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企业信息化与学习型企业的形成

企业信息化与学习型企业的形成

作者:
刘国立
来源:
北京市综合投资公司
2013/07/19 00:00
 
一、企业信息化的发展历程和发展趋势  
 
    所谓企业信息化就是借助以计算机、互联网等先进技术为代表的信息手段,将企业的经营及管理流程在线实现, 并使企业管理层真正可以在线获得完整而明晰的“信息”。信息化是一项长期的事业,无论是跨国企业,还是国内的企业,都是在过去几十年中的不同时间、不同切入点开始信息化建设的。 
 
    企业信息化大体经历如下发展过程:在60年代,很多的企业围绕的是成本,在产品的成本上下工夫。在生产战略上追求的是大批量、低成本,当时信息系统围绕着库存控制展开;到了70年代,追求的是速度,追求的是内部协调信息集成,当时提出了MRP 的概念;到了80年代,大家看到追求质量、追求工序控制、降低管理成本、提高管理绩效的重要性,出现了MRPII和JIT等管理模式,这一切都促进了当时的企业信息化建设;到了90年代,个性化需求大大提升,要求企业必须有足够的应变能力,所以柔性制造(FMS)、优化供应链也就摆在了企业管理的优先位置。企业应用超出了注重内部管理的ERP,同时一些供应商推出了CRM,把企业的前台、后台结合起来,出现了ERP/SCM和CRM相结合的趋势。当迈入21世纪,随着互联网在全球的迅猛普及,大家谈论的更多的是电子商务,是企业E化。  
 
    所谓全面信息化,体现在以下几点:1. 企业的所有信息可能并应该集中于一个单一的数据库之中,也即企业数据中心。2. 企业的所有经营流程全面在线完成,没有手工作业进程。3. 所有业务数据经由系统处理,快速形成管理层所需商业智能。以KPI(关键绩效指标)、图表以及可追溯的报表形式呈现。  
 
    现代企业的信息化战略必然包含上述目标。在目标明晰之后可以选择不同的切入点开始长期建设。在每期建设结束时,企业应在信息化战略的背景下对其总结,从而确定下一步目标。信息化战略应保证企业的信息化建设的每一步都能体现阶段成效,在阶段性成果的不断鼓舞下,企业才有可能将信息化事业不断发展。  
 
    二、企业信息化客观上促进学习型企业的形成
 
    (一)企业信息化导致企业组织结构的变迁,促使企业组织结构扁平化
 
    首先就企业信息化而言,冲击的直接对象是企业的组织结构和管理沟通效率,由于企业广泛采用建立在信息基础上的各种管理技术和决策手段,如管理信息系统(MIS)、企业资源计划(ERP)、专家决策系统等等,使信息传递过程大大缩短,上级有可能实时地获取现场的信息和做出决策反应,而且由于信息透明度的提高,使中间管理层有着巨大的压力。企业信息化的结果是加速企业向扩大管理幅度,减少管理层次的扁平化趋势靠近。
 
    其次,企业信息化在一定程度上实现了信息共享,使得一般员工可以更好的领会上级意图,更好的分享知识和经验,从而促成员工技能多样性、工作自主性及反馈,使员工最终体现为能够使企业价值增殖的人力资源,这一过程也促使企业组织结构扁平化。
 
    第三,企业信息化导致越来越多的企业围绕着自然的工作流程和核心处理过程来设计结构,组织中的各个职能部门是直接相连的,不再是通过高层下达指示来联系,内部各职能部门围绕如何比竞争对手更好地满足客户需求达成共识,成为横向型组织,促成组织结构扁平化。  
 
    (二)企业信息化能有效增进组织学习能力  
 
    研究表明,企业信息化能够有效地增进组织学习。与传统的、集权化、官僚化的金字塔式组织结构相比,基于信息技术的网络化和扁平化的团队组织结构具有明显的学习效率优势。信息技术系统的应用会给企业组织的文化氛围带来巨大的改变,通常,扁平化组织总是比传统的层级组织更易于形成积极的文化,在学习过程中,企业组织将发现既有信息技术有待改进的环节和对新应用的内在需要。这些活动本身也将为组织记忆所记录,并成为企业信息技术更新和组织进一步学习的基础。  
 
    (三)学习型企业的形成  
 
    客观地讲,学习型组织不是自然形成的,是企业适应外部环境竞争、求生存、求发展的必然结果,是硬件条件具备、企业内部人员主观努力追求的,这是一个渐近的过程,是企业追逐的目标。企业信息化是学习型企业形成的基础。圣吉在《第五项修炼》一书中把学习型组织归纳为“五项修炼”,这五项修炼相互作用,相辅相成,不可缺一。即:1、培养组织成员的自我超越意识;2、改善心智模式;3、建立共同愿景;4、搞好团体学习;5、运用系统思考。学习型企业具有六大特点:1、精简;2、扁平化;3、有弹性;4、不断自我创造;5、善于学习;6、自主管理。
 
    目前众多企业进行学习型组织方面的实践活动,企业背景不同、特点不同,决定了构造学习型企业的方式也有所不同,但如下两点是相同的:一是企业信息化,二是营造知识共享的文化。为营造知识共享的文化,须阐明知识共享的意义、定义知识共享的行为、提供知识共享的资源、制定知识共享的激励机制、持续推进知识共享。  
 
    三、北京市综合投资公司建立学习型组织的实践  
 
    (一)组织结构显现扁平化趋势  
 
    近年来,北京市综合投资公司(以下简称“公司”)为适应外部环境变化及内在需求,其组织机构进行了较大规模的调整,同时组织机构调整频率也较以前加快,尤其是2003年进行了较大规模的制度创新,如实行“月计划、月总结”,即每月月初各部门制订月工作计划,工作计划制订过程部门员工全员参与,发挥员工主观能动性。各部门月度工作计划月初汇集成册,予以公示,便于部门间沟通与协调,同时部门间互相监督,提高了工作自觉性,加强了部门间的横向联系。
 
    2003年推出系列管理制度如投资管理办法及相应实施细则,重点推行项目小组、项目经理、责任董事制度,项目经理是直接责任人。由于公司很多投资项目是公司高管出任董事,这样的管理制度可以使公司高管更多的介入项目管理,原先项目管理通过高管→中层管理人员→一般员工的线性管理模式有了一定改善,项目管理更加扁平化。
 
    2、打造了基础管理平台  
 
    在设立组织结构方面,2003年成立信息部,专门负责学习型组织的建设和维护,主要工作为外部信息收集和发布、企业内部问题公布和意见收集、知识共享平台的建设和维护,信息部通过与其他部门紧切合作,为学习型企业提供组织保证。
 
    人力资源保证方面,公司系统实行信息员制,即各控股公司及各部门确定一名专职或兼职信息员,每个信息员都是一个信息结点,通过他们进行信息传递工作,便于上情下达,下情上达,同时公司定期对信息员进行培训,并举办研讨会等活动,进一步加强彼此的信息、知识的沟通,提升组织学习能力。  
 
    3、构建知识共享与交换平台,最大限度实现组织成员内部知识共享  
 
    近年来公司投入较多资金构造公司内外信息网络,局域网方便快捷,在局域网平台上装载内部管理信息系统,内部管理信息系统上我们创办了《经济决策参考》、《管理论坛》等栏目,《经济决策参考》主要编辑一周内与公司相关的重要信息,必要时对信息进行解读,《管理论坛》是公司员工对改进公司管理发表意见的园地,员工可自由地为公司发展献计献策。对于外部网站建设,重点在于网站内容的及时更新,及时发布公司相关资讯,通过它加强公司与外部的沟通与联络。

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