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成为复杂系统管家的领导力之旅——《如何系统思考(第2版)》推荐序 by Dr. Charlotte Roberts
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如何选择企业资源计划系统

如何选择企业资源计划系统

作者:
邱昭良
来源:
《企业管理》
2014/06/02 21:29


    企业资源计划(Enterprise Resource Planning, 简称ERP)系统作为一种成熟的信息技术系统,能够提升企业的运营效率、增强信息的集成性、实时性,提升企业的竞争力,因而对于很多企业而言,上不上 ERP已经不是问题,关键是何时上、如何上的问题。但如果企业一旦决定上马ERP项目,第一个头疼的问题就是:如何选择适合自己的ERP系统软件?
    
    面对市场上各式各样的IT软件供应商,几乎让人眼花缭乱、目不暇接。即使业内行家想区分处于同一阵营中的若干个软件也不是一件易事,对于大部分缺乏专业知识的企业而言,想选择一款适合自己的软件确实是一件痛苦的差使,但企业无法回避这个问题。ERP系统选择是否得当,对于企业具有重要影响。 
    
    一方面,购买ERP系统对任何企业而言都是一笔不小的投资,动则几十万、上百万,甚至以千万计,选择不当,会有巨大的投资浪费;同时,ERP软件上马以后,会直接关系到企业目前和长远的业务发展,选择不当,其后果不堪想象。因为ERP软件选择和实施不当导致系统失败、甚至企业陷入困境的例子并不罕见。 
    
    另一方面,软件的选择已经成为影响IT应用项目成败最重要的因素之一。据赛迪网(CCID)一次调查显示,在IT应用不成功的案例中,因软件选择不当而失败的比例高达67%。俗话说:好的开始是成功的一半。正确的选型是成功的重要条件,而选型不当则可能埋下失败的种子。 
    
    那么,如何才能从琳琅满目的产品中选择最适合自己的软件系统呢?根据笔者在企业信息化建设和服务方面的经验,笔者认为,企业在选择企业资源计划软件系统时应坚持3项原则,考虑5方面的要素,遵循6个步骤,同时关注7个注意事项。

一、软件选择的3原则

(1)适用为王

    我们选购任何一件耐用商品,都要考虑功能、易用性、价格等因素,选择ERP软件也不例外,但ERP系统软件不同于一般的商品不满意可以更换,它不仅需要复杂的实施与配置,而且一旦应用很难更换,对业务会产生长期而深远的影响。因此,软件选择必须慎重,要将适用性放在首要位置,从企业战略目标出发,梳理、优化业务流程,确定关键功能需求以及改善的目标和远景,然后再对软件进行评估和选择。 
    
    所谓适用性包含两层含义:首先,我们认为,企业在不同的发展阶段,其业务战略、运作体系、管理架构、业务流程都有很大差别,因此对于IT系统有不同的需求,ERP软件一定要满足企业现有业务运作的需要,不能超越现有业务发展阶段太远;其次,要能符合企业未来一定时期内业务发展的需要,有一定的扩展性。 
    
    与此相对应,企业最容易陷入的误区有两个:一是好高骛远,“贪大求洋”。很多企业不顾自己的实际需求,购买最好的(也是最昂贵的)软件,聘请了“洋咨询”,花了很大代价,实际效果并不一定好。这种情况在一些国有企业或上市公司中时有发生,究其原因与企业治理结构有关系,实际执行人员或决策人员害怕承担风险,不是完全地考虑投资回报关系而走入“贪大求洋”的误区。第二个常见的问题是目光短浅,只强调对现有业务的电子化,缺乏整体规划和一定的前瞻性,导致软件选择不能适应企业未来发展需要,甚至束缚了企业业务的发展,要么不断修修补补,要么被迫重新更换系统,从而导致巨大的浪费和损失。 

(2)考虑整体拥有成本

    ERP软件作为一种特殊的商品,它的安装、实施、维护和开发都十分复杂,需要企业投入大量的人力、物力和财力。所以,不同于一般的商品,ERP软件的成本要素主要由以下六部分组成:基础软件费用(不包括数据库费用)、第三方软件费用、开发工具费用、安装费用、软件系统实施费用以及第一年维护费用。此外,与系统实施密切相关的费用可能还包括企业购买PC、服务器、打印机与网络设备等硬件产品以及操作系统和数据库产品的费用、人员培训费用以及很多无形的隐含成本,如参与项目实施的人员费用、业务停顿的损失、系统实施以后的运营维护、升级费用等。所以,必须系统地考虑整体拥有成本(Total Cost of Ownership,简称TCO),不能单看一两项报价。 

(3)选择服务与选择软件同等重要

    由于企业管理信息化是一项复杂的高知识含量的工作,而且风险很大,没有经历过实际项目的人很难有效把握整个项目的推进和规避风险;如果企业自己摸索,很可能陷入“IT泥潭”。与此同时,大多数套装管理软件都需要进行配置和调试安装,因此,大多数企业都需要第三方咨询服务机构的帮助――即借助专业的IT应用咨询公司。从某种角度上讲,选择专业的服务商比选择具体的软件产品更为重要。很多IT服务商的服务内容包括IT战略设计、业务流程设计、功能分析与需求设计、软件选择与系统实施。 
    
    选择服务商的理由还包括:IT应用系统的实施既要精通软件产品,还要精通管理理论与实务、熟悉行业管理模式。而在实践中,IT系统厂商一般精于产品与技术,而疏于管理实务;而企业自行实施又往往会限于传统和习惯的管理模式与思维以及内部的障碍而困难重重。作为第三方的咨询公司则可以协调组织IT应用系统的实施,帮助企业实现IT应用的预期目标。事实上,很多大的IT应用项目的成功几乎离不开专业咨询公司的帮助,例如联想、长虹、康佳等。因此,要善于借用外脑,不要闭门造车。 

二、软件选择的5要素

    评价ERP软件系统的因素非常多,在实际操作过程中,我们一般建议企业考虑软件的功能、质量、技术的先进性、软件和服务供应商的实力以及价格等五方面的要素,并形成一个完整的评价体系: 

(1)功能

    如上所述,企业要将评估ERP软件的功能放在首位,按照常规,对软件功能的评价占50%左右的权重。一般而言,ERP软件主要包括生产、销售和市场管理、采购、配送与仓储管理、财务管理、人事管理等功能,不同企业对于不同功能有不同的需要,同时,企业也要求软件能够适应业务运作特色,从而形成和保持竞争优势。因此,企业要成立一个由不同部门人员组成的选型小组,对自己的功能需求制定明确而合理的权重。其次,要考虑软件供应商是否具有适合本行业应用的解决方案;如果是国际性的软件,其本土化程度如何?对于有国际业务的企业而言,也要考察软件是否支持国际化运作,例如多语言、多币种等。 

 (2)质量

    软件系统的成熟、稳定、可靠以及软件供应商的服务状况对于企业业务的顺利进行有着直接的影响。因此,企业需要考察软件的质量。不仅包括软件的成熟度、可靠性,还要考察软件供应商的配合态度、软件演示情况、客户服务质量等软性的质量因素。从成功的企业IT应用实践来看,成熟的软件可以避免由于软件不稳定而引起的对业务的影响,保证系统的成功上线和顺利运作。否则,就会出现各种各样的问题。 

 (3)技术的先进性

    ERP系统作为一个利用先进的信息技术来实现业务运作和管理的载体,技术的重要性自不待言。因此,要将技术的先进性作为一个重要因素来考虑。对技术的评价需要从服务器平台、操作系统、数据库、技术结构、可控制的安全性、集成性、可开发性、INTERNET功能等方面来评价。目前,国际上流行的趋势是从客户机-服务器架构(Client-server Architecture,简称C/S架构)转移到支持因特网远程操作的浏览器-服务器架构(Browser-server Architecture,简称为B/S架构)。 

 (4)软件和服务供应商的实力

    因为ERP软件需要配置、安装、测试等实施服务以及持续的维护、升级支持,因此从某种角度上讲,选择一个ERP软件和服务供应商,如同一场“婚姻”——选择了有实力、态度好的供应商,如同娶到了称心如意的伴侣,可以“白首偕老”;否则,会非常痛苦。所以,必须将供应商的实力作为一个重要因素来考虑。体现供应商实力的指标一般包括:供应商的生存能力、支持能力、供应商在本行业的经验、软件是否通过地方财政部门评审等,可以从供应商的美誉度、其产品的市场占有率、成功案例、第三方评价等方面获得信息和参考。 

 (5)价格

     如上所述,需要根据软件整体拥有成本,考虑一个合适的价格。 

 三、软件选择6步曲

    从以上论述可以看出,ERP软件的选择是一个非常烦琐的过程,除了需要将各种因素考虑周全以外,还要有一个科学的过程设计和良好的过程控制,才能保证决策的科学合理。一般而言,软件选择可以参考以下所述的“六步曲”:

 (1)确定需求

    在企业流程优化的基础上,通过进一步的面谈确定企业管理系统中各业务子系统近期和长期的功能需求及其优先级,并形成功能需求结构树和功能需求表。最后,软件选型小组将经各部门经理确认的功能需求表同时分发给各候选软件供应商,以征询各软件对业务功能需求的满足程度。 
    
    (2)确定软件评价的指标和权重

    企业可以参照上文所述的五方面要素,制定出适合本企业的软件选择指标体系及其权重,作为评价软件的标准。 
    
    (3)向备选供应商征集项目建议书
    
    各软件系统供应商会根据企业需求,就候选软件向企业提供项目建议书。企业的软件选型项目组根据各供应商的项目建议书对候选软件对本企业需求的满足程度及实施建议进行评分。 
    
    (4)软件演示与评估
    
    根据项目组的安排和企业的要求,各家供应商会进行软件现场演示,并回答企业提出的各种问题。企业要针对各软件演示的功能对企业业务需求的满足程度、操作界面的友好性、演示的针对性和演示人员的服务态度、业务素质及对其解答问题的满意程度等方面给出评价意见。项目组统计和汇总各单位的评价意见,得出各候选软件在本选择指标上的得分。 
    
    (5)收集第三方资料
    
    项目组通过多种方式,调查和研究候选软件及供应商的相关信息,对软件供应商软件本身的背景及其相关信息进行充分地了解。这些手段包括:向供应商发放调查问卷;在相关媒体、因特网等资源上查阅第三方权威评测机构对各候选软件和供应商的评价报告等多种方式。 
    
    (6)整体评估和选择
    
    项目组对各候选软件及供应商的各方面表现进行评分,再根据企业确定的软件选择指标权重进行加权统计,得出各候选软件综合得分并据此做出软件选择建议。最后,由企业的最高领导和业务部门的主要负责人共同做出软件和服务商选择的决策。 
    
    四、软件选择7个注意事项
    
    软件选择结束后,企业将依据合同法与中选的软件厂商签订合同,购买软件产品和服务。因为ERP软件及服务是一种特殊的商品,合同订立中需要注意以下7个方面的事项: 
    
    (1)软件产品明细
    
    由于软件产品更新快、版本多,必须明确软件产品、附加产品以及第三方软件的名称、版本号和包括的详细功能模块;同时,软件的帮助资料也要配套、完整、齐备。 
    
    (2)软件使用费
    
    明确使用软件的用户数(软件一般按照用户数来购买,有些厂家也会考虑用户购买的功能模块等因素);明确软件的报价、折扣和实际价格;明确未来每新增一个用户的费用等。 
    
    (3)年度支持和维护
    
    按照行业惯例,软件供应商一般按照软件使用费的百分比(一般为15%)计算年度支持和维护费用。因此,需要明确年度支持和维护费用的收取方式,是固定费用还是根据物价指数进行调整;以及具体包括哪些服务内容,如升级服务、热线支持、远程诊断等。
    
    (4)付款时间和方式

    企业与软件供应商需要协商做出适合双方的付款方式,明确分期付款的时间、进度,并对付款的条件进行明确定义。 
    
    (5)实施支持服务
    
    明确实施支持的具体内容和费用;明确负责主管和职责;明确未履行合同实施条款的惩罚措施;明确二次开发的具体内容,提供的服务,进行的方式和相应费用。 
    
    (6)培训
    
    培训作为项目实施成功和实现知识传递的重要手段,需要引起企业的高度重视。在合同中,需要明确供应商提供的培训课程、相应的人员,资料、费用和时间安排。一般而言,软件供应商应提供一定数量的免费培训时间。 
    
    (7)其它
    
    明确软件供应商如被收购、发生倒闭、或最高领导层发生变更等情况时,对客户权益的保证以及补救措施;免费升级未来所有类似产品的功能;明确未履行合同培训条款的惩罚措施等。 
    
    总之,软件选择对于企业而言,是一件非常重要而复杂的工作,必须高度重视、谨慎选择,必要的时候,要在专业的IT咨询服务机构的指导下进行。 
    
    作者简介:邱昭良现任北京贯能管理技术服务有限公司事业合伙人、南开大学企业管理博士研究生,曾任联想集团ERP项目副经理,全程参与联想集团ERP项目,并为多家企业提供信息化建设咨询和培训服务。在学习型组织、知识管理、IT应用等领域有一定研究和实践经验。

注:本文发表于《企业管理》2002年第4期,转载请注明作者、出处。

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