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项目管理成败关键在于沟通与变革管理

项目管理成败关键在于沟通与变革管理

作者:
邱昭良
来源:
《中国计算机报》
2014/06/21 21:19
  项目管理是一门复杂的科学,其成败取决于很多因素,项目管理中的沟通与变革管理是关系到项目成败的关键之一。大型的IT应用项目不仅仅是一个技术工作,而是一场管理变革。如果不能很好地管理和推动这些变革,人与组织固有的“惰性”将对变革产生消极的抵抗。据国际著名咨询公司——德勤公司的一项调查表明,影响ERP系统成败的风险主要有十项,其中最大的因素就是“对变革的抵抗”,其他一些与变革相关的风险还包括“不实际的期望”、“变革原因说不清”以及“缺乏变革管理策划”等三项。由此可见,变革管理是项目管理中的重要内容,必须慎重对待。

    变革管理的根本目的是取得项目实施成功所必需的利益相关者的支持与承诺,同时促使企业全体员工能接受并适应新的系统与业务流程。

    具体而言,变革管理必须实现以下目标:项目组与业务部门领导、公司决策层之间能进行开诚布公、及时有效的沟通,从而获得他们的支持、参与与推动;项目组内部能进行清楚高效的沟通,以保证项目组成员的工作能协调一致,按时、保质、保量完成预期的交付成果,并得到认同和提升。

    为使整个组织能清楚理解项目实施的目的、影响与进度,应做到所有员工都应理解项目实施的原因、意义及其对整个组织及组织内部每个功能、地域实体的影响;广大员工能看到公司高层领导通过实际行动所表现出来的对于项目实施的支持与承诺;保证组织合理安排员工的工作职责和角色转换,以及可能发生的组织结构调整。

    对系统实施相关的终端用户进行教育与培训,使其以积极主动的心态迎接可能的变革,并具有相应的技能来适应这种变革;加强内外部的宣传与沟通,为项目顺利推进营造一种适宜的组织氛围。

    变革管理工作的核心是沟通。沟通是取得那些会受到变革影响的人的支持的基础。这种支持只会在关键决策者认识到变革的作用并推动变革时才会取得。为了达到获得支持的目的,沟通必须:
  • 培养客户对IT应用项目的价值与战略重要性的认同感;
  • 保持信息的一致性与重复性,因为在长期变革中最容易受到影响的就是信息的清晰性;
  • 通过行动的一致性培养信任;
  • 形成双向交流,就信息源所提出的问题及其回答给予回应;
  • 了解不同的对象会有不同的需求、兴趣及理解事物的倾向性;
  • 增强项目进度的透明度,并确保包括各相关业务部门在内的各方了解项目的进展。

注:本文发表于《中国计算机报》2002年11月18日第86期,转载请注明作者、出处。

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