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学习型组织的基础——知识管理系统

学习型组织的基础——知识管理系统

作者:
傅宗科
来源:
学习型组织研修中心
2013/11/30 02:34
    学习型组织具有三个层次的内涵,在组织结构上属于层次扁平化;在信息分享上属于组织咨询化;在组织形态上属于系统开放化。在这个组织中,组织成员不仅可以分享组织中的共同知识,也可以分享彼此间的知识。在学习型组织中建立知识管理系统,进行知识管理,使组织成员能够方便、迅速、准确地获得各种资讯,是建立学习型组织的一项目标与任务。

    自人类进入信息社会之后,知识的重要性被提高到一个新的高度,甚至有很多学者将21世纪称为“知识经济时代”,在这个时代里,知识将成为最重要的战略资源,应用知识、提高知识的附加值将成为经济活动的核心。因此,在知识经济时代,建立学习型组织,知识管理将是组织经营管理中的一项核心内容,无论人力资源管理、生产管理、设备管理、财务管理等等都必须围绕着它展开。

    知识管理涉及到组织内部各个部门以及各部门之间的文化、信息、技术等各种类型的知识,它是一个系统,是一个能够有效地协调各部门工作,为组织成员提供创新工具、创新环境,并能提高组织竞争力的系统。

知识管理系统工具

    如果一个组织缺乏共同分享知识的行动,那么这个组织将成为一个思想贫瘠与行动力薄弱的孤岛。知识管理所面临的最大挑战即是隐性知识的共享,而其最艰难的目标及能发挥的最大贡献,也在于如何促进组织更有效率的共享隐性知识。 作为知识管理的一项策略——知识共享必须使得信息在不同的团体内搜集与传播,同时也必须建立一种机制,促使人人能时时从他人之处学习,而这则需要组织成员的合作以及知识管理科技的运用。就此而言,学习型组织需要建立起知识共享文化和知识共享系统。

    在这个系统内,无论是组织内的显性知识还是隐性知识都被包容了进来,而组织成员又可以随时从系统内找到自己需要的知识,比如,一个正在修理油泵的工程师可以进入系统,将该台油泵的性能、参数,以及曾经出现的过障和解决方案等内容全部调出来供自己参考,同时,组织成员还可以在该系统内互相自由地进行交流,那么就可以做到组织内的知识共享。该系统便是知识共享系统,或知识管理系统。要建立知识管理系统,首先必须利用以下五个有用的工具:

(1)知识图

    根据组织的组织结构、生产流程或者项目分类清点组织知识,再根据知识清点绘制出反应组织知识状况的知识图。知识清点的对象包括原有数据库、全体职工的头脑以及与组织业务有关的各种外部信息。知识图可以真实地反映组织内知识的分布情况、知识的丰裕情况以及员工的知识掌握情况,形象化的知识图在公开后为组织内部所共享,它是建立内部网和专家网的前提。

(2)电子数据库

    将知识图所反映出来的全部知识登录在电子数据库中,以保证员工在需要的时候即刻就可以提取使用。电子数据库必须与内部网联合使用,另外电子数据库还必须及时更新,以保证知识的有效性。

(3)内部网络

    知识管理和信息技术是密切相关的。利用现代计算机技术与通讯技术,将组织内、外部可以利用的所有知识在个人电脑中反应出来,以达到组织所有员工能够享有这些知识,而无需自己花时间与精力去寻求,一方面提高了工作的效率,另一方面也提高了工作的效果,这就是内部网。

    实施内部网还可以有以下一些功能:① 对大量的、不同类别的信息、服务和工具可以统一访问;② 一次性出版,然后做多个链接到各地,降低了复制劳动和过时信息的数量;③ 信息可以更加方便地加以定位和定时出版;④ 保证每个人能够得到最新信息,而且通信工具也得到了改善;⑤ 每个人都可以变成开发员,提供自己工作范围内的知识。

(4)专家网络

    刚进入组织的年轻职员虽然有着强烈的工作热情,但是缺乏经验和人际关系网,而以正退出第一线的为数众多的一代人为核心的职员们却拥有丰富的经验和人际关系网,这样为了便于双方交流,使年轻职员尽快掌握工作知识,根据以作好的知识图把掌握着重要知识的人挑选出来组成专家网是非常有必要的。

(5)教育研究计划

    根据组织知识图所暴露出来的薄弱环节和不足部分,制定教育研究计划,从外部引进经验或自行开发研究,并对职工进行强化培训,以保证组织的发展计划。

建立与实施知识管理系统

    要建立知识管理系统,必须将各种有用的系统工具整合起来,让它们在同一个平台上运行,达到知识管理的系统化。十年前,我们可能还做不到这样,但近几年由于信息技术的迅猛发展,现在我们已经能够运用各种软、硬件设施,将组织内所有的知识全部包容进来,包括各种显性和隐性的知识,已有和正在开发的知识,并以 “即用即查”的方式呈现出来,便于组织成员使用。

     建立知识管理系统,大致可以分为三个步骤:

    第一步:建立内部网络

     1、知识清点和知识图的制作

    知识清点的对象是全体职工和数据库,因为组织内的知识,一部分存在于职工的头脑中,而销售信息等数字类的知识则主要存在于计算机的的数据库中。通过这种知识清点,组织内部什么样的知识分布在什么地方也就一目了然了,组织内什么样的员工掌握了什么样的知识,他们希望向什么方向发展,这些将变得越来越清楚,同时也能了解组织内缺少的知识是什么,由此便可绘制知识图使组织内的知识状况清晰可见。

    2、建立专家网络

    参考已作好的知识图把掌握着重要知识的人挑选出来组成专家网,这些人被登录在个人电脑的主页上,作为顾问回答组织有关的咨询,双方可以利用电子邮件和电子会议等方式进行知识传递。

    3、制定教育研究计划

    知识图制成后,组织内的薄弱环节和不足部分便暴露出来,这就需要通过从外部引进经验、进行教育研究等方式来加以弥补。作为知识管理的一部分,组织应该在这方面投入大量的资金和时间,保证能够为组织的发展提供充分的知识。

    第二步:登录数据库知识

    知识是人类创造的产物,最初朦朦胧胧产生于人的头脑中的无声的知识是全部知识的源泉。为提高组织员工的工作效率,必须把这些属于个人的知识登录到数据库中,使之能够为众人共享。同时也应把本来就属于公共的知识,包括人力资源、工艺技术、设备操作和外部信息登录到数据库中,使得更多的人能够实行共享。

    第三步:建立知识“流通”组织

    为提高组织员工的工作效率,需要利用知识图、专家网、教育研究计划、知识数据库等来形成使知识在组织内流通的结构,这就是所谓的“知识市场”。在知识市场上,人的知识不断膨胀并产生新的想法,因此知识得到迅猛的发展。为了运用知识市场,必须要建立与此相应的组织,一方面为员工建立这个市场,另一方面引导员工进入这个市场,利用这个市场,这就是学习事业部的工作。

    在建立起知识管理系统之后,剩下的便是如何实施和维护的问题了。作为一个交流、反思和共享知识的系统平台,只有全部或大部分组织成员能够参与进来,使得系统得到互动,并做到真正的“开放”与“承诺”,那么学习型组织的精髓才能得以呈现。在实施知识管理系统过程中,尤其应该注意以下几点:

    1、实现知识管理系统的完全开放化

    学习型组织是一个开放性的组织,知识管理系统也应该是一个开放性的系统。这就是说,知识管理系统不仅应该对组织中每一个成员开放,而且还应该对我们的顾客、供应商、销售商开放,使大家能够从中受益,从而提高我们组织的工作效率和效益,达到建立知识管理系统的各个目的。

    2、把握知识管理全局,改造组织文化

    知识管理项目的成功首先取决于一种鼓励信息共享、知识共享的组织文化,对知识管理持敌对态度的组织文化是知识传播的最大障碍。改造传统的组织文化,建立有利于知识共享的新型组织文化,显然超出了知识管理人员的职责范围。但是如果组织员工对改造组织文化持消极态度,则知识管理人员就应该承担起这个任务,与学习事业部的有关人员配合,努力向他们宣传建立有利于知识创造与知识共享的组织文化的必要性。

    3、系统分析业务流程,将知识管理系统融入业务流程重组

    知识管理就是对业务流程中无序的知识进行系统化管理,实现知识共享和再利用,以提高业务水平和效率。知识管理系统人员应该认识到,信息的创造、共享与再利用不是在真空中发生的,信息的收集与再利用只有与特定的业务流程密切联系,才能有效地发挥作用。在这个阶段,在系统分析方面有优势知识管理人员应发挥重要作用,他们的首要任务是发掘可以让知识管理发挥作用的业务领域,例如市场推广、消费者服务、产品开发等。一方面,他们应对组织人员进行有关的技术培训,另一方面,他们必须努力研究把知识系统、技术手段与具体业务结合起来的最佳方式,并为组织提供指导。

    4、推动组织内部知识小组的形成

    知识小组由那些热心于知识共享的人员组成,其成员通常担负共同的业务职责(如市场营销部门或研究部门),具有知识小组的条件。这个阶段主要由信息使用者们推动,但决不意味着知识管理人员可以袖手旁观,他们应密切监控项目的进展情况。此外,由于大多数组织在知识管理领域毫无经验可谈,应该邀请组织外部的专家参与项目实施,如心理学家、社会学者或人类学者等。

    5、知识管理系统的推动力应来自信息使用者,而不是知识管理人员

    知识管理系统必须服务于组织业务,必须围绕着各项业务流程展开。知识管理人员应根据业务的实际需要和变化及时地补充和调整知识管理系统,这样才能使系统真正地发挥作用,使组织业务有效率,因此,知识管理人员应适时地下基层,听取信息使用者的意见和建议。

选摘自上海三联书店2005年5月出版《创建学习型组织的策略与方法》

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