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知识再造激活知识沉淀

知识再造激活知识沉淀

作者:
孙洪波
来源:
学习型组织研修中心
2013/11/30 19:14
    在知识管理大行其道的年代,很多企业的领导都在考虑如何将存在于员工头脑中的知识充分挖掘出来,最大限度地发挥知识的力量。因此,在很多知识管理的实践项目中,实施重点一般都放在显性或隐性知识的挖掘整理和集中过程上,很多人忽视了企业中已经存在的知识。无论是什么类型的企业中,或多或少的都存在着一些已经成形的知识,比如产品手册,各种白皮书,方案建议书,内部论坛等等,这些东西有些是经过精心整理和编写的,有些是零落的关键知识点,都有着很高的知识价值。但是很不幸,在实施知识管理的时候,这些过去投入很大精力形成的劳动成果却往往不被重视甚至被忽视掉了,我们姑且称之为知识沉淀。
    
    在知识管理实行初期,与其花费精力鼓励大家奉献自己的知识财富,不如先从这些沉淀的知识入手,先充分利用已有的资源,造就一种氛围。早期的这些知识之所以会沉淀,关键的原因在于其形式不适合分享和传播。因此通过必要的手段对这些知识(多数为显性知识)进行再造,使其更适合分享和传播,这样就能有效激活沉淀的知识,使每个员工首先从知识管理中尝到甜头,不仅利于知识管理深入人心,也有利于后期进行隐性知识的挖掘。
    
    知识再造就是对知识沉淀的再组织过程,再造的方法因具体情况而宜,在这里我们介绍几种适于技术知识管理的方式。
    
    化面为点,化整为零
    
    将整体介绍化为多个单项功能或项目的阐述,方便使用者根据自己所需要的内容去查找所需要的知识。例如使用手册,一般都是一个产品从前到后的完整介绍,是一种大块头的知识存在形式。用户阅读手册时往往只关心核心功能,一些细节容易被忽略掉。但是一旦涉及这些细节的时候,往往成为解决问题的关键,要在整本手册中准确的找到这个细节对很多用户来讲都不太容易也不方便。想象一下,为了调节某个参数发给用户一大本手册,告诉他里面有自己找吧,对用户是什么感觉。因此将细节按照功能或者可能的现象进行重新整理,不仅方便用户也方便服务人员。判明原因,处理方法已经成文,薄薄的一张传真就能搞定,那又是什么感觉。
    
    问题驱动,howto当家
    
    Linux的成功让很多大公司非常惊讶,非正规的渠道也能开发出这么出色的产品,这里我们不讨论它为什么会成功。但是毫无疑问,Linux的帮助文档也是其成功的一个重要因素,不象其他商业软件,所有文档都是按照什么系统概述,文件系统,系统管理,网络管理等等,一本本书的形式。Linux的文档非常简单,Howto,怎样装拨号软件,怎样装显示卡,怎样支持汉字输入,怎样设置DNS,数百篇howto,每一篇都针对使用中可能遇到的一个问题进行了详细的描述,提供了具体的操作步骤。这样的文档,哪怕一个新手也可以按部就班地完成一些必要的工作,门槛低了,也就离市场的成功不远了。
    
    变化形式,纵横交叉
    
    还是产品手册,性能指标是每本手册的必需内容,但是当别人问你某个型号的某个某个指标时,你能很快的回答出来吗?我买数码相机时,一直拿不定注意买什么品牌,哪一款,看得很多,但是一会儿就眼花缭乱了,后来找到一个各品牌各型号的性能价格大比拼,一目了然,一下子就找到自己中意的最佳性价比的产品了。不止是指标,很多内容都可以通过这种形式重新组织。形式的多样化,反应的也许是同样的内容,但是适应了不同用户的要求,虽然没有知识的创新,但是方便了知识的流通和分享,这不正是知识管理的要解决的问题吗?
    
    化点为面,建立关系
    
    BBS中往往会有很多有用的东东,但是有的深藏其间,不太好找,怎么办?一种方式是通过整理,变为其他形式。另外一种方式,就是通过必要的技术手段在各个问题之间建立联系。类似的主题,相关问题,都通过知识树的形式串起来,从一个点切人的时候,可能找到的不是自己需要的东西,但是沿着树走下去,一定能帮你找到正确答案。使零散的知识点通过相互关联成线,甚至面,我们所看到的就不是一篇一篇文章了,而是一个完整的准专家系统。
    
    同时这也是解决分类模糊的一种方式,只要有分类,就一定有跨越界限的内容,这些内容的归属令很多人头疼,而关联就可以了。比如,一个用户完全可以通过如何完成excel的自动填充这篇文章找到他所需要的关于Lotus的自动填充的方法,而这可是属于不同软件的类别。
    
    变理论为实践,变产品为案例
    
    很多白皮书是理论性的东西,产品介绍往往也会给人干巴巴的感觉,结合实例就会生动的多。我遇到的最经典的案例是用户用我们高科技产品的扩展功能设计了一个机房地板下的捕鼠探测仪。这样的介绍不仅会吸引使用者的兴趣,而且会促进他们更好的理解产品,激发其创造力。捕鼠都能检测,我们还可以利用它来干什么呢?
    
    很多公司都已经开始提供行业客户解决方案,将自己的产品和特定行业客户的具体需求结合起来,给出一个完整的解决方案,这些都是知识的存在形式。但是解决方案嘛,当然就不是几张纸的事情,往往就是一大本,其实无论多厚,核心内容还是那么几页。如果能把很多方案书中重复性的内容去掉,提炼其中的精华,知识管理也就做到了实处。
    
    对于不同性质的知识,不同的环境,您可以采用的方式也不尽相同,而且还会有更多的方式,比如Flash,多媒体等等。但是,无论形式怎样,知识再造的最终目的就是将沉淀的知识激活,使其能为公司内的每个员工所用,更容易更方便的用。 

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