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企业知识管理要跨七道技术门槛

企业知识管理要跨七道技术门槛

作者:
佚名
来源:
KMCenter
2013/10/30 00:00
    知识管理的目的,是将企业内在的隐性和显性知识集中起来,进行相应操作,以达到提升企业整体竞争力的结果。往往需要企业内部群策群力,开诚布公的将自己的知识与周围人共享。而这将会牵涉到许多人的个人利益。但如果在知识管理过程中,有一个带头人和合理的回报模式,共享的进程就会非常顺利。反之,整个过程就将变得非常漫长,甚至是遥遥无期。
 
  在目前“信息爆炸”的背景下,没有现代信息技术的知识管理是不能想象的。从这个角度说,现代信息技术才是知识管理产生的真正催化剂,也是知识管理得以有效实现的前提。
 
  知识管理(Knowledge Management,KM)技术是实现有效知识管理的基础,是协助人们获取知识、存储知识、分享知识、利用知识的一种技术体系。从广义的角度看,知识管理技术并不局限于计算机的技术,其他的为获取、存储、分享、利用知识而进行的组织内部的传统技术,例如档案管理技术、文档编辑出版技术、发行技术等都属于知识管理技术的范畴。通常情况下,企业要实现知识管理,必须要跨过以下七大技术门槛。
 
  门户:支持广泛的数据源
 
  门户(或企业门户)目前已经成为组织内知识管理系统的标准配置。对用户来说,门户技术要解决的第一个问题是支持广泛的数据源,包括ERP、主机数据、Lotus Notes、数据库和文字处理以及表格文件。通过从后台系统,抽取业务信息、做索引、连接基于Internet和Intranet的内容。另一个问题是门户技术必须建立一个强大的、可扩展的系统用于存储和组织数据,否则系统将无法接纳大量的用户。后端数据库必须是动态的而不是静态的,这意味着数据源和桌面的数据展现之间是一种非常复杂的连接。因此,一个企业门户还必须具有一个前端的界面。该界面必须让新用户易学、具有很强的数据展示能力。
 
  知识管理技术的一个重要问题是如何在海量的非结构化数据中又快、又准、又全地找到用户所需的数据。毫无疑问,检索是知识管理的核心技术,检索的效率和质量决定了知识管理解决方案的优劣。
 
  检索技术通常采取两种方案:一是将文档归入一个有序的结构,再按结构规则提取文档(检索),这种方法也被称为文本挖掘;另一种方案是不建立结构,用户在检索时自由地输入检索词或短语,由系统进行匹配,并将匹配到的文档按检索词出现频率的统计规则提供给用户,即全文检索。对国内用户来说,中文检索技术与英文的检索技术发展并不同步,还有许多工作要做。
 
  工作流:快速传递信息
 
  知识管理的一个很重要的目标就是“任何人在任何时间可以得到自己能得到的任何信息”,这就需要工作流技术提供支撑,保证对组织内的信息和知识进行方便快捷的传递。
 
  工作流技术主要涉及过程建模理论与方法、模型验证和模型仿真方法、分布环境下的资源协调等。工作流技术虽然从最初的萌芽发展到现在已经有了很大的进步,但并不成熟。目前,工作流技术存在的主要问题是:不同的工作流技术标准不兼容,处理能力有限,对大负荷业务无法胜任等。
 
  远程学习:获取更多知识
 
  远程学习,即电子学习(e-Learning)作为知识管理技术中的一个重要方面,承担着组织内人员获取知识的作用,一般主要包括学习管理的技术、内容分发、内容创建等方面的技术。
 
  实时协作:实现知识共享
 
  实时协作技术在知识管理技术中承担着很重要的作用,讨论区、共享工作空间、即时通讯工具、视频会议等需要的技术都属于知识管理技术中实时协作的技术范畴。知识共享是知识管理中最难实施的问题之一,而实时协作技术则为知识共享提供了强有力的工具。但目前存在的问题是实时协作的技术标准并不统一,现在已经实现的一些技术之间并不存在统一的标准,相互之间并不能很好进行连接,通过互联网进行多媒体的传输还不能达到很高水平的传输速度等问题。
 
  令人欣慰的是,很多大公司都承诺,实时协作的技术标准将基于XML的Web服务技术、J2EE的企业版以及IP声音传输。这些技术的灵活性可以将不同的成分组成在一起。
 
  内容管理:重在非结构化数据
 
  知识管理中的内容管理技术是随着数据管理的发展而发展起来的,内容管理处理的对象范围比传统关系数据库管理系统(RDBMS)处理的结构化数据更广,除了一般文字、文档、多媒体、流媒体外,还包括Web网页、广告、程序(如javascript)、软件等一切数字资产(Digital Asset),即所有结构化的数据和非结构化的文档。内容管理解决方案重点解决各种非结构化或半结构化的数字资源的采集、管理、利用、传递和增值,并集成到结构化数据的信息系统中,如ERP、CRM等,从而为这些应用系统提供更加广泛的数据来源,其中会利用到数据建模技术、版本控制技术、检索技术、文件路由技术等。
 
  文档管理:统一在同一平台下
 
  知识管理技术中的文档管理与信息技术里的文件管理不同,更类似于传统工作中的档案管理。它具有分类归档、外部特征管理、关键词管理等功能。分类归档功能用于把各种体裁的文档纳入知识管理系统的文档管理系统中。外部特征管理功能可以自动提取文档的外部特征,并允许按文档外部特征进行检索。关键词管理功能允许使用者给出文档的关键词以便检索。文档管理最重要的价值在于将原先要由不同系统处理的各类文档集中在一个平台下统一管理。
 
  从理论上讲,组织如果能充分利用以上的知识管理技术并辅以高效的管理,是能实现组织大部分的知识管理需求的。但这个分类也有问题,例如:要做到组织内的任何员工可以得到组织内任何已经发布的个人拥有权限的信息,这就要用到以上知识管理技术分类中提到的门户的技术、搜索引擎的技术、文档管理的技术等,而这些不同的技术往往是掌握在不同的知识管理技术提供商手中,到了用户那里不同技术的组合应用就会限制用户的使用,从而使知识管理技术不能充分发挥知识管理基础的作用。这是各类组织在实施知识管理中应该切实注意的问题。

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