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如何成功进行变革?

如何成功进行变革?

作者:
来源:
EMBA世界经理文摘
2014/05/12 00:00
 
   处于瞬息变化万千的现在,如果公司不使用新科技、如果公司不进入新市场、如果公司不以新方式管理员工,如果公司不以新的方法或态度面对许多事物,公司都有可能面临「不变革,就死亡」的情况。
   
    但是,变革了,真的就不会死亡吗?许多研究的数字显示,事实上,大部份的企业变革都是以失败收尾,公司投入了资源,但是却没有达到预期目标,反而赔上了员工的士气,浪费了公司的金钱和时间。
 
成功变革五原则
 
    那么,要怎么变革才能成功?组织变革专家麦克拉根(Patricia McLagan)于「训练与发展」(T+D)杂志指出,公司在进行变革时,必须遵守五个原则:
    
    1.确定变革具有加分效果
 
    这个原则看似简单,但是公司在进行变革时,却不一定做到。许多公司进行变革是因为追随最新流行趋势、某位主管的个人偏好等。决定进行变革前,公司必须明确评估变革的真正价值。
    
    评估变革是否具有加分效果,公司应该自问:在现有环境中,这个变革会不会让公司更成功?这个变革能不能提升客服或产品品质?这个变革对员工的工作是否有正面影响?这个变革能否增进整个企业的绩效(对组织某部份有益的变革,不见得对企业整体都有益)?
    
    2.变革程序符合变革需求
 
    有些变革复杂且难以预期(例如,公司进入电子商务市场),有些变革则比较简单(例如,办公室改用新计算机软件)。复杂的变革通常需要公司创造新的角色、关系、系统和程序,简单的变革则只需要一些新的行为,例如,员工学习一项新技能。
    
    评估变革需要何种程序配合,公司应该自问:这个变革有多复杂?这个变革有没有前例可循?这个变革是简单可预期、简单不可预期、复杂可预期,或者复杂不可预期?公司需要何种程度的投资,才能确保变革能够成功?
    
    3.主管支持变革
 
    变革能否成功,主管扮演关键性角色。可预期的变革比较依赖结构性及传统的运作方式,主管只需发挥帮衬效果。不可预期的变革则比较依赖分权及弹性的运作方式,不只组织,主管也需要变革。
    
    在领导变革时,主管应该自问:在这个变革中,公司的目标是什么?公司如何才能完成这些目标?如何执行这个变革,才能在纪律及弹性间找到平衡?变革要成功,需要哪些资源?以及需要把管理重心放在何处?公司是否有决心给予这个变革所需的资金及长期的支持?公司如何向员工沟通变革过程中的小成果,以保持这个变革的动力(分阶段的变革,比一次进行一个大变革容易成功)?
    
    4.公司系统准备好迎接变革
 
    变革失败的一个常见原因是缺乏系统性,公司要成功推动一个小的变革,相关的其它部份也必须随之改变。成功的变革不是把注意力放在单一功能或部门,而是放在与之相关的所有事物。
    
    评估公司系统需要做好哪些准备,公司应该自问:哪些运作程序会直接或间接受到这个变革的影响?如何调整它们?支持这个变革,各主管需要做什么?公司能够如何协助他们?公司的人力资源系统,如何支持或妨碍这个变革?如何才能获得人力资源系统的配合?公司中有哪些幌篱会阻挡变革?公司应该如何处理它们?对于给予变革需要的支持,公司具有多少信心?
    
    5.帮助员工配合变革
 
    除了决策部份,变革时也不要忽略了员工。当员工相信变革是正确的,而且符合程序正义时,他们甚至会接受对他们个人不利的变革。公司应该向员工沟通变革的价值,并且让员工相信变革是做得到的,才能争取员工的支持。员工愿意改变的原因包括顺从公司命令、追随他们尊敬的人,以及支持他们真心相信的变革,越后面的原因,员工对变革的承诺越高。
    
    思考如何帮助员工配合变革,公司应该自问:变革将对哪些人不利?公司在做决定时,如何做到公平?这个改变对组织和员工而言,短期和长期的主要正面影响为何?谁是员工的意见领袖(他们常常不是职阶上正式的领袖)?如何能够邀请他们参与变革?直到变革上轨道为止,主管必须不断重复的主要讯息为何?能够协助定义或执行这个变革的人,需要在何处参与变革?要开始和持续进行这个变革,员工需要哪些技能?公司能够如何帮助他们建立这些技能?公司必须提供哪些奖励,鼓励员工配合变革?
 
    高尔夫球球员改打网球
 
    对于许多变革为什么会失败,企管顾问威廉斯(Wendell Williams)日前则于CEO Refresher杂志指出,许多人把这个问题归咎于公司的努力不够或者方向不清,但是却常忽略了员工无法实时配合变革的因素。他解释,员工不是机器,要求他们跟着变革,有时候就像叫高尔夫球球员突然去改打网球,存在许多失败的可能性。
    
    威廉斯指出,一名员工的工作成果,深受他的智力、计划能力、人际能力,以及工作动机影响,这四大因素都无法一夕变革。
    
1.智力。智力包括一个人知道什么(教育程度、技术性知识等),以及他如何使用这些知识(如何进行分析、决定、判断、学习等)。
2.计划能力。计划能力包括订定工作时间表、排定事物优先级等能力。
3.人际能力。人际能力是处理工作中与人相关部份的能力,在许多工作中,这个能力扮演非常重要的角色,包括带领部属、销售技巧等。
4.工作动机。工作动机与员工对生活的基本看法有关,影响员工使用前三种技能的意愿。
 
    公司在进行变革时,除了了解变革的程序,也必须了解员工。威廉斯表示,进行变革前,公司必须评估变革需要的技能,以及公司现有员工技能间的落差,把正确的员工放在正确的位置,提供不同的员工需要的训练,如果有技能不足之处,公司必须雇用新的人才补足,增加变革成功的机会。

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