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如何制定IT项目提案

如何制定IT项目提案

作者:
来源:
2014/02/07 00:00
     要让公司领导批准IT部门申请的提案,需要准确预测IT提案的成本与效益,这是CIO的一种重要能力。
 
    Jay Rollins是Churchill Downs有限公司IT部副总经理,他想控制不必要的开支,希望公司能以小搏大,进而从销售商那里获得更优惠的价格和服务; 他还想清楚地阐明技术性项目是如何帮助公司达到其战略目标的。因此,Rollins 要求,必须为所有IT申报项目制定出商务方案。他称,这种规定将有助于企业更好地分析风险、预测成功并监督管理者职责,还能使业务活动更加优化。”
 
    目前,IT部门和业务部门的总经理们通常都要求制定商务方案,以证明技术提案的合理性,并且,许多公司正在将商务方案规范作为他们标准操作流程的一部分。 “IT的价格很高,那么如果你打算合理使用它,就必须制定一个计划,”Sutter健康中心的CIO兼高级副总经理Hummel如是说。该健康中心是一个拥有65个健康护理机构的非盈利性组织。
 
    制定这样正式的分析报告可不是件容易的事情,尤其是对于那些忙于处理日常工作的部门经理来说。“制定一个好的商务方案是非常难的。”位于匹兹堡的教育管理公司CIO兼高级副总经理Kowalsky如是说。该公司是美国最大的提供高等教育的私立学校之一。他说,这需要时间和资源,需要对技术和如何规划该方案有深入的理解,还要对本项目与企业其他优势如何相结合有清楚的认识。
 
以下7个步骤将有助于CIO高效地制定一个优秀的IT项目提案。
 
1.理解企业目标
 
    IT领导者们称,一个优秀的商务方案能预测出成本和节省的开支额,详细列出预期收益和风险,还能清楚地显示出该申报项目如何与企业的战略相吻合。美国梅里马克学院的CIO Maxson称: “你应当表述清楚: 信息技术如何提高企业效益?并能为企业的核心目标提供哪些支持?”
 
    Hummel表示,他的技术提案必须通过一个严格的审批过程才能开始执行。毕竟,他们是在与购买病床、CAT扫描仪等项目竞争资金,所以必须阐述清楚这个技术性项目将如何改进对病人的治疗。“你不得不制定一个能让其他部门经理都能看懂的商务方案。”他解释道。这非常重要,原因在于他的方案要在一个执行委员会会议上通过。在该会议上,CEO、首席医师以及分区执行官要集体决定是否通过该申报项目。
 
2.让数字说话
 
    以数字开头,要包括项目开支、日常支出以及可预测的收益与投资等,Nucleus咨询公司咨询部副总经理Wettemann称。该公司提供IT方面的咨询与调查服务。
 
3.关注投资回报率
 
    许多商务方案中关于投资回报率的论述都不准确,Wettemann建议,尽可能收集最佳的成本与收益的数据,并且要了解这些数据的精确度和变化性。 Judith Spitz是Verizon交流有限公司网络系统部的高级副总经理。她说,在纽约,她致力于制定商务方案,以说明某个具体项目的执行流程,并以此省钱。她举出一个语音系统的商务方案作为例子,在此案例中,她计算投资回报率的成功之处在于,计算出了客户服务代表所处理的电话数量的减少量。
 
    但是专家称,许多项目的收益并不那么容易量化。例如CRM系统,公司如何准确地计算由于客户满意度提高而带来的销售额增长呢?Wettemann说,在这种情况下,就要进行适当的估算。
 
4.关注企业文化
 
    企业文化决定着哪些东西要写进商务方案中去,需要包括多少细节,写多长、由谁、以什么形式、在什么时间提交该方案。一些公司只需要几页关于成本、回报、风险和收益的总结。而另外的企业则想要详细的报告和支持性文件,外加口头阐述。甚至在同一个公司,不同种类的项目可能要求不同的商务方案。Jennmar公司为采矿业和隧道工业提供地面控制技术,Ted Benham是该公司的IT副总经理,当IT部门需要给公司的ERP系统升级时,他提交了一份非常详细的商务方案,不仅说明财务信息,还概述了每日操作中可能出现的失误。
 
5. 说明非盈利性收益
 
    经济性收益固然重要,但专家称IT经理们决不能忽略非经济性收益。事实上,一些重要的提案并不能产生经济性收益。即使不能量化潜在的收益,领导者们也应当用相同的规则去描述那些未来愿景。“越是先进的和具有创新精神的公司越能理解,大约有80%的项目是经济性收益驱动的,而另外20%的驱动力来自能够对公司起到重要的战略性推进,”乔治亚技术管理学院的CIO Cummins说,“你必须越过那些数字,看到数字无法表述的事情。”
 
    例如,Merrimack大学正在安装无线系统、控制台PC和多媒体设备,以创造出优秀的教室环境。这些项目需要一次性投资和一些长期性支出,但是商务方案表明,这些技术将帮助大学保持持久性竞争力。
 
6. 写清楚间接支出
 
    一个好的商务方案需要写明一次性投资和长期支出,还有可预见的风险与收益。但是,专家称经理们还应当说明重要的相关因素。比如,他们要详细说明如何培训工人,如何推进新技术和新流程的应用。另外,他们还应该精确而客观地给出预投资额,这是经常被忽略或者被低估的部分。
 
7. 咨询你的商务伙伴
 
    在起草商务方案的时候,成功的IT经理们都会请教其他部门经理。“最成功的案例都是团队努力的结果。”Wettemann说。商务方案需要清楚地解释每个提案的业务价值。他们需要说明这是如何与全公司的总目标及部门的目标相结合的。而且他们需要证明,升级后的新系统怎样切实促进公司的业务。
 
    Novell有限公司的经理们很明白这一点,作为CIO的 Debra Anderson如是说。他和其他部门的经理们一起工作,制定年度商务计划,规划三年内的项目。他说:“这是一个让IT部门和整个公司联结起来的好方法。”而且此过程能促使公司领导层在各个部门的提案中优先考虑IT部门的提案。
   

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