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协同发展的最高境界-知识管理

协同发展的最高境界-知识管理

作者:
张俊寿
来源:
网络
2013/10/30 00:00
   协同是什么?从字面意思来看,协同可以简单的理解成互相配合。随着中国企业管理和IT技术的结合,协同引申成为相互配合的软件,也就是辅助多人多组织共同完成事务的管理软件。协同软件的管理思想核心是:互相配合和协作。
 
    协同软件的出现改善了人们的工作协作方式,给企业搭建了一个协同的IT平台。协同软件已经走过了5年多,它曾经赋予了传统OA新的生命力。但在信息知识化的今天,企业办公协同已经基本成熟,协同将如何创新的发展,让IT支撑企业管理已经成了一个新的话题。
 
    协同软件主要包含群组协作管理,如:工作流管理、项目管理等等;各种通信软件,如E-Mail、即时通信、RTX、VoIP等。网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出,协同软件概念也被赋予了新的含义,例如结合了Internet、工作流、即时通讯和SOA 等多种技术和手段 。或者可以认为:协同办公、协同政务、协同商务等协同应用,以及工作流管理、项目管理、信息门户等协同平台,电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具,组成了我们现在意义上的协同软件。从功能来看协同软件的核心在于搭建了一个信息及时传递交互的平台,并通过引入工作流(即电子流程)来规范企业的协同办公。
 
    首先我们来分析协同基础功能:信息及时传递交互。企业协作办公本质就是信息及时的在各个部门传递,人们通过获取的信息然后做出相应的工作。企业各个组织人员之间按照统一的节奏流畅的进行协同工作,那么就象流水线生产那样可以大大的提高企业办公效率,减低成本。但为什么企业在没有上协同软件之前办公效率就难于得到保障?企业协同办公是随着科技的进步的发展的,企业初期人们是用纸制文档或者口头表达来传递信息,大部分时间浪费在信息传递途径中。随着电话传真的运用,加快了信息传递的过程。到了IT技术成熟的时代,协同OA完成了信息的及时传递、反馈及归档,规范了信息传递,提高了办公效率。其次我们从协同软件的新亮点工作流管理来看:工作流管理是人与计算机共同工作的自动化协调、控制和通讯,在计算机化的业务过程上,通过在网络上运行软件,使所有命令的执行都处于受控状态。在工作流管理下,工作量可以被监督,分派工作到不同的用户达成平衡。工作流管理能够带给企业管理方面的价值是提升执行力。综合来说,协同的最大的价值提升了企业的信息交互能力,规范了企业的内部管理流程。
 
协同能给企业带来什么?
 
    我们深入的分析协同究竟给企业带来了什么,信息交流沟通的IT平台?企业来说工作流的规范?除此之外呢?就企业运营和增值来说,最核心的并不是信息的交互过程与及这个平台,而是支撑决策和产品增值的知识。组织间的信息交互顺畅便捷了,相互协作也规范化了,那如何提高交互信息的准确和质量呢?协同打通了企业信息知识交互,工作流舒畅的途径,但并不关注对信息和知识本身进行管理,改善知识创新的生命周期促进创新的知识能真正增值于业务。这样我们就不难理解,协同相当于一条高速公路,而公路的最大价值体现于路上行驶的高质量的车所带来的价值。
 
    我们回顾大部分企业协同之路:“公路”已经修好,但实际在路上行驶的车辆非常少,甚至质量非常低;取得效果远远不能达到预期,然而这也毕竟不是“公路”的错,毕竟“公路”本身不能决定任何提高行驶车辆的质量。同样,企业管理是一个系统性的管理生态链。协同确实曾经促进了中国企业管理水平的提升,但在一个工作流规范、信息交互畅通的企业来看协同如何支撑整个企业管理体系呢?
 
知识管理是协同至高境界
 
    随着企业管理水平的提升,管理方面出现的最大的矛盾由原来的缺乏IT平台及工具的支持转移到如何提高决策、信息质量和知识创新上来。组织及个人在各自的分工岗位上需要作出正确的对业务的决策,这就必然需要及时了解全面的高质量的信息,并且需要过去的一些经验、相关联的知识做支撑。无论是决策还是具体的操作工作,如果有理论的指导和相关经验知识的参考,那么企业管理和运营效率和准确性将有非常大的提升。另一方面现代企业的核心竞争力也从原来生产资料转移到以知识创新为基础。可见为了适应企业管理和竞争力的高速发展和变化,协同所能发挥作用已经成为瓶颈。然而如何系统的全面的支撑企业管理和竞争力?这就必然需要加强对知识的管理,运用知识来支撑工作流,促进知识的创新。协同也应该从组织协同、工作流的协同发展到企业发展的核心:知识的“协同”——知识管理。
 
    知识管理如何取代传统协同帮助企业真正提升系统的管理水平提高企业核心竞争力?首先,知识管理是一种系统的管理思想,主要是企业或组织运作中管理层面上的问题,同时也贯穿的整个企业业务体系的运做。知识管理不仅是针对知识本身的管理,包括对知识的生产、储存、传递、应用和创造;还包括对与知识有关的各种资源、无形资产及相关活动的管理,涉及知识组织、知识管理工具、知识资产、知识活动、知识人员等的全方位、全过程的管理,并且包括结合企业业务活动和其它管理活动运用知识管理的思想进行的管理。其次知识管理关注知识对组织和业务的支撑,利用过去积累的知识对决策活动和操作工作进行支撑,大大的缩短决策和操作过程时间、也极大提高了决策和操作的质量。更重要的知识管理将改善知识生命周期,加快知识创新。
 
如何实施知识管理?
 
   知识管理具体在企业中如何实施呢?总的来说可以分为管理角度和IT角度来进行。
 
   从管理角度来进行:知识管理应该分四步走。(1)知识管理现状调研。这个阶段开展知识管理的切入点,是全面了解企业知识管理状况,掌握管理问题,提出企业知识管理关键方针举措的重要过程。(2)知识梳理阶段。本阶段主要结合企业战略、流程和岗位进行知识梳理,首先从战略层面建立企业知识体系,然后对知识体系中个分支知识结合业务流程和岗位进行详细PDC分析,找出关键知识的存在形态,掌握及运用情况,具体对这些情况进行分析原因。(3)知识管理规划。本阶段主要针对企业知识管理提升做规划。通过知识梳理阶段结论针对每一个细节的关键知识进行提升方案的设计;结合企业战略制定知识管理原景策略,结合流程和岗位制订企业的知识管理制度并且建立知识管理绩效考核及奖励方案。(4)知识管理IT需求分析。在这个阶段结合知识梳理和知识管理规划阶段的成果进行分析,设计适合企业的知识管理IT平台。用IT来支撑和规范知识管理。
 
    从IT角度来进行:首先应该明确IT或者说知识管理IT系统不是知识管理的全部,知识管理是一种体系化的管理思想。IT是支撑知识管理初期最有效的工具,所以我们必须从知识管理管理角度出发,思考需要并且可以被IT实现的知识管理方法。综合了蓝凌实施的100多家知识管理IT系统和20多家知识管理咨询项目来看,目前企业实施知识管理IT系统主要运用了以下几个层面来支撑。(1)功能层:业务文件管理、竞争信息管理(分类、权限、流程、版本等);经验知识管理(流程表单库、规范制度库、方法模块库、工作总结库、经验案例库、公共知识库、专家网络库);群组协作管理(项目工作室、知识社区、导师工作室);岗位能力素质管理(素质地图、素质评价、素质提升等);知识地图;CKO工具箱(规划、跟踪审计、统计排行、报表)。(2)机制层:知识沉淀(版本机制、收藏机制);知识传播(发布机制、门户机制、搜索机制、订阅机制);知识推进(催办机制、点评机制、推荐机制、积分机制、关联机制);知识安全(权限机制、设计机制);支撑保障(流程机制、沟通机制、关联机制、帮助机制)。(3)展示层:通过功能层和机制层的结合,然后在展示层里以人为出发点进行各种门户的配置展示,公司门户、部门门户、个人门户、项目门户。
综合来看协同和知识管理是一个企业不同发展阶段的关注点。做为协同发展的最高境界,知识管理是一个更加体系化的管理思想,必需融合进其他管理思想从企业管理、文化、IT技术来综合考虑,最终才能最大化的提升企业管理水平,增强企业竞争力。

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