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论研究机构隐性知识的特征及管理方法

论研究机构隐性知识的特征及管理方法

作者:
邓文彪
来源:
学习型组织研修中心
2013/11/29 19:17
    进入知识经济时代,大量的数字信息使得企业和个人都卷入信息的海洋,而一个企业和个人要想立刻获得有用的信息却难之又难,而从大量信息中提取的少量有价值的信息即为知识,知识成为最有价值的经济资源。
    
    以知识作为生产力的最主要来源的产业可以称为知识型产业。知识管理(KM, Knowledge Management)作为提高企业核心竞争力的有力手段,充分实现企业知识资源的整合、发展、共享和增值,同时也成为新经济时代所有企业共同面对的课题。
    
    研究机构作为典型的知识密集型企业,具有人员个性化、需求个性化等特点。如何有效整合个性化的资源,高效地满足个性化的需求,这是研究机构必须要面对的一个难题。实施知识管理可以将分散的个性化的知识整合成有机的组织知识体系,通过组织知识体系的有效运用和持续提升去解决个性化难题。
    
    知识管理的内涵及分类
    
    所谓知识是一种有价值的智能结晶,可以通过信息、经验心得、抽象的观念、标准作业程序、系统化的文件、具体的技术等方式呈现。知识呈现的形式虽然有很多种,但在本质上都必须具备创造附加价值的效果,否则就不能被称为知识。因此引进、学习、扩散、创新知识,一直都是人类社会发展的特征,也是驱动社会进步的最主要力量。
    
    从社会和教育信息化发展的角度看知识管理,知识管理是研究人类获取、传播、共享、利用和创新知识的活动规律,管理有关知识的各种连续过程,以促进经济和社会发展的理论与实践。
    
    一般而言,知识内涵由于本质上的差异,知识可分为两类,一类是显性知识(explicit knowledge),另一类是隐性知识(tacit knowledSe)。
    
     显性知识一般是指可以文件化、标准化、系统化的知识,因此显性的知识可以从知识库中直接提取和进行独立的学习。广泛适用性、能够被重复使用、以及与人分离是显性知识的特点,因此使用显性知识,不需与创作者接触,就可以产生知识转移的学习效果。由此可见,显性知识无论在扩散速度与学习效率,均相对较高。当然如何将知识经由整理、归纳、分类、储存等手段而达到显性的程度,并且能够十分便利的一再使用,必将是未来企业在知识管理活动中的重点工作。
     
    而隐性知识一般是指比较复杂,无法用文字描述的经验式知识,不容易文件化与标准化的独特性知识,以及必须经由人际互动才能产生共识的组织知识。隐性知识是指建立在个人经验基础上并涉及各种无形因素如个人信念、观念、直觉、洞察力和价值观等的知识,是一类难以表达、描述、交流和共享的知识。它又可分为两个方面,一是技术方面的隐性知识,包括那些非正式的、难以表达的技能、技巧和诀窍;另一类是认识层的隐性知识,包括心智模式、信念、洞察力和价值观等,反映人们对现实的看法及对未来的展望,是世界观的知识。隐性知识产生的成本较高,可重复使用的机会较低,通常应用于附加价值较高的作业活动上。
    
    因此隐性知识管理重点就是如何将隐性知识的创造过程加以效率化,可运用的策略手段包括:形成一致性的企业文化与共识、开放性的组织气氛、运用多媒体网络来增加人际沟通的效率、项目型的团队管理、良好的教育训练与学习机制、更完善的周边配套等。
    
    所以,知识管理的主要任务包括显性知识的规范化描述与共享、隐性知识的显性化以及提供隐性知识创造过程的效率。
    
    隐性知识的特征及层次
    
    隐性知识的主要特征是难于理解,难以用数字、公式和科学法则等来表达,也很难用文字、语言来精确表述,交流与转化速度相对较慢,成本较高,在一定程度上具有独占性和排他性等。
    
    隐性知识的特征是相对显性知识而言的,隐性知识和显性知识至少有以下几个方面的差异:
    
    第一,显性知识是规范的、系统的,而隐性知识尚未或者难以规范。隐性知识往往是零星的,并且常常具有浓重的个人色彩,与个人的个性、经验和所处情景交织在一起,以至于人们难以分清是具有一定普遍性的知识和才能,还是与个人特性连在一起的独特才能。
    
    第二,显性知识背后已获得了坚实的科学和实证的基础,而隐性知识背后的科学道理还不甚明了。大量格式化的知识都通过研究获得,或者通过实证的方法来验证。在社会科学中历史经验、比较分析和统计数据,为显性知识的构建提供了依据和证明。然而,研究单位作为一个以人力资本为依托的特殊企业,隐性知识是最核心的竞争力。研究人员在特定情景中产生的特定经验和隐性知识尽管难以进行复现性的实证分析,也可能尚未抽象到显性知识的水平,但是这些特定经验和隐性知识对研究人员本身和研究机构都十分可贵。
    
    第三,显性知识稳定、明确,而隐性知识难以捉摸。显性知识具有比较稳定和明确的品格。显性知识的稳定性和明确性主要表现在知识的复现性和知识陈述的严密性上。通常显性知识只要获得相同的条件和环境,由某一知识所代表和体现的事实、情景、规律甚至问题就会显现出来。复现表明了稳定,知识表述的严密性将自变量和因变量、将对象与条件严格地区别开来。而隐性知识对自变量和因变量、对矛盾中众多因素之间的相互关系、对对象与条件之间的关系往往不甚明确,大量的研究知识仍然处在隐性的或者或隐或现的状态。
    
    第四,显性知识通常已经经过模块化或者格式化,因此可以用公式、定理、规律、原则、制度、法规和说明书等方式来表述;而隐性知识更多的需要用诀窍、个人特技、习惯、信念形式来呈现。显性知识本质上是对人的认识的编码、格式化和结构化,并且用严密规范的语言使其系统化和逻辑化。相对于显性知识而言,隐性知识还处在非格式和尚示编码、尚未格式化和逻辑化的状态。
    
    第五,显性知识的运用者对所用知识有明确的本质认识,隐性知识的运用者对所用知识的内涵可能认识不清,甚至只是知道模仿会产生同样的预期结果。
    
    第六,显性知识由于已经用特定的方式表现其稳定、明确的内涵,并且可以反复验证,所以容易储存、容易传递传授、容易被人们理解,也容易被人们分享。而隐性知识由于不稳定、难捉摸、背后的道理不明确,常常被表现为个人的诀窍和特技因此不容易储存、不容易传递传授,也不容易掌握和分享。
    
表1 隐性知识与显性知识的特征区别
资料来源:根据Ikujiro(1991)提及的观点

    研究机构隐性知识分布在内部员工个体、项目组、部门、单位等不同层面的知识主体之中。一般情况下,员工个体与各种项目组或部门发生直接的工作联系较多,而项目组、部门与单位层次联系密切,同时员工个体与单位层次也存在一定的相互关系。
    
    第一,员工个体拥有的隐性知识。员工个体拥有的隐性知识的主要特点是:高度个体化、不易言传和模仿,深植于员工个人的行动与经验之中,同时也深藏于员工个人价值观念与心智模式之中。
    
    员工个体拥有的技能类隐性知识包括那些非正式的、难以明确表达的技能、技巧、经验和诀窍等;这类隐性知识与个人经验、行为和工作内容紧密相关,是个人长期积累和创造的结果。有些技能类隐性知识具有很高的价值。
    
    第二,群体(项目组、部门)拥有的隐性知识。群体中的个体由于彼此紧密的互动和直接沟通,通过模仿与练习、感悟和领会,形成彼此能够会意却不易言传的隐性知识。主要特点是它表现为群体所掌握的技能、研究过程以及群体成员的默契、协作能力等。
    
    第三,单位层次拥有的隐性知识。单位层次拥有的隐性知识既不能脱离企业中个体或群体的隐性知识而独立存在,但又不是个体隐性知识或群体隐性知识的简单加和,而是在对员工个体、群体和从企业外部获取的各种知识有效转化、整合和长期实践的基础上形成的,它涌现出单个个体或群体所无法具有的知识特质。主要特点是它表现为只有单位层次才具有的企业文化、价值体系、惯例、共同愿景等,这些是难以清晰说明,但却发挥着重要作用的知识。
    
    隐性知识的管理
    
    对研究机构隐性知识的管理,其实质就是要让隐性知识进行流动和转化,最终使得隐性知识显化。
    
    上述的单位内部各层次之间隐性知识发生的流动与转化主要包括:
    
    第一,相关的员工个体之间从隐性知识到隐性知识或从隐性知识到显性知识的流动与转化。
    
    第二,在相关的员工个体与群体之间通过社会化模式或外部化模式:员工个体隐性知识向群体知识的流动与转化;群体隐性知识向员工个体知识的流动与转化。
    
    第三,通过社会化模式或外部化模式:员工个体隐性知识向单位层次知识的流动与转化;单位层次隐性知识向员工个体知识的流动与转化。
    
     第四,相关的群体之间也经常存在:从隐性知识到隐性知识或从隐性知识到显性知识的流动与转化。
     
    第五,群体与单位层次之间:从隐性知识到隐性知识或从隐性知识到显性知识的流动与转化。
    
    企业内部与企业外部之间也存在着多种知识的交流,这其中包含着大量的隐性知识交流与转化。由于内部知识有限,企业应广泛地与外部交流知识,高效地收集和获取各种所需要的外部知识,包括大量的隐性知识。
    
    经过上述的流动与转化,隐性知识不断地转化为显性知识,个人知识不断地转化为组织知识,零散的知识不断转化为系统的知识,知识不断地实现创新,知识螺旋不断地上升和放大。
    
    隐性知识的管理主要是为隐性知识流动、转化、创新和应用提供和创建良好的机制、体制、文化氛围、各种有利环境和技术条件等。有效管理隐性知识,需要从多方面进行分析:
    
    (1)建立促进隐性知识流动、转化、创新的高效机制
    
    隐性知识的挖掘、流动、转化、共享和创新等管理问题远不是简单的技术问题,建立完善的激励机制和文化机制极为重要。研究机构需从物质和精神两个方面采取平衡高效的组合激励措施来调动员工的积极性,鼓励隐性知识的流动、转化、共享和创新等。应该尽快建立“按知识贡献分配”的激励制度,用物质利益来驱动。精神激励能满足员工的成就欲和尊重欲,对推动员工隐性知识交流与共享十分重要。
    
    (2)进行管理机构和组织体制的改革与创新
    
    由于我国大多数企业对隐性知识的重要性和复杂性认识明显不足。因此,研究机构应改革管理机构,根据自身的具体情况,设立知识主管、知识经理等专职管理人员,组建知识管理体系。企业知识管理体系的主要职责之一是对隐性知识实施有效管理。
    
    我国现行的研究组织体制中层次过多,缺乏适应性和灵活性。员工的工作被安排在狭窄的范围里,给隐性知识的交流与共享设置了严重障碍。应尽快建立一种团队与等级制相结合的研究组织形式,这既可以减少层次使组织结构扁平化、柔性化、网络化,加快知识的交流、转化、共享和创新等,又可避免“退化的风险”。学习是企业“生命的源泉”和“成功的关键”,应采取各种措施逐步把企业建成学习型组织。
    
   (3)充分利用现代信息技术等相关手段、方式
   
    研究机构在建立知识库、内部网时要充分考虑怎样便利于隐性知识的管理。如可采用电子讨论系统,让员工写下他们的经验和最佳实践,存储到讨论数据库中,以利于交流和共享。在Internet上应用专家系统可加快专家隐性知识显性化的速度;可借助软件等开发工具,总结员工技能、经验和诀窍等,在一定程度上加快隐性知识交流、共享与创新的进程。对大多数难以编码的隐性知识,有效办法是建立“寻人数据库”、“知识地图”专家网络系统等,让员工迅速找到拥有某种隐性知识的人员。还可通过视频工具使分处两地的人像面对面一样地进行交流,消除空间距离所造成的障碍。
    
    在把某些隐性知识转化为显性知识的困难过程中,需要采用恰当的表达方法和工具。隐喻性文字、象征性语言、演绎、推论、模型和头脑风暴会议等是用来表达人们经验、技巧、直觉和灵感等的有力工具;图片、视像、多媒体等也是隐性知识表达的重要工具和手段。对部分可显性化的隐性知识应尽量模块化。
    
    隐性知识管理绝不是简单的技术问题,关键是营造一个以人为本、鼓励知识交流、共享和创新的知识主导型企业文化。建立“自觉合作”、“自觉交流”、“自觉共享”的价值观,促进员工主动交流、共享与创新知识。在单位内创造一种信任、合作和深度汇谈的精神对于这种企业文化的形成至关重要。

    邓文彪博士系深圳纬能管理系统发展有限公司,知识管理专家,IBM知识管理专家认证(CKP) 培训指定讲师。

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