交好知识的接力棒
发表时间:2006-04-20 15:56:02
作者:Ann Field
来源:世界经理人
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核心知识常随员工的离职而流失，建立机制以保障知识的顺利传承。Ann Field
由于技术上的设计问题，一家大型的消费品公司不得不推迟一项主要新产品的上市。好像那还不够倒霉，在这期间，一家竞争对手推出了类似的产品。结果当这家公司最终解决掉问题的时候，已无法弥补失去的时间，不能从已经占有市场的竞争产品那里攫取市场份额。推迟产品上市及错失市场主导地位造成的损失预计有十亿美元之巨。
坏消息接踵而至。一项公司内部的调查揭露了一个令人痛心疾首的隐情：早在15年前，公司事实上就已经有了解决该问题的方法。只是因为人员调整和职工退休，相关信息被埋没并且被遗忘了。
离任的员工往往带走关键性的知识。如果没有一个适当的程序可以保存这些知识并传递给继任者，这些知识将永远流失掉。那些继任的员工要花费更长的时间才能进入状态，重要的发现和洞见消失了，公司快速和理智的行动能力受到损害。
"没有员工一代代充分的知识的传承，'组织性遗忘'将严重损耗公司的智力资本，这也是对公司知识财富的极大浪费。"战略领导力集团（Strategic Leadership Group）的主席，前乔治·华盛顿大学组织科学教授汉密尔顿·比兹利（Hamilton Beazley）说。公司应该建立一套有效的体制以传承职员的专业知识，那正是知识连续性管理理念的用武之地。
如果这个观点听起来耳熟的话，那丝毫也不奇怪。"知识连续性管理"是知识管理领域的一个分支。知识管理关注的是专业知识的保存和分享，而知识连续性管理则侧重于将关键性知识从现有的员工传递给他们的继任者。
从根本上讲，知识连续性管理与沟通有关---是关于员工正确认识他们知道什么，其他人需要知道什么以及哪些知识需要被分享，然后系统地将相关知识传授给同事。尽管这个观点本身很简单，但是要建立一个有效的知识连续性管理程序却是一项相当复杂的任务，它包括技术上的、组织上的和管理上的措施的相互结合，以及来自公司高层的主要承诺。
建立体系
为了使企业在信息时代胜出，《连续性管理：当员工离开时保存企业知识和生产率》一书的作者之一比兹利认为，企业必须有一个综合的体系，将关键的知识保存在企业里，以保证即将离职的员工将完整的接力棒传递给接任者---确保这些新员工能够从工作伊始就全力以赴。并且，管理部门必须使这些努力成为企业运营中不可或缺的一部分。
比兹利说："知识是新的资本，但除非它易于理解、交流和共享、增值，否则它就毫无价值可言。"确保知识被传承下去是当今企业所面临的最紧要的问题之一。
对于公司来讲，工作越是关键，它成为知识连续性管理系统的一部分就愈发重要。你还需要考虑以下问题：诸如这一工作岗位上低下的生产力危害其他职员或公司的严重程度；以及成功完成这项工作所需知识的复杂性。一个员工拥有的技术越是精细、复杂，它就越难以传承---而将其传承下去就愈发显得重要。
这里有一些步骤你可以采用，以确保员工离职时关键性的专业知识不会从公司里流失。首先需要建立一个知识档案（knowledge profile）。知识档案构成了公司的知识DNA。每个档案都对某项工作所必需的关键性操作知识加以详细的描述。你可以这样来创建知识档案，即设计一个调查问卷，让所有在职的关键员工给出答案，并且要求他们定期更新答案。
比兹利建议公司或部门首先要选派一组通晓每一个相关工作分类的员工，来设定一套完整的问题，这些问题要能够识别哪些知识需要在档案中保存。每个档案由四部分组成，包括当前的运营数据（市场份额，销售或者其他关键标准；关键数据以及数据来源）；操作知识（包括员工自始就应知道的首当其冲的问题，未决定的计划和重要客户）；基本操作知识（核心工作活动，目的及功能）；以及背景操作知识（包括已完成项目，未开发的计划和在职的知识网络的成员）。
在这一步骤完成之后，比兹利建议，从一项特定工作类别中挑选出为数相对较少的同行组成一个小组---比如说，从一个三十人的部门中挑选出四或五位会计师---然后让他们细微调整这些问题，以使之与实际工作更加贴切。他们也可以对基础问题给出备选答案，如工作目标或关键的统计数据，以节省员工们回答调查表的时间。
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