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企业资源盘点流程设计

企业资源盘点流程设计

作者:
陈永隆
来源:
学习型组织研修中心
2013/11/17 01:31
      随着市场竞争日益激烈与信息来源不断更新,光靠知识的挖掘、储存与分享,仍不足以带给企业 最具优势的竞争地位,若能再配合企业本身拥有资源的最佳运用,达到「知识」与「资源」相辅相成的应用状态,则企业必定能随时拥有最佳弹性,足以应付变化快速的社会潮流。因此企业除了进行知识盘点外,为掌控并整合应用企业的资源,也必须进行企业的资源盘点。
    
    所谓「资源盘点」(Resources Audit),是指经由有计画的流程设计与检视,针对企业内部资源、外部资源、实体资源、虚拟资源进行系统式的调查与分析,以了解企业本身拥有哪些可用资源?取得管道为何?谁需要这些资源?如何应用与整合这些资源?有哪些资源正在流失?
    
    知识盘点之「知识」,系指企业或员工所拥有的经验、技术、专长、文件、档案、信息等,经过知识管理的核心流程─分类、储存、分享、更新后,可以产生降低成本或增加获利价值之内隐或外显知识。本文所所提资源盘点之「资源」,则指一切可以协助企业或员工达成工作目标、发挥更大效益的企业外部、内部、实体或虚拟的 事物。若以更严谨的角度来定义,「资源盘点」应可包含「知识盘点」,「知识盘点」只是「资源盘点」的其中一部分。
    
    企业在进行资源盘点前,可由三个面向的思考,分别界定出不同资源盘点的部门分类、管理方式与来源管道,此概念可由下图所示。三个面向的思维阶段分别以 PhaseⅠ─部门分类、PhaseⅡ─管理方式、和PhaseⅢ─来源管道表示。首先,在PhaseⅠ中,企业可透过生产资源、行销资源、人力资源、研发资源以及财务资源等以部门分类之资源,列出企业各部门的资源内容为何;接着,在PhaseⅡ中,企业则以管理方式的角度来找出属于企业本身的管理资源, 共包括了组织管理资源、流程管理资源、技术管理资源、策管理资源和知识管理资源等五大类别;最后,于PhaseⅢ中,则是以企业内部资源面、外部资源面、 hslpy 实体资源面、以及虚拟资源面等四大来源管道作为分类依据,判别企业所拥有的资源之来源管道来自于何处,据以完成初步的资源盘点之先期工作。

    
    参考PhaseⅠ的部门资源与PhaseⅡ的管理资源分类后,企业可进一步依据本身的产业特性、组织文化、部门分类、管理方式等相关因素,制定企业本身的部门资源与管理资源分类,再依照以下的汇整原则,制作属于企业本身的资源盘点表。
    
    以前述Phase I与Phase II为例,首先将PhaseI中支持企业整体运作的人力资源与财务资源分别和Phase II中之组织资源作结合,产生组织人力资源与组织财务资源两个资源整合构面;再来将Phase I中攸关产业升级的研发资源与Phase II中之技术资源作结合,以便进行与技术方面相关的资源盘点;接着对于Phase I中之生产、行销、和研发这三个与策略制定与流程管控部分的整合资源,则与Phase II之策略和流程两大资源类作结合,合并为生产流程资源、行销流程资源、研发流程资源、以及生产策略资源、行销策略资源、研发策略资源等六个资源盘点构面;最后在Phase II中的知识资源部分,则归类为知识盘点,此处不再论述。以上汇整过程与结果,可由下图范例说明所示。

    
    企业在经过Phase I之部门资源与Phase II之管理资源整合后,产收新的资源整合分类架构,接着再依企业内部资源、外部资源、实体资源、与虚拟资源四个方向,进行PhaseⅢ 的设计阶段,思考Phase I与Phase II 各资源可能之来源管道,如下图列举之范例所示。


    
    其中特别注意的是,企业内部、外部资源中,其实都包括实体与虚拟资源,因此本文将部门、人、章程、流程等软性的资源列为内部资源,其它如土地、机具、原料、系统等列为实体资源。同样地,外部资源中,可数字化、网络化或隐性的资源等,归类为虚拟资源,其余则列为外部资源。
    
    透过整个资源盘点的构面设定与项目整合后,企业便可开始依据其所定义的资源构面、资源项目与资源取得管道,设计盘点问卷,进行资源盘点的调查工作。

    配合之前的资源构面、项目、与来源管道的整理表格,其资源盘点的问卷设计形式大致如下所示。
    
1. 您知道公司目前有哪些管道可获得表列的各项资源?您希望未来还能透过哪些管道获得这些资源?(请打V) 
2. 您认为公司来自不同管道的资源中,哪些常被忽略或可能流失?(请打V) 
3. 您认为表列的各项资源在不同来源管道的被使用率(或重复使用率)如何?(1:极低,5:极高)
4. 您认为以下来自各管道的不同领域资源中,对公司同仁及整体竞争力的重要性如何?(1:最不重要;5:最重要) 
5. 以下各项资源领域中,请列出您所知道,在公司应用或整合该项资源的高手为谁?(请列出三位,不用排序)
6. 请列出您认为未来对公司最有帮助,但同仁可能从未使用过的新资源,以及取得该资源之新管道 (至少一项)。 
(注:可以是【新资源新管道】或【新资源旧管道】或【旧资源新管道】)

    透过以上这六个具关键性的资源盘点问题,配合本身的产业特性与组织文化等相关因素所发展各细部资源构面以及资源项目进行资源盘点的工作,企业将可逐步了解本身组织内部、外部有那些管道可获得不同类型的资源,进一步使企业能确实掌握其所拥有的资源种类及管道来源。也就是说,企业可根据上述的资源盘点结果,归纳 统整企业各领域的资源,无论是实体资源、虚拟资源、内部资源,还是外部资源,皆能予以纳为所用。
    
    综合上述所论,资源盘点乃是藉由有计画的三阶段之思维流程设计而逐步进行的,针对各个部门分类的资源领域、结合管理方式的资源领域、以及资源的可能来源管道,调查企业所拥有的资源质与量、来源管道、运用情况、以及发展方向,以系统化的方式挖掘表面显性与潜在隐性的各项资源,最后与知识盘点所产生的价值知识 成果作结合,使企业不仅能应用宝贵的知识「动脑」来提升竞争力,也能运用手边最适合的资源「动手」来展开行动。

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