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选购企业知识管理系统的25项评估要点

选购企业知识管理系统的25项评估要点

作者:
佚名
来源:
ERP世界
2012/01/23 00:00

 

  GartnerGroup 为知识管理做了明确的定义:「知识管理为一种通过合作及集成的方法来创造 ( create ) 、采撷 ( capture ) 、组织 ( organize ) 、截取 ( access )、使用(use)企业的信息资产,这些资产包括数据库、文档,但最重要的是内隐的专门工艺及个别职工的经验」。

 

   『没有最好的软件产品,只有最适合企业的软件产品』。您当前可能正在计划选购一套知识管理系统,或是准备开始评估企业是否应该导入知识管理系统;无论是哪一种目的,我们都希望以下 25 则评估要点能帮助您正确地检视企业的需求,选择最适合的应用软件。

 

   选购企业知识管理系统的 25 项评估要点:
 
 文档管理 Document Management

   1. 是否具有数据摘要(Metadata),纪录数据分类、摘要描述、纪录来源、定义?
   2. 是否具有文档版本控制、签出/签入 ( checkin / checkout ) 功能?所有历史版本及更改历程是否都能保存在系统中,提供查阅? 
   3. 能否纪录用户对文档的意见,以便进行更改、更新? 
   4. 文档生命周期的管理是否都能自动化?由发布、审核、权限设置,一直到文档过期检查,能结合工作流程工具,自动进行? 
 
 安全及权限控管 Security

   5. 系统是否能设置帐号及层次结构式群组能,以便在系统中各子系统应用? 
   6. 是否具有优於 file system 的权限控管功能,对於每一份文档可以设置不同的读、写、编修权限?并分为群组及个人层级? 
 
 知识循环 Knowledge Life Cycle Management

   7. 除了现有数据的管理之外,能否保存工作中生成的知识?例如群组讨论、工作管理等功能?
   8. 是否提供用户之间交互的工具?例如意见反馈、评分与建议等,增加用户参与感?
   9. 是否能由系统提供的机制中,清楚地得知用户的参与及贡献度,并能由用户反馈、使用频率中明确地判别知识价值?
 
 支持多种数据来源 Multiple Data Source

   10. 不同格式的数据是否都能被保存於系统中,创建一致的变址卡及关联链接?
   11. 系统是否能连接远程数据库,让数据来源不限定为同一部主机的档案系统?
   12. 能否将相关数据集中存放,以共同的变址卡进行标示?即使档案的格式不一、来源不一? 
 
 信息检索 Information Retrival

   13. 能否对所有的数据进行全文检索?包括数据库数据、网页及各种格式的档案?
   14. 是否能设置不同的检索量程,针对特定的功能模块、或特定的分类目录进行查询?
   15. 能否针对查询结果进行更多高级查询?例如缩小查询量程、查找相关文档等?
 
 系统环境 Development Environment

   16. 系统是否建构於一个开放的系统平台,不限在特定的操作平台上才能正常运作,并且都保持极佳的效能?
   17. 系统是否能和其它的应用系统进行集成?必要时,系统供给商是否能提供API,以便进行各种企业应用系统集成?
   18. 用户在使用系统时,是否可以随时随地存取,不限定在安装特定程序的计算机?
   19. 系统是否允许弥散管理,对不同的模块分别设置一至多位管理者?
 
 扩充能力 Scalability

   20. 这个系统的进程能力是否足够支持公司所有同仁上线?
   21. 未来随着公司的发展,用户规模逐渐增加时,这个系统是否能很容易的扩充、增强进程能力?
   22. 为了预防系统损毁造成的损失,这个系统是否能方便地备份、还原?
   23. 这个系统是否具有 n-tier 的分布式进程体系结构?
 
 支持多普通话言 Universal Language Support

   24. 这个系统是否提供两种以上不同的常见语言操作界面?
   25. 系统在保存不同语系的数据时,是否都可以正常运作、没有问题?

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