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如何建立“数字化学习型组织”?

如何建立“数字化学习型组织”?

作者:
廖肇弘
来源:
学习型组织研修中心
2013/08/10 00:21
特别说明:本文系廖肇弘先生专栏文章,为忠实于原文,本站除发表题目稍加改动外,其他部分暂时决定不加改动。由于台湾与大陆有些术语习惯性说法不同,请读者海涵。如果读者希望改成大陆的习惯说法,请与本站联系。

一、前 言

   学习型组织与系统思考大师彼得·圣吉 (Peter Senge)在「第五项修炼」(The Fifth Discipline)与「第五项修炼II实践篇」(The Fifth Discipline Fieldbook)书中所提出「学习型组织」与「系统化思考」的概念,至今已成为组织行为学科的经典架构。 

   在当前企业全面e 化的浪潮下,我特别有兴趣的主题则是 : 企业如何藉由 IT信息科技的辅助,尤其是 eLearning 系统的建构,打造出一个真正的「数字学习型组织」 (eLearning Organization) ? 「数字学习型组织」的特质和愿景又是什么? 

 二、学习型组织 

   Peter Senge 认为,学习型组织的特质是 : 「一个不断扩充知识的数据库,会随时向外寻找配合企业需要的知识,并且确认新观念会在公司内部广为流传;能提供热衷实验并勇于承认失败的环境。」;「它强调团队合作、建立愿景并积极创新;它能倾听消费者的心声;它会让员工参与公司,并为员工制造福祉,以换取忠诚。」 

   Peter Senge 的观点,和目前企业所盛行的知识管理,在推展时所需要注意的重点,许多都不谋而和。 

   Peter Senge也认为:「公司要有竞争能力,不仅需要具有学习能力,而且需要持续不断专注地学习。学习型组织的概念乃是由员工个人的修炼、经理人的个人变身以及整体组织的学习环境所构成。首先,组织内的员工个人需要能展开五项修炼:放弃旧有的心理模式(突破习惯领域);学习开放自己,接纳别人(驾御自己);了解组织真正运作的方式(系统思考);分享共同的远景;然后共同努力,完成共同目标(团体学习)。」 

   那么我们如何以 eLearning 系统来建构一个「数字学习型组织」呢?

 三、数字学习型组织

   首先,我们必须先对 eLearning 的定位有基本的认识。eLearning 系统属于 企业整体 e 化中的一个子系统,尤其与 KM 知识管理系统以及 e-HR 人力资源系统息息相关。因此,和一般 Ebusiness 系统建置的重点一样,要建立一个完备的 eLearning 系统,必须按照一定的步骤和策略来实施,才能确保推动的效果。

   就笔者的经验而言,企业实施eLearning 系统的 e 化,可包含两种层面 : 
  1.  教育训练流程的 e 化
  2.  教育训练活动的 e 化

   所谓「教育训练流程的 e 化」,指的是将目前实体训练活动中的相关流程,透过 e 化的程序,缩短时间,提升效率。例如以往企业不论是在外训、内训的流程中,可能需要填写许多训练申请单、主管签核、训练经费的申报、报名作业…等等,以及训练结束后的统计分析报表、趋势分析、学习纪录…等,如何将这些行政流程以 e 化的方式,缩短处理的时间,并以 e 化的方式,收集于数据库,以产生可供汇总分析的信息,皆属于「教育训练流程e化」的范畴。

   而「教育训练活动的 e 化」,指的是将实体课程进行时的各种素材及活动,通通以 e 化的方式纪录下来。例如讲师的演讲稿、投影片、参考数据,甚至是讨论过程的文件,上课的录像带、录音带、家庭作业…等素材,皆以数字化的方式保存下来,并以分门别类的方式储存起来,以供后续受训者可以重复运用。 
  
   虽然对企业来说,这两者同样是在谈 eLearning ,但所要重视的却是不同的层面 : 


   四、注意要点 : 

   由技术角度而言,要为企业建立完备的 eLearning 系统,要考量的事项包括 : 

   1. 平台 : eLearning 平台,指得是服务器端的软件。着重的应该是系统的稳定性、与企业原来的 Intranet 系统及 HR 数据库的整合性、学习纪录的分析…等。在国内常见的有 Lotus 的 LeaningSpace、资策会的 IDEA、育碁科技的 TrainingClick、亚太教育训练中心的 NetForum….等;国外著名的网络教学平台则有 Saba、Centra、WebCT…等可供选择。

   2. 教材 : eLearning 教材,指得是可以运用浏览器播放的多媒体素材。着重的是多媒体的效果、学习效果、以及各种教学课程内容规划的适切性。以资策会的定义来说,在线教材又可以分为浏览式、演讲式、模拟式、群组讨论式四大类。每一类所使用的教材开发工具以及制作成本,大不相同。 

   3. 教学模式 : 教学模式,简略的可以区分为两大类 : 同步教学、分同步教学。 

   同步教学必须让讲师和学员在同一时间,在网络上进行教学的活动,常用的技术包含VoIP、电子白板、聊天室..等功能。此种教学模式较适用于需要与老师大量互动的课程,例如技术性的操作课程、或是语言学习类的课程。在国外较著名的同步教学软件为 Interwise、Centra、iLinc…等。

   异步教学则是运用各种讨论区、考试、在线测验、家庭作业…等机制,让讲师和学员,可以在不同的时间,分别进行各自的教学活动。 

 4. 虚拟社群 :  虚拟社群的经营,在eLearning 环境中也是相当重要的一环。这和所谓的(Peer Learning Model,同侪学习)的模式有关。也就是学员和学员之间的相互学习,在一个具有高度学习气氛的环境进行,运用讨论区、在线聊天…等各种 Collaboration 群组席同作业的机制,针对某一个主题的学科,可以彼此分享学习经验和心得,并以群组机制完成各项学习计划。

   此外,eLearning 要考虑到的人员,应包括下列几个不同的角色 : 

   五、常见错误 : 

   在笔者实务辅导过程中,常看到有些同仁以为,只要买套 eLearning 平台,然后加入一些多媒体课程,就是所谓的 eLearning 系统了。其实问题并没有那么单纯,以下笔者就列出几种规划 eLearning 系统时常见的错误 : 

   1. 企业Intranet 基础环境不够完备,或过于保守封闭。 这是最基本的前提,在个人计算机及 Email 普及的环境下,推动 eLearning 才有意义。在一个 Intranet 基础环境不完整的企业下所推动的 eLearning,是无法达到自我学习、群组学习的效果的。此外,有些企业限制员工上网、或是 Email 账号皆有管制,如此也会大大限制 eLearning 所强调的自我学习的精神和意愿。 

   2. 以传统课程观念规划 eLearning 课程。 网络学习的课程规划,有其独特性,在设计课程的时数、教学方法时,不能够使用传统的观念来规划。例如上课的时数、老师回答学员的问题、引导学习的方法… 等,都应该要针对网络的特性来发挥。否则很容易发生学员在网络学习中,无法得到实体教学课程,有老师导引的效果;在实体课程中,又无法得到网络充分自我学习的优点。 

   3. eLearning教材制作品质不佳。如果只把一本书原封不动的放上网络,相信无法引起强烈的学习动机;过于花俏的教材,也有可能造成学习上的困扰。在 eLearning 教材制作的品质上,也必须针对不同需求的成员,已不同的技术来达成。例如高阶经理人,尽量以 Streaming (网络媒体串流)的技术来制作、技术性操作课程,尽量以同步教学或是模拟教学的技术来制作。在教材的制作上,应该要针对使用者需求来良身打造,在购买某些现成的套装教材课程之前,最好也要考虑与 eLearning 平台系统的整合性。 

   4. 与企业运作流程未能充分配合。 很少企业的 eLearning 只是单纯的提供教材让员工自学使用,大部分导入 eLearning 的企业,会希望让学习纪录与人事及教育训练的数据与流程相互结合,以利未来分析使用。越能与企业流程相互配合的 eLearning 系统,其所产生的效益就越大,当然在技术的复杂度上越高,客制化(Customized) 的程度越高,代表你所需要编列的预算就越高。因此如何在客制化与套装化的 eLearning系统之间抉择,也是要注意的重点之一。 

   5. 未能配合人力资源政策或相关规划。 就企业而言,虽然 eLearning 并不像 ERP 或 SCM 属于 Mission Critial 的系统,但由于其与 KM 知识管理系统及人力资源系统的整合性相当高,因此便必须考虑与企业人力资源政策或教育训练相关规划,整体思考。

   6. 过度依赖 IT 人员。 IT 人员应该只在系统建置初期扮演重要的角色,当系统正式上限运作之后,应由教务管理人员及老师,能够充分运用各种工具,制作自己需要的功能。过度依赖 IT 人员规划或建置的系统,可能会过于偏重技术细节,而忽略了教学模式及教学效果的核心功能。 

   7. eLearning 解决方案厂商,对企业运作流程及整体概念不熟悉。 企业在采购 eLearning 相关系统时,不论是平台、教材,在选择供货商时,最好选择对于企业营运流程具备基本概念的专业厂商。纯粹技术性的开发商或代理商,不一定能为你规划具体的 eLearning 计划。因此选择同时具备技术能力、教学能力、对产业及企业运作流程熟悉的厂商,也是重要的评估要点。

   8. 仓促采购及建置,导致同仁对 eLearning 信心不佳。 由于 eLearning 目前已经是企业界的热门话题,因此不少企业在急就章的状况下,仓促采购及建置系统,虽然能够很快看到系统建置完成,但其实重点是在后续同仁对于 eLearning 系统的接受度以及满意度,若只是以一般软件采购及建置的观点来处理,势必造成同仁对于未来推展 eLearning 时的信心危机及抗拒。

   9. 未能建立学习型组织文化。要建置 eLearning 系统,还需要高度的学习型组织文化的配合,才能发挥相辅相成的效果。系统上线之后,重要的是虚拟社群集学习气氛的导引,如未能建立普遍的学习型组织文化,那么eLearning系统便无法在后续发挥其应有的作用。 

   10. 未能培养专业的 eLearning 团队。 所谓专业的 eLearning 团队,包含了讲师、教务管理人员、教材制作人员、系统管理人员,以及教学模式的设计人员…等。eLearning 系统牵涉到许多和教育训练及教学方法的专业,不是外行领到内行,或是上级指示下级,就能够收到成效的。企业需要专业的团队,才能彻底发挥 eLearning 系统的实质作用。 

 六、结语 :

   要成为Peter Senge 的「学习型组织」,必须经由五项修炼的作为始能达成。而当我们加入 eLearning 的 e 化要素之后,其实「学习型组织」所需的各种组织面及文化面的问题,仍然还是需要依靠人来处理及解决。

   由实务应验累积,并延伸 Peter Senge 大师的思维,我个人认为,「数字学习型组织」的特质和愿景应该是 : 「运用 IT 信息科技建构出一个不断扩充知识的数据库,能协助企业中的个人及团队,随时向内向外寻找成长需要的知识;并且确认新观念能在公司内部的网络环境中广为流传,以提供各种不断创新思维的空间与可能性。」;数字学习型组织应该要 :「强调团队合作、群组协同学习,它能倾听消费者的心声;让员工参与公司,提升员工自我成长的空间,以增进企业文化的认同感」。 

   若能循此目标,并在导入 eLearning 的过程中,注意上述各种应该要避免发生的错误,那么相信各位要建构一个完美的 eLearning 数字学习型组织的理想,应该就在不远的前方了。

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