沟通低效，不是因为信息工具太少，而是没有统一的管理和部门的协作。 Shel Holtz

  　无论从事什么职业，会计师、工程师、培训师，还是投资顾问，员工多半要在沟通上花掉大部分的时间。沟通做得比较好的员工一般会被委以重任，会不断升职，会获得事业上的成功。而那些沟通得不够好的员工就得不到这些。因此，对企业来说，当务之急是要确保员工掌握了有效沟通的方式与方法。

　　不幸的是，信息沟通渠道越来越多，员工对于如何有效沟通却越来越茫然。根据一项研究，普通知识型员工每天需要管理200多条信息；39%的知识型员工平均每天有六次或六次以上要被信息打扰；27%的员工必须分心去处理大量信息；而有19%的员工表示，他们收到的信息太多，已经难以招架。

　　信息为何泛滥

　　造成这种所谓“信息泛滥”的原因有很多，也各不相同，总的来说有以下几种。

　　●沟通方式因人而异。公司无法强行要求员工使用什么样的沟通工具，因为这是一个因人而异的决定。

　　●沟通工具日渐增多。每一种新技术，都是对原有工具的丰富。在电子邮件被广泛使用的时候，传真机并没有惨遭淘汰。所以现在员工至少可以使用16种信息交流方式，从普通的邮局信件到即时通讯工具，可谓五花八门。

　　●地理位置各不相同。住在不同国家的人在使用沟通工具方面具有不同的偏好。例如，在美国，由于有多个时区，因此人们喜欢用电子邮件来沟通；而英国只有一个时区，所以人们更爱用手机。

　　●工作负担越来越重。普通知识型员工平均每周要应对17个项目，而每个项目都需要沟通。

　　●工作安排日渐灵活。远程工作以及其他非传统的工作安排，已经使人们越来越需要保持联系并随时获取信息。

　　● 公司规模有大有小。公司规模越大，越可能催生各式的信息交流系统。

　　邮件为何堆积

　　信息交流系统的膨胀已经很成问题了，而电子邮件所带来的麻烦也不应小觑。最近做的一项研究表明，员工收到的电子邮件中，有三分之一与正在做的工作没有关系。如果公司有100位员工，那么每年处理这些无关信息总共就要花掉15,000个小时，或者说420,000美元。如果员工数量增加到5,000人，那么工作效率方面的损失就会达到750,000个小时，等价于2,100万美元。与此同时，随着电子邮件的大量使用，面对面交流这种非常重要的沟通方式，尤其是在传达坏消息以及劝说他人时应该采用的方法，现在却用得越来越少了。

　　那么工作中的电子邮件为什么会增加呢？除开垃圾邮件的因素之外，主要原因有以下几个方面。

　　●员工将电子邮件抄送给所有他们能够想到的人，确保大家都知道他们答应的事情已经做了。

　　●主管不想和员工当面交涉。负面的绩效评估报告，甚至是解雇信，都已经通过电子邮件的方式向员工传达了。

　　● 员工收到电子邮件后，不假思索地“回复所有人”而不是“回复”，结果把邮件回复了所有收到原始邮件的人，而不只是目标收件人。

　　● 员工对原始邮件不做任何编辑修改就直接回复，因此很多邮件长得成了拉洋片，既无用处，读起来又费力。

　　● 管理层认为，电子邮件比其他信息沟通方式的成本更低，因此应该取代所有其他的沟通渠道。

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