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组织知识管理的博客化 增强竞争优势

组织知识管理的博客化 增强竞争优势

作者:
方兴东 刘双桂
来源:
计算机世界
2013/10/30 00:00
    平民性的博客技术或许可以给企业管理带来新的冲击,很多人正在尝试利用它增强组织竞争优势。
 
企业的博客试验
 
    里克·克劳在自己就职的客户关系管理软件公司进行了为期一个月的基于Radio软件的博客试验。他觉得公司内联网作为一个庞大的静态站点收藏了许多有用的信息,可是却没有太多的动态内容。他希望 内联网能有更多的用途,成为一个公司所有人都能方便地分享意见、问题、经验的地方。他在公司内挑选了12个人,组成了一个试验小组,这些人分别从事研发、销售、市场和产品管理等工作。
 
    试验小组成员经过一个犹豫不决、迷惑和重新学习新软件的过程,发现了许多有趣的现象。由于weblog灵活的特性,许多人使用软件时形成了自己的经验:一个高级开发人员将Radio当作一个很棒的有注释的书签工具,借此可以与团队人员方便地沟通;一个市场管理人员将Radio作为一个剪报服务,把从其他站点复制过来的信息片断保存到自己的网页上;一个销售人员使用Radio来分发相关产业新闻给其他人;一个时常和被培训的客户共进午餐的测试者经常在blog上提供午餐时间讨论话题的概要,分享客户方面的需求、兴趣和对他们的调查。
 
    2000年夏天,皮亚·莱博思开发了专门用于企业的博客工具——企业博客(Enterprise Blogger)。这个软件在思科系统公司加利福尼亚州圣何塞总部得到应用。
 
    皮亚·莱博思与思科公司一名经理合作。这位经理在她所在的网络管理软件组主管区域和渠道市场,其职务是计划、促进和沟通,并将信息传递给接受者。这需要与内部产品团队、市场交流团队、外部人员和世界范围的思科市场团队人员协同工作。她决定将博客带到思科系统公司,主要是因为产品组和市场组的交流搞得人很沮丧。他们有太多的会议,却缺乏进展记录和行动事项;大量的电子邮件却难以理清轻重缓急。
 
    新的博客网站与公司的内部站点有很大区别:它更新迅速,并且由内容的拥有者更新而不用麻烦站长,这样就解放了站长,让他可以战略性地思考和计划,而不是做烦人的维护工作。 博客的使用基本上达到了预期效果,团队采用了博客,并且有规律地更新。两件事情使她感到惊奇:一是有些团队不愿意使用博客,因为任何变化都会带来转换阻力,但一旦开始,他们就很容易持续和扩展下去。二是她所在项目组的团队,开始使用博客发布新闻组。
 
    在企业博客的优越特性中,索引中心和搜索工具作用非常大,让使用者很快就找到自己需要的页面。模块共享的能力,可以让使用者发布自己的内容。简易的FTP支持和发布系统也很重要,这些大大改善了项目组的工作。
 
发展中的知识管理
 
    要详细了解知识博客,必须了解知识管理。人类逐步步入知识社会,知识构成了企业最重要的核心竞争力。企业为了促进创新进而加强自身的优势,开始对组织知识进行管理,它包括对知识的学习、共享和创新过程的管理。而知识管理的目标毫无疑问是增强组织的竞争优势,这一优势可以分为两个方面,那就是通过业务创新赢得优势,或者是通过优化决策与管理来赢得优势。
 
    为了实现这些目标,必须对组织的知识进行静态和动态管理。静态的管理主要指图书馆学意义上的管理,即对现有的知识进行分类、整理、存储和查找。现有的知识管理系统都可以做到这一点。动态的知识管理指组织中对知识的学习、共享和创新的过程,现有的知识管理很难实现,公司的学习与培训往往与知识管理系统是相互分离的,而知识管理系统也往往与组织的交流和创新相脱节。
 
    虽然很多公司都有专业化的知识管理工具,往往也整合了办公自动化、信息门户、人力资源管理、客户关系管理、商业智能等各种技术和管理工具,但是作为动态的知识管理工具,还存在极大的缺陷。因此组织除了知识管理之外,往往还需要组织学习的工具相互配合。
 
    专业化、系统化和正规化的解决方案往往会走向一个极端:自上而下的路线,鼓励了集中化和组织中森严的等级。因为正规化而失去灵活性,因为集中化而失去下层的创造性。虽然许多专家强调知识管理是自下而上的,但是知识管理工具的高昂造价导致主要由管理层决策投资建立知识系统,那么这种系统就无可避免打上“自上而下”的特点。许多公司实施知识管理,重点考虑如何实现对下级的考核和对工作流程的严格控制。
 
基于Blog的知识管理:知识博客
 
    如何发挥企业(组织)所有员工在创造、交换、使用知识的积极性、主动性,实现动态的知识管理,是目前知识管理的瓶颈。知识管理先驱们所提出的组织转变为学习型组织,实行扁平化的管理等等并没有随着知识管理系统的实施而到来。
 
    加拿大皇后大学教授乔·凯兹曼认为目前的知识管理中存在着一系列的雷区,包括:搜索不充分,难以发现相关的知识;难以保持更新;不知道自己不知道的东西(缺乏专家引导);拒绝共享;难以保证质量,积累垃圾信息;使用存在障碍;容易对系统中的信息产生不信任感;喜欢独自“重新发明轮子”等。他认为必须引进新的知识管理工具——博客。而博客技术能够克服传统知识管理的缺陷,满足复杂知识环境下的需要,该技术具有灵活性和真正的“平民性”。
 
    许多中小型企业已经开始采用博客技术进行组织的知识管理。有的公司在一个组织内部建立博客社区,并为每个员工建立一个自己的网络空间。员工在日常工作中,被鼓励及时记录自己的工作内容或问题,或者当时的创意。而整个组织内部,则可以通过一种“聚合”的方式收集员工愿意公开的信息,变成大家都可以共享的知识。这种工作记录并不严格要求每个员工一定要严肃地描写每件事情,更没有字数或描述方式的规定。但是对于团队来说,任何及时的记录都会使工作总结变得更加容易,并可以更有效地积累一些本来难以结构化的知识。在某些情况下,对于可能容易离职的工作来说,后来接任者借助博客则容易很快接手工作,减少知识的流失或返工的代价。
 
     一位博客实践者曾总结出这样的经验:“我花了20分钟将近阶段的工作做了一个小结,除了给出近阶段的工作成果,还将部门员工的岗位职责、内部管理模式做了介绍。这样的一份材料对其他部门了解我们的工作将会起到很大的作用,同时我把该文档放到部门员工交流园地的博客上,这样部门内部员工对了解自己该做什么,跟哪些人协调都有一个明确的认识。”
 
    更有人认为博客对软件开发有很大帮助。因为软件项目开发不可能光靠个人英雄主义,而是要兼顾明确的外部需求和详尽的产品定义、良好的过程管理和团队协作,除此之外,还要保证整个开发团队的演进和成熟度的提高,适应持续的发展需要。但是,解决之道并非要刻意追求CMM、ISO这样的僵化规格,而是要从一个最小单元开始增加与内与外的沟通交流和促进。软件开发人员的写规范文档难、内部记录难、跟踪监控难等基本问题都可以利用博客这个工具。虽然不能解决所有问题,但会有很大的帮助。

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