:
学习型组织研修中心
2013/12/03 00:00
什么是实践社团?
 
    实践社团(注:Community of Practice,简称CoP,也被译为实践社区或实践社群、实务社群等)是将对某一特定知识领域感兴趣的人联系在一起的网络。他们自愿组织起来,围绕这一知识领域共同工作和学习,并共同分享和发展这类知识。 
 
    Etienne Wenger发明了“实践社团”一词,并将它定义为“关注某一个主题,并对这一主题都怀有热情的一群人,他们通过持续的互相沟通和交流增加自己在此领域的知识和技能”。Etienne Wenger认为学习是一项社会化的活动,人们在群体中能最为有效地学习。
 
    实践社团因其特点不同而种类各异:一些社区可以存在好几年的时间,而一些社区为特定目标而成立,一旦目标达成就会解散;一些社区很小,成员都集中在一个区域,而一些以“虚拟社区”的形式存在,成员分散在不同的地理位置,主要通过电话、电子邮件、在线讨论和可视会议等联系和交流。
 
    实践社团与传统的团队或工作组的概念有以下一些基本的差异:
  • 团队和工作组是在强制性的管理机制之下形成的,而实践社团的成员是自愿参与的;
  • 团队和工作组是针对某一具体的目标和活动成立的,而实践社团的目标是概括性的和变化的;
  • 团队和工作组需要产出切实的结果,而实践社团并没有这种要求;
  • 团队和工作组一旦达到目标就会解散或改组,而实践社团可以随成员的意愿一直存续下去。
 
    实践社团在每个组织都以一定的形式存在着,无论组织是否特意成立这些社团,并将之冠以“实践社团”的名称。对一个组织的知识管理来说,如何使这些社区为创造和共享组织知识做出积极贡献才是真正的挑战所在。
 
有何益处?
 
    Melissie Clemmons Rumizen 将知识社区称为知识管理的“杀手级”应用工具,因为知识社区:
  • 为发展、共享和管理专家的知识提供途径;
  • 避免“重复发明轮子”;
  • 打破部门的界限,绕过逐级上报的报告程序;
  • 比传统的组织单位更为灵活;
  • 以问题为导向产生新知识;
  • 为潜在的机会和威胁提供早期提醒和预警;
  • 通过创建一种知识共享的文化改善组织文化氛围;
  • 大部分是自愿参与的。
 
     实践社团不仅仅为组织带来价值,同时也对社团的成员也大有脾益:     
  • 成员可以得到社区专家的帮助和指导,从而开阔视野,提升专业水平。社区成员也可以在工作中通过社区获得知识,寻求帮助;
  • 社区成员往往对个人掌握的知识更为清楚,也更为自信;
  • 社区为其成员发表个人的意见和想法提供了一个开放,自由交流的平台;
  • 社区能够保留更多专业的观点,并扩大成员的专业知名度。
 
如何做?
 
    针对如何创建和发展知识社区,目前已有很多途径和方法。作为起点,需要考虑以下一些关键的方面:
 
    开始创建
 
    实践社团是由成员自发形成的有机组织。理想状态下,社区应该由成员自行创建,试图“自上而下”成立社区很容易遭到失败。然而,组织可以为知识社区“播种”。组织中有知识流动的任何领域和部门都是成立实践社区的潜在对象,但创建一个新社区的最大推动力还是来源于组织人员具体的需求或对某个问题的认识。因此,创建社区时必须考虑到以下几点:
  • 定义社区的知识范围——要确定社区的知识领域。每个社区都有一个核心的知识领域,它可以是一个专业学科,也可以是某些特定的问题或主题;
  • 确定社区成员——谁将对这个社区做出重要贡献?谁是这一社区主题的专家、可能的管理者和推动者?谁是社区的知识管理员?这些角色是大家自愿担当,还是只能由指定的人担任?
  • 识别共同的需求和兴趣——实践中会有一些什么事件涉及到社区的知识领域?社区成员会对它的什么方面感兴趣和有热情?他们希望如何从社区中受益?
  • 清楚社区的目的和价值——社区要解决什么问题,满足什么需求?社区要达到怎样的目的,受到何种成果?社区应该如何,以及怎样为组织增加价值?
 
    可以考虑在一次工作会议上发起创建一个实践社团。在会议上成员们可以互相熟悉,并可以一起讨论社区目标、运作方式等等。
 
    持续发展和维护
 
    当初建实践社体阶段的热情过去以后,社区很容易被人遗忘,除非对其进行积极的维护,以保证社区持续的发展。
  • 保持社区成员的兴趣和参与度——判断一个实践社区是否成功,要看社区成员是否能持续地对其保持兴趣,并保持较高的参与度。一个好的管理者应该积极寻求各种途径来达到以上目的。如:保证虚拟社区成员至少每年聚会一次以增强他们的关系;为社区成员安排足够的社会交往时间;确保组织能给社区成员参与活动提供时间等资源的支持;激励成员为社区建设作贡献;围绕社区主题,通过社区内部或外部的专家引入新的观点等等。
  • 保持社区的成长——社区的成员在其存续期内会不断更换,因此一个社区总是需要招募新人——代替已经离开的成员,或者为了补充新鲜血液。同样,在一段时间内,社区的不同角色(以及担任的职责)都将经常变换。所以,社区的新成员能否很快被大家接受并融入这个圈子也会影响到社区的成功与否。
  • 发展社区知识——在这个阶段,社区将在相关知识的发展和建设上起到积极的作用。社区进行的典型活动有:创建知识地图、组织建立知识库、识别并填补知识断层等等。因此,社区知识管理员的角色起着很为关键的作用。
  • 使社区为组织增加价值——社区如果能够为组织所认可和支持,就会很快地成长起来。因此社区最好能与组织整体目标(而不是自行设定的一个独立于组织的目标)协调发展。这样组织才会增加对社区的支持。比如,重视并认可社区成员和管理者,为他们提供奖励和资源支持,让社区参与到重大管理决策和问题解决的过程中来…但要注意不能使社区过于制度化和形式化。
 
    结束社区
 
    一个社区可能会自然而然地慢慢衰败,这并不一定是一件坏事。有时候是因为成员从事的某项实践已告一段落,社区也随之关闭;有时候基于不同的知识主题社区会分化成一些“子社区”。不管是由于何种原因,都应该充分认识社区所取得成绩,并保留或转移社区中沉淀的知识。
 
需要注意的要点
 
  • 成功地培育一个实践社团需要在给予指导和任其发展中求取很好的平衡。一方面,组织需要为社区提供足够的支持和指导,以保证其对组织的价值;另一方面,组织不能过度干预社区的发展,不然社区就可能会丧失其非正式的特质,而正是这一特质大大增强了社区的作用和效果;
  • 一个成功的实践社团需要同时关注两个关键领域:发展实践和发展社区;
  • 培育一个成功地实践社团需要重点关注其社会结构——社区内建立的各种关系的总和。特别需要关注的角色有:社区领导(管理者)——组织中往往认为社区管理者就是此社区的发言人、组织者和社区交流和社区活动的组织者和协调者;社区推动者——推动社区的内部交流和互动。如召开面对面的会议,安排在线交流的时间表;知识管理员——管理社区的显性知识来源; 组织可以考虑为这些角色做必要的培训。如协调管理技能等;
  • 用实践的眼光看待社区的输入和输出——即社区使用和发展的资源。这些资源不仅包括信息和知识资源,如文档、数据库、网站等,同时也包括社区内部的流程和实践,包括通过研讨最佳实践提高和扩展知识的方法,以及与外部组织交流社区发展的新知识的途径等。很多社区都因此成为了组织的“焦点”,他们记录最佳实践、识别有价值的外部资源、进行案例研究、在特定的知识领域发展新的框架、技巧和工具。

 

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