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富士施乐:知识管理创造持续发展

富士施乐:知识管理创造持续发展

作者:
河田义宏
来源:
《科学时报》
2013/10/30 00:00
    中国加入WTO后,中国的企业面临着与世界各地的企业在国内、国际市场上同台竞技的局面。与此同时,它们还必须面对这样一个事实,那就是快速发展的经济和日益激烈的竞争,其结果是给消费者带来了更多的选择。
 
    鉴于此,越来越多的企业开始关注知识管理问题。它们希望通过实施知识管理,提高公司的价值和核心竞争力。实施知识管理的同时,企业通过收集各种有价值的信息,对其进行共享,同时做到对信息和知识的有效使用,加强了自己决策制定和战略实施的能力。
 
    什么是知识和知识管理?
 
   “31;8:45”看起来仅仅是几个数字而已。但当我们把这些数字看做是一路公交车及其到达时间时——31路汽车在8:45到达,这些数字就变成了信息。如果我们再分析这个信息所暗含的意义,如“在阴雨天气,公交车可能因为堵车而晚到”,这就变成了知识。如果一个人决定在下雨天早点出门,以免迟到,那就说明这个人有效地运用了知识。同时,这种知识可以分享给家人及朋友,最后成为每个人避免迟到的方法。由此,信息就转变为人们生活中有用的知识。
 
   知识可以分为两类:显性的和隐性的,显性的知识是我们能看懂并且能够记录的,而隐性的知识存在于人们的思想、经验和实践之中。
 
    来自Delphi咨询机构的调查报告显示,一个企业内部的信息和知识,仅有12%的比例在需要时,很容易被人们获取;46%的大多数信息则以纸张和电子文件的形式存在,虽然它们在理论上很容易被分享,但是由于各方信息的数据格式不兼容,或由于纸张文件和电子文件转换困难,使真正的信息交流难以做到;而剩余的42%的信息则存在于员工们的大脑之中。
 
    对于企业或机构而言,知识管理是指从内部和外部收集、储存信息,并加以应用,以取得高速的发展。这里要特别注意的是“应用”,它是指对信息的认识和快速分析、进而制定决策、采取行动并获得结果。
 
 富士施乐的知识管理理念
 
    富士施乐把知识管理的理念归纳为四步:
 
    第一是信息收集。它是指使用电子邮件、互联网和多功能一体机去收集信息。
 
    第二是积累并整合信息。为了甄别出所有不同的信息,并将其转换成有价值的信息,企业应该采取有效的手段来管理和使用大量的文件,从而使信息能够被积累和整合为一个统一的格式后,供更进一步的分析。
 
    第三是快速地解读及分析信息。即使在今天,我们也常常通过手工的方法把信息制成表格和报告。但是知识管理要求能够对大量的、多样化的信息自动进行迅速的收集和分析。BSgW1 PzfNi 第四是快速开发信息。最终,最重要的是允许任何人在任何时间、任何地方,快捷、方便、移动地存取信息。 
 
    通过前面的论述,我们可以了解到纸张文件与电子文件之间的格式转换便成为知识分享最主要的障碍。富士施乐提供一系列的文件管理解决方案,帮助企业实现最有效的知识管理。首先是把信息从纸张形式转换为数字格式,减少办公室的纸张使用;第二是对纸张和电子化文件中的信息进行一体化管理;第三是信息共享,以确保有效的文件管理,这项任务可以由富士施乐的DocuShare来完成,它是一个基于互联网的文件管理软件;最后一点是将电子文件输出到纸张上。
 
    对一个企业来讲,要顺利实现知识管理,有三个最基本、最重要的元素:信息技术基础、人力资源发展以及内容管理。
 
    第一元素信息技术基础主要是指电脑和网络。它们帮助信息在某一组人群中有效快速地流通。下一步是建立一个门户的网站和搜索引擎,以便能够找到某个具体的信息。最后是建立一个移动的环境,使人们能够在任何时间、任何地方获取并使用信息。
 
    第二元素是人力资源的发展,它在知识管理中是一个非常重要的因素。如果没有受到良好培训的人员,新知识是无法被创造的。虽然像Excel这样的软件培训是很必要的,但在未来数年,网上教育,即使用论坛及电子邮件的授课将变得越发重要。
 
    第三元素是内容管理需要创建能被共享的数字化的数据。而下一步的重点将不再是收集更多的信息,而是对内容进行管理,排除无效及有害的信息。最后,建立一个能自动分类和分析信息的系统。正如前面所说,知识管理的目的是加强企业的竞争力。如果知识只局限在管理上,并不被分享,那知识管理只停滞在第一步。
 
注:作者系富士施乐(中国)有限公司董事长

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