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成功沟通101招

作者:
来源:
2014/06/28 00:00
 
一、沟通入门
 
    每个人都会以某种型式进行沟通,但大部份的管理人在传递讯息上却未尽其所能。现在,学习沟通的基本规则将有助您更成功地传递讯息。
    
1. 鼓励公司改善各种类型的沟通。
2. 好的沟通会成就更好的管理者。
3. 在克服人际障碍时,千万不要涉及批判。
4. 小心运用最佳媒介搭配所要传递的讯息。
5. 可能的话,在沟通时运用视觉辅助。
6. 和别人站着沟通时,最好保持大约一公尺(或一码)的距离。
7. 紧张时,慢慢地深呼吸以放松自己。
8. 如果你不清楚当地的行为举止习惯,可问问当地人。
9. 确定自己无意中没有穿敌对的外衣。
10. 在镜子前练习,找出最自然的表情和姿势。
11. 知道该问甚么问题,以获得最好的答案
12. 自信地运用沈默作为鼓励说话者的工具。
13. 思考你所听到的话,而不是说话的人。
14. 对于别人所说的话,保持开放的心态。
15. 尽速将许诺形诸文字以避免误解。
16. 如果你想得到一个特定的答案,提出一个特定的问题吧。
17. 以开放式问题了解他人的个性并获取响应。
18. 会议之前先列出问题。
19. 在想起下一个问题之前,不要害怕停顿。
20. 尽可能以自然的语调创造温暖的气氛。
21. 运用相关物──特别是显著的物品──加强记忆力。
22. 确认阅读环境合适,例如灯光。
23. 趁记忆犹新时阅读笔记。
24. 在书中做标记,之后再做笔记。
25. 运用颜色及图例创造一幅心灵地图。
26. 使用萤光笔强调重点。
 
二、交换信息
 
    不管是面对面、电话还是书写的沟通方式,可以引发战事,也可以达成完美的协议。在任何场合,都要选择正确的沟通方法以达成目标。
    
27. 站起来打招呼或道别,坐着是极不礼貌的。
28. 给予正面回馈时,陈述赞美的理由。
29. 让部属知道你对传达讯息所做的努力。
30. 不知道该不该传递这项讯息时,还是选择传递吧。
31. 不要在拒绝了解你的人身上浪费时间。
32. 在桌上放置时钟,以控制使用电话的时间。
33. 运用“等候通话”等电话功能增加效果。
34. 如果答应回电,就别食言。
35. 在电话答录留言的最后,请重复一遍自己的姓名和电话号码。
36. 个人资料有任何变动时,记得更改电话录音机内的录音。
37. 寻求专家的建议,善用信息科技
38. 试试使用国际网络的新方法。
39. 利用功能快速的电子邮件“回复”做出响应。
40. 写信或写报告时,帮助读者可视化。
41. 授权助理人员处理例行的回复工作。
42. 避免使用复杂、不常用或抽象的字句──它们会模糊你想传达的意念。
43. 在写信之前将想法条列出来──甚至可以先做笔记。
 
三、掌握更多沟通技巧
 
     最好的沟通是透过个人和大众两方面成功地取得讯息,并对各层面都有所了解。
     
44. 宁愿多给点自主权,而不要少给了。
45. 避免对部属陈述太多,让他们有机会自动自发。
46. 如果一项计划方案在说明后还不能有效运作,赶快再说明一次。
47. 要求所有与会者事前做好准备。
48. 记住,所谓“好的会议”就是有结果的会议。
49. 聆听部属的心声。教导或谘商也许是解决不满的方法。
50. 注意部属的问题,因为这会影响绩效。
51. 会议开始之前,发出所有的相关文件。
52. 如果会议的主要目的是做出决定,确定你已达成这个目标。
53. 如果你是会议主席,不要利用会议满足自己的利益。
54. 适当运用幽默感加强共识的达成。
55. 确定遵守议程中每一项议题的时限。
56. 在预定时间内完成演说,不要拖延。
57. 准备AV设备的备份(或至少在心理上要有备份),以防设备临时出现故障。
58. 当听众发问冷清时,主动对听众提出问题。
59. 演说长度应在二十至四十五分钟之内,这是一般人能集中注意力的时间长度。
60. 可能的话,邀请名人担任研讨会或会议的主讲者。
61. 定期检查部属是否获得了所需要的训练。
62. 询问其它管理人是否想在研讨会中发言。
63. 在选择新的会议地点时,寻求一些建议。
64. 如果你想采用“软性推销”,以发问的型式呈现自己的观点。
65. 聆听潜在顾客的异议──他们可能提供线索帮助你达成销售。
66. 请同事检阅商业信函以确认你的解读是正确的。
67. 将任何一笔销售当作是你和买主的共同作业来处理。
68. 选择不同性格特质的人组成谈判小组。
69. 想想你心目中的理想结果,以及如何达成这项结果。
70. 与供货商分享有用的信息──长期而言,这可能会为你赢得一笔好交易。
71. 记住,人们鲜有为没有报酬的事而戮力的。
72. 要冷酷地删除报告中不必要的字眼。
73. 根据你对阅读者的了解修改报告。
74. 抓住机会亲自介绍自己的报告。
75. 避免提出任何不受支持的主张或结论。
76. 在准备或为企划案进行游说时,寻求拥护者。
77. 扪心自问为甚么某些企划案会成功,另一些却会失败。
78. 运用软性推销技巧使企划案被接受。
79. 增加有意义的标题及图说──读者会先看到这些。
80. 可能的话,在文件中加入彩色的影像和图表。
81. 随时注意设计工作的进度,以便找出错误或及早进行再说明。
 
四、为成功而沟通
 
    今日管理人的挑战在于如何利用不同的媒体有效地影响大众。
    
82. 在决议新商标之前,向外界寻求可靠的意见。
83. 远景和任务说明应简短并具行动导向。
84. 进入大型企业的网页看看别人正做些甚么。
85. 让公关人员处理棘手的媒体状况。
86. 遇到有敌意的记者时,保持冷静,不要说任何会伤及公共关系的话。
87. 出现负面报导时,得承认事实,特别是对自己坦白。
88. 购买及阅读那些你想发挥影响力的报纸或杂志。
89. 将镜头及麦克风视为友善的朋友。
90. 如果你有良好的媒体关系,充分利用他们。
91. 确认产品符合承诺,否则广告将会失败。
92. 锁定广告定位,求取最大效果。
93. 尽可能有创意──小预算也可以有大效果。
94. 广告推出之前,先运用消费者讨论会测试效果。
95. 参加同事的社交活动以获得非正式管道的回馈意见。
96. 寻求在企业内使用媒体技巧的专业意见。
97. 将商标印在各式文具上,以提升企业认同。
98. 找出最具沟通技巧的同事。
99. 如果你想听实话,就要对部属坦白。
100. 当两个人以上有相同的抱怨时,抱怨很可能有扩大的趋势。
101. 如果你只听到正面的回馈,听到的很可能不是全部事实。 
 
 

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