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如何建立团队章程

如何建立团队章程

作者:
Victor Caune
来源:
网络
2017/12/17 18:43
在现今的商业环境中,企业要想在竞争中胜出必须做到依靠客户,灵活,快速响应客户。为了达到这一目的,他们正在改变传统的工作方式(比如垂直的职能驱动型组织结构),向强调团队成员授权和领导职责共享的团队工作方式转变。
 
过去,很多企业往往仓促建立团队,没有花费足够的时间,培训和财力来为团队的有效发展奠定基础。团队成立之前的情况,以及前几次会议往往决定了团队是否继续存在。
 
团队成功的一个关键因素在于团队章程的确立和被接受程度。团队章程向团队成员,高级管理层和其它项目干系人提供了:
 
· 需要被完全理解的团队所承担的工作信息
· 清楚的团队组织结构,成员和角色
· 考核团队目标和绩效的基本原则
· 团队运作的限制和界限
· 管理团队组织关系的流程和接口
 
组织流程章程有四个要素:发起人,制定项目计划,同意或者否决,审核。
 
团队章程描述了对团队的全部的要求和团队被期望完成的绩效成果。在建立团队时,发起人(们)和其它可能的关键的干系人应该完成一份概况性的章程。同时,团队对这份概括性章程拥有定制空间,并且最终完成团队自己的章程也非常重要。
 
“发起人是授权给团队的关键角色”,根据卡达维(Carter Holt Harvey)公司在澳大利亚墨尔本的加工工厂的运营经理Andrew Wardman 所述,“我们的经验指出,明确一份团队章程需要耗时超过六个月的大约4次连续会议(solid sessions)”。发起人向团队和它的成员提供正在形成中的重点,资源和动机。主持帮助团队启动,从其发展阶段向高速运作阶段转变。Andrew Wardman谈到,“定期审核保证了查看团队是否正在积极的实现他们的章程,确保这一点是发起人的一项重要职责”。研究表明,在交叉职能团队中,排名第一的资源冲突集中于目标和优先级的定义。在现今的工作环境中,个体发现他们自己在多个项目团队中承担职责,需要持续同时向多个职能经理汇报。一旦组织和团队的优先级不够清楚,无法有效的沟通,或者被管理层忽视,或者被频繁的变更,他们就会变得混乱,成为低生产力的团队成员。因此,对于高级主管人员,在团队建立期间,承认团队章程是一项关键的职责。
 
下面是在制定团队章程的启动阶段,组织可以使用的一份检查单:
 
· 在已经写下的目标中有被认可的团队目标吗?
· 已经识别出团队的关键干系人吗?-就是组织内部和外部能够为团队作出贡献和(或)受到团队影响的那些人。
· 需要从各类干系人那里得到什么级别的支持和合作?-时时掌握, 关注和帮助决策,在继续前进之前获得批准
· 确定和认可了团队的运作界限吗?-比如,团队被授权的范围?-仅仅是建议,开发解决方案,完成试点,执行流程,监控和评估
· 定义了团队的组织结构,成员,角色和团队领导者吗?
· 团队成员需要何种培训?-团体动力学,个人沟通,会议技巧,问题解决和决策领域的一般问题。
· 团队拥有一套被认可的基础规则吗?-比如,怎样做决策?
· 团队对何时何地提供后勤保障以及持续时间取得了一致意见吗?
· 为团队工作的主要、关键阶段作出计划,设立里程碑和评估,团队打算制定一份工作行动计划吗?记录将怎样维护?
· 将怎样衡量团队的成功?
· 团队及其成员能够得到什么奖金,奖励的流程是怎样的?
· 为检查和评估团队的进步制定了审核计划了吗?
 
一旦完成了团队的基础机构和章程,组织一个正式的公司团队启动仪式,确保团队涉及到的每个人都从相同的有利位置开始行动。所有的团队成员,干系人和发起人都能够得到团队章程文档,对其评论和确认。这样也可以使团队成员或干系人提出新的问题或者澄清任何分歧。这个仪式也是高级管理层向团队和他们的章程表示承诺的绝好机会。
 
团队章程连同启动仪式不能保证团队的必然胜利,但是,它的确提供了团队需要的启动的有利位置,而且是减少误解和获得组织支持的有效方式。
 
作者介绍:Victor Caune:从事变更管理,发展团队和领导能力领域的咨询工作。他帮助包括CSR Gyprock, Southcorp Packaging, Carter Holt Harvey Tissue等公司建立团队,实现上文中提到的团队章程的作用。

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