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将管理思想融入企业知识门户

将管理思想融入企业知识门户

作者:
刘建伟
来源:
《中国计算机用户》
2012/01/23 00:00

 

    企业知识门户是一个很形象的概念,它通过数据的高度集成,以一个入口,在单一界面实现企业内部、外部的所有相关资讯与知识的充分分享,并且能够提供个性化的界面设计选择。很显然,从管理的角度来讲,知识门户的管理对象是知识,其目标是要实现知识管理的效率和效果。
 
    而在现实中,知识的存储是很庞大的,与一个项目或者一件事情相关的知识往往会在不同的时间存储在不同的地方,尤其是会储存在员工的脑子中。因此企业知识门户的管理对象不仅仅是知识本身,还包括了知识的最重要载体——人。
 
    因此,企业知识门户要实现“高效率地管理所有相关知识(和人)”这样一个目标,就必须建立在科学的管理方法论和合理的技术基础之上。
 
确立企业知识门户的目标
 
    从战略的意义上来讲,企业知识门户的远期和近期的实现目标可以这样归纳,即创造知识共享最佳实践环境,建立学习型组织制度和文化,最终实现最大程度地将知识转化为价值,同时达到价值和智力资本的最大化。在战略的层面上讲,用户会认为企业知识门户要实现的目标很虚,这是可以理解的,因为战略的目标是要经过长期的实践和摸索才能够达到的,但是这些目标的明确又是很重要的,这是一个方向,是进行知识管理和企业知识门户建设的一个最终的指导思想,在实施每一个具体的项目时,用户都把它作为最为定性的控制标准来看待。
 
制度是思想与工具的有机结合
 
    在实施企业知识门户的过程中,许多企业已经将管理思想和IT厂商提供的工具在应用的过程中制度化了,有些公司以应用知识的结果来评价经理和员工,或者以知识共享作为评价标准之一,有的企业建立了交换技术和共享文化的“虚拟工厂”环境,职员业绩将在公司的虚拟工厂中得到另外的评价,等等。这都是很好的现象,说明好的管理思想和合理的管理工具只有在合理的制度中才能够得到充分的运用,原则也许只有一个,但是表现方式却很多。
 
    从具体的实践中感受到,了解管理思想比做一个知识门户的方案还难。因此,有必要从企业知识门户的角度提出一些相关的管理思想。一切与效率和效果有关的管理活动无不自觉或者不自觉地遵循着科学管理的原理。因此,从这个意义上来讲,科学管理原理是企业知识门户管理的首要思想,这个原理的用意在于,企业在设计一个知识门户的时候,效率和效果是第一位的,这可以避免不少围绕于知识管理的实质不相关的问题的争论,而集中用户不多的精力。
 
    知识实际上是经验的一种表现形式之一,经验学派的思想也是有用的;而且,如何将管理过程学派的计划、组织、领导、控制的相关思想应用到企业知识门户中去也是值得考虑的。
 
建设企业知识门户的技术和工具
 
    企业知识门户的建设必须要有可以用于建设的工具。目前提供这方面技术与产品的国内外著名厂商、独立软件开发商和集成商较多,下面以微软公司的技术与产品为例介绍。由于知识积累是知识管理整个过程的第一步,下面的介绍将主要根据知识积累、处理、共享与应用、知识创新等路径介绍相关的技术与产品。
 
    一、用于知识存储的Microsoft Exchange server和Microsoft SQL server,两者都是微软的后台旗舰产品。读者比较熟悉的可能是Microsoft SQL server,它是用来储存结构化数据的,就是那些有关联的数字和公式等等。而Microsoft Exchange server叫做消息交换与协作平台,其内置的Web Storage System是与之相对的专门用于存储半结构化数据的,即存储文档、Excel表格、电子邮件、PPT演示文稿等等各种数据,包括声频、音频和影像文件。
 
    二、Microsoft Exchange server的强大数据处理功能。作为消息与协作平台,Microsoft Exchange server对数据的处理速度很快。尤其是处理文档、文件以及声频音频影像文件。
 
    三、前台操作系统Microsoft Office和浏览器Microsoft Internet Explorer。Microsoft Office是很多公司都同时使用的桌面操作系统,用他们可以实现办公室效率的成倍提高。基于B/S架构的站点都可以通过Microsoft Internet Explorer进行访问。
 
   上面介绍的产品是分别针对知识的积累和初步处理,但是一个企业知识门户是要实现不同的站点,不同的数据在单一的界面集成的,这就需要专门的建设知识门户的核心技术与产品。
 
   四、Microsoft SharePoint Portal Server。在建立和收集信息的过程中,组织必须花越来越多的时间在信息的查找、组织和管理上。有鉴于此, SharePoint Portal Server 乃结合了所有能力,来快速建立具备文件查找、文件管理和协同作业选项的企业门户网站。同时 SharePoint Portal Server 也密切整合了日常所使用的文件处理工具,如Microsoft Windows文件总管、Microsoft Office应用程序和浏览器,来帮助您建立、管理和分享在整个组织中的内容。
 
    SharePoint Portal Server 提供了一个简易的方式,让您在建立企业门户网站的同时,还可以整合文件管理与查找能力。
 
    SharePoint Portal Server会在安装的过程中自动建立Web门户网站,也就是所谓的仪表板网站。仪表板网站提供了一个信息查找与管理的中心点,使用者可以利用浏览器查看仪表板网站、进行文件管理的工作、并寻找需要的信息。
 
    SharePoint Portal Server可以被部署在部门或是整个企业当中。它被设计成与使用者熟悉的应用程序天衣无缝地结合,如Office、和Internet Explorer,让遍及整个企业的员工能够充分利用本产品所带来的便利性。SharePoint Portal Server 是一个弹性的Web门户网站解决方案。它让您能轻易寻找、分享、并发布信息。SharePoint Portal Server可存取各种格式与地点的信息,并同时保持文件的安全性。
 
    总而言之,用户在建设企业知识门户时,不管最终选择哪个IT厂商的产品和服务,都必须遵循一定的步骤和方法。由于企业知识门户本身定制的特点,所以需要根据企业的不同情况进行规划建设。
 
企业知识门户的8个战术目标
 
    用户关心的往往是看得见的效果,即所谓的战术目标,就是指近期的、能够体会得到的目标。这些目标可以简单地描述如下:
 
  1. 建立一个知识库(知识储存器),能够实现不同类型知识的方便存储。并且实现不同类型知识数据的连通。
  2. 构建知识共享与协作平台,集中管理各种文档和资料。文档和资料是知识存在的最主要方式,企业知识门户要实现的目标必须要包括对大量的文档和文件的管理。
  3. 能够通过企业知识门户获取各种相关资料,这些资料包括企业内部的和外部的,并且能根据最新的数据实时对知识库自动更新。
  4. 在不同的部门和不同的项目组之间实现知识积累和共享,并能够管理和协调各个项目的开展,及时发现问题并提供解决方案。这是国内企业尤其是对项目的工期、质量、安全有着严格控制需求的企业最关心的问题。
  5. 保持对新知识、新技术的敏感性,不断刺激技术更新,并能实现对新技术的应用进行验证。
  6. 要支持远程办公,满足不同地域范围的实时办公需求。
  7. 实现企业内新老员工知识的继承和更新。就是使新员工在很短的时间内进入工作角色,老员工能够不断地更新知识构成,并且将自己的知识以文档的方式保存下来。
  8. 安全问题要经得住考验。
 
    由于企业的信息化程度不一样,加上每个企业建设知识门户的目的和要求也不一样,所以不同企业的知识管理和企业知识门户的建设目标也不尽相同。
 
注:本文作者系微软(中国)有限公司产品经理,刊载于《中国计算机用户》2003年4月30日

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