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知识文化塑造之道:木桶理论的启示

知识文化塑造之道:木桶理论的启示

作者:
夏敬华
来源:
学习型组织研修中心
2013/12/02 23:47
    在知识经济大环境下,有很多企业已经在实实在在的做着一种工作——知识管理。知识文化的共享无疑是知识管理一个至关重要的方面。然而,我们发现,有很多企业会经常陷入“就文化谈文化”的困境。那么,究竟应该怎么样走出知识共享困境,塑造知识共享文化呢? 

    谈到这,就想起了木桶理论。经典木桶理论说的是,一个木桶所能装的水取决于最短的那快木板。具体到知识管理,觉得知识管理首要追求的就是建造一个密封的保证知识不致流失的知识木桶,而且组成这个知识木通的各块木板是具有成长特性的,能够保障这个知识木桶能够盛放因知识共享和创新而产生的更多知识。  

    那么,这样的一个知识木捅到底应该需要由哪些木板来装配而成呢?以前,很多企业尝试用 IT这块木板来单独构造木捅,却发现难如人意;也有企业东拼西凑又拿了些其他的木板,却发现不同木板之间仍会留下很大缝隙,知识照旧流失。我们发现,要装配一个密封的知识木捅,常常需要以下几种不同类型的木板:  
  • 战略型木板:这块木板的作用在于让企业所有员工能够清晰地感知要共享知识,要达成一种共识化——共享是企业的价值取向和工作方式。在打造战略型木板时,常常需要从知识管理建设愿景、知识管理长短期目标、知识管理建设策略等几方面来入手。  
  • 业务型木板:这块木板的作用在于让企业所有员工清楚有哪些知识可以共享,要使知识有序化——知识是经过系统梳理的,是和业务相结合的,而且是有系统地组织的。目的是使知识成为指导员工工作的指南,每个员工都知道在业务工作的各个环节需要参考哪些信息?利用哪些知识?工作完成需要提交哪些知识?  
  • 管理型木板:这块木板的作用在于让企业能够在制度层面激励员工共享知识,要形成制度化——企业知识管理的推动组织架构如何设计?需要有哪些具体的知识管理运行、考核和激励制度来保证员工来共享知识?在这些方面,有很多具体的做法和措施,比如可以在企业评选最佳知识共享部门、最佳专业社区、知识贡献杰出员工,并采取财务激励和精神激励相结合的方式,如颁发由高层签署的荣誉证书,并发给一定的奖金或者奖品、在公司入口处建设一面“荣誉墙”公布获奖人员名单等等。  
  • 系统型木板:这块木板的作用在于为企业员工提供有效的知识共享平台,促成员工形成工具化意识——大家的日常工作已经离不开知识管理系统,大家共享知识、实时协作、上传电子文档都成为自然而然的事,谁也不会觉得奇怪或者是麻烦,这根本就是日常工作的一部分,不用反而是不正常的。  

    所有这些都是一些很基础的工作,看似和文化无关,但都可以切切实实地改变企业的行为方式,促成共享文化的形成。  

     在知识贡献的激励制度方面,有很多企业采取了一定的措施并取得了良好的效果,西门子就是其中的一个典型。在建立一个被称ShareNet的知识共享网以前,西门子信息通讯集团(ICN)的情况不足人意:权力集中导致信息集中于集团总部,各部门之间缺乏合作导致无效竞争,大家都在‘重复发明轮子’,业务流程效率低。为此,公司制定了改革的目标:将西门子从一个以产品为基础的企业,转变成为一个以知识、人才和优质服务为基础的企业。那么,西门子是用什么来激励ShareNet用户共享知识?他们通过一个质量保证和奖励计划(The ICN ShareNet Quality Assurance and Reward System)来激励员工共享能有价值的知识。在西门子通信网络集团员工可以通过知识共享活动获得“知识股票”,“持股量”积累到一定的程度,员工可以获得公司的特别奖励。比如,前50名的员工最近获得了公司赞助的到纽约旅行的机会。  

    知识木桶给了我们看知识文化塑造的一种更宽广的视角,指出了打破知识共享壁垒的几个关键作用点。但是如何用力?如何在企业中一步步落实?也还是一个艺术性的工作。  

    从这个角度来看,就需要有一种科学、实用的促成知识文化变革的方式。全球首屈一指的领导学和变革权威约翰?科特(John  Kotter)在其著作《变革之心》中认为,“目睹——感受——变革”的机制才是改变行为的最佳方式,强调直观印象所激起的情感比理论分析更能引导变革的发生,而不是常见的“分析 ——思考——改变”,更不是“命令——接受——改变”的过程来改变自己的行为。 这里的核心就在于:改变行为更多的依赖于变革之心,而不是变革之脑。  

     那么,如何在知识文化推动之路中,用变革之心引领前行呢?大致也可以分为八个步骤:  

     增强紧迫感:这是非常关键的一个环节,要让大家认识到知识共享不是可有可无、可做可不做的事情。比如,可以编制知识共享的相关宣传手册,重点放在外部标杆介绍,尤其是同行业的知识管理标杆介绍,让企业内部形成紧迫感。  

    建立指导团队:这正是管理型木板发挥作用的地方,需要建立一支有力量的知识管理指导团队,以提供足够的推动力。  

     确立正确的愿景:在战略型木板中,最关键的工作就是确立正确而鼓舞人心的知识管理愿景和战略目标。这个愿景和目标的确定不是简单地想几句口号就可以了,而是要从企业的整体战略、经营目标出发来考虑,通过不断地沟通来形成对企业知识管理的长期建设具有指导意义的方针。  

   有效地沟通愿景:沟通愿景是一项需要广泛开展的工作,要让员工最大程度地认同企业正在发生的变革。如:可以开展包括高层个别访谈、企业关键中级主管座谈会、员工代表座谈会的各种定性定点调查;开展相关的文化研讨营活动。  

   授权行动:授权行动的核心在于能让企业更多地成员亲身参与进来,用自己的行动来体验,这是业务型木板发挥作用的地方。虽然,我们不赞成采取那种大张旗鼓的所谓“革命性”文化活动,但是在日常工作的开展中,也不能使工作逐渐钝化而没有活力,需要周期性地造点微澜,比如:可以开展部门自主演讲行动,让每个员工在充分展示自己的同时,实现知识的传播和共享;还可以召开领导经验传播会,让企业的每个高层领导周期性的进行主题演讲,实现高层智慧共享。  

   创造短期成效:创造短期成效是增进员工信心、深化变革的重要一环,在这方面,可以通过业务型木版和系统型木板的结合,让员工感受到知识管理系统给日常业务工作所带来的帮助。  

   不要放松:一方面需要将阶段性成果通过各种途径在企业内推广,如简报、录像、海报等方式;另一方面,需要将逐渐发挥管理型木板的配套作用,通过执行知识考核和激励制度,对知识贡献度高的员工进行激励。通过这些方式使企业和员工不至于松懈,推动变革进一步向前。  

   使变革长期化,形成文化:最终的目标是将变革作为一种新的企业文化固定下来,使共享成为一种行为习惯和工作方式。在这方面,可以辅助相关评估手段来周期性考察和督促相关工作的持续开展。如:每年度对集团、各子公司、各部门的知识管理工作进行评估,重点评估知识共享文化理念是否深入人心?员工行为发生了什么变化?变化程度如何?企业的管理风格和管理制度是否发生了相应变化?在进行知识共享文化建设中,各级领导和员工是否尽到了责任?等等方面,以形成一种有效的正反馈。  

    总结来说,知识文化内核就在于知识共享;共享文化的塑造,常常要做很多文化之外的基础性工作;而共享文化的组织中落实,需要遵循科学的步骤;步步落实时,要善用变革之心,而不是总是纠缠于变革之脑。

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