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知识管理的职能及其与组织学习的关系

知识管理的职能及其与组织学习的关系

作者:
王如富 徐金发 徐嫒
来源:
《科研管理》
2017/12/17 19:07
摘要:本文首先指出知识管理是知识经济时代的必然要求,然后分析了知识管理的基本职能、知识库的组成和要求,最后分析了知识管理与组织学习的关系。
 
关键词:知识管理;知识库;组织学习
 
1、知识管理是知识经济时代的必然要求
 
    随着知识经济时代的来临,企业将主要通过知识而不是金融资本或自然资源来获取竞争优势。企业的知识将成为和人力、资金等并列的资源,并且成为企业最重要的资源。劳伦斯*普鲁萨柯〔1〕(Laurence Prusak)指出:唯一能给一个组织带来竞争优势,唯一持续不变的就是知道什么,如何利用所拥有的知识和以多快的速度获取新知识。
 
    知识管理就是对一个企业集体的知识与技能的捕获,而不论这些知识和技能是存在于数据库中、被印刷于纸上亦或是存在于人们的脑海里,然后将这些知识与技能分布到能够帮助企业实现最大产出的任何地方的过程。知识管理的目标就是力图能够将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人以便使他们能够作出最好的决策。知识管理是知识经济时代的必然要求,这是因为:
 
    首先,知识管理是培养企业能力的基础性工作。在知识经济时代,企业内部能力的培养和各种能力的综合运用被看做是企业取得维持和竞争优势最关键的因素〔2〕。企业竞争的成功不再被看做是转瞬即逝的产品开发或战略经营的结果,而是企业能力发挥作用的结果。管理者的任务是通过选择使企业在能够发挥其能力的广阔领域中从事生产经营活动。加强知识管理以后,企业员工通过对外来知识的学习,能迅速适应外部环境的变化,对内部知识的学习能增强他们在碰到类似问题时的解决能力。企业也只有加强知识管理,才能逐步积累、归纳、提升经营过程中的隐性知识,形成企业的一笔宝贵的财富。
 
    其次,知识管理是企业在知识经济时代有效、正确决策的基础。在没有知识管理的时候,当员工需要某类知识时,他可能得不到或无法及时地得到所需的准确知识。若他得不到所需的知识,那么他作出的决策可能是"拍脑袋"式的;若他无法及时方便地得到所需的知识,那么会影响到决策的效率,从而无法迅速适应环境的快速变化;若他得到的是过时的或错误的信息,作出的决策可能是不正确的,给企业带来致命的影响。
  
    第三,知识管理和其它资源管理相比有自己的特殊之处。知识资源有如下的特点:(1)知识可以以出版物、数据库中内容的形式出现,也可以存在于员工的头脑当中。知识不象其它资源那样有形的,而近似为无形的、难以计量的;(2)企业的知识一部分来自于企业的外部,这就要求企业始终保持关注,从浩瀚的知识海洋中敏感而及时发现对自己有用的知识和信息;企业的另一部分知识要靠企业自己在生产实践过程中积累归纳形成。知识不象企业所需的人力资源那样可以到市场上去寻找,也不象金融资本那样可以到金融市场上去筹集;(3)知识不会因使用的人多,而每个人分到的越少或者产生任何的损耗,而是其产生作用的范围越大,对企业越有价值。(4)一个人是否愿意把他头脑中的知识拿出来与大家共享取决于他个人的意愿,不能强迫进行。知识的这些特点让知识管理也有自己的特殊之处,所以要对如何开展知识管理加以研究。 
  
    本文在第2、3部分阐述了知识管理的基本职能,企业知识库的组成和对它的基本要求,在第4部分分析了知识管理与组织学习的关系。
 
2 知识管理的基本职能
 
   知识管理的基本职能有四个〔3〕,如图1所示,它们分别是外化、内化、中介和认知过程。
 
  
 (1)外化
 
  外化首先包括一个强大的搜索、过滤与集成工具,从组织的外部知识与内部知识中捕获对企业现在和未来发展有用的各种知识;其次是外部贮藏库,它把搜索工具搜索到的知识根据分类框架或标准来组织它们并存储起来;再次是一个文件管理系统,它对贮存的知识进行分类,并能识别出各信息源之间的相似之处。基于此,可用聚类的方法找出公司知识库中各知识结构间隐含的关系或联系。最终地,外化的作用是通过内化或中介使知识寻求者能够得到所捕获搜集到的知识。
 
 (2)内化
 
  外化是从组织外部广阔的知识海洋中捕获对本企业有用的知识、发现组织内部存在的各种知识特别是隐性知识并进行集成以利于传播,内化则是设法发现与特定消费者的需求相关的知识结构。在内化过程中,通过过滤来发现企业知识库中与知识寻求者相关的知识,并把这些知识呈现给知识需求者。内化能帮助研究者就某一问题或感兴趣的观点进行沟通。在内化的高端应用软件中,提取的知识可以以最适合的方式来进行重新布局或呈现。文本可以被简化为关键数据元素,并以一系列图表或原始来源的摘要方式呈现出来,以此来节约知识使用者的时间,提高使用知识的效率。例如,国际制药公司的研究者们可以针对他们的项目提出疑问,快速浏览与此相关的先前的研究,从浩如烟海的记录和报告中发掘出所需的知识概要。
 
 (3)中介
 
  内化过程强调明确、固定的知识的传送,而中介针对的则是那些无法编码存储于企业知识库中的知识,它将知识寻求者和最佳知识源相匹配。通过追溯个体的经历和兴趣,中介能把需要研究某一课题的人和在这一领域中有经验的人联系起来。设想某一制药公司的研究人员,针对某一药品一系列不寻常的副作用所产生的疑问,而在公司的信息库中却找不到什么相关的资料;但是中介这门技术则为研究人员提供了另一国家研究人员的名字。系统内的特征信息显示,他在同一实验领域经验丰富,这两个研究人员因而可以就药品副作用的潜在原因彼此分享他们的知识与经验。
 
 (4)认知过程
 
  认知是经由前三个功能交换得出的知识的运用,是知识管理的终极目标。现有技术很少能实现认知过程的自动化,通常都是采用专家系统或使用人工智能技术,并据此作出决策。一家保险公司用自动化系统来确定顾客的赔偿案是应当打官司还是偿付,在全自动的认知系统出现的同时,在工作流中实现合并认知的技术也有了同步的发展。但是如果工作流系统被赋予一种利用已有知识的能力,工作流引擎便能依据近似的情形自动作出决策。
  
 3 企业知识库的组成与要求
 
 企业知识库由以下的一些知识组成〔4〕:
  •  企业基本信息,包括公共关系信息,年度报告,出版物,企业总体介绍等
  •  企业组织结构信息,包括地址、代理商、分公司、服务中心等的信息
  •  产品和服务的信息,包括技术专长、服务特点等
  •  基本流程的信息
  •  关于专利、商标、版权,使用其它企业技术、方法许可证的信息
  •  顾客信息
 
     决定一样信息是否存储到知识库中去,看是否是员工学习所需要的,是否能帮助员工有效地完成他的学习和商业目标。
  
     知识库中的知识必须是员工需要的,但并不限于只是本企业产生的知识。很多企业知识库中还有他们的竞争对手及其产品和服务的信息。这些信息可以是本企业竞争分析部门的分析结果,也可以是从外部产业跟踪者那儿购买到的。
  
     信息类型的知识是显性知识,很容易用语言、数据表达。很多这样的信息已经存在于纸上,公司出版物或报告中,但由于分发有限未能到达最需要他们的人手中,存储于知识库中就可以解决这个问题。员工拥有的一部分知识是隐性的,来自于经验多于事实,一些企业作了很大努力来让这些隐性知识变成显性知识。由于每个员工只拥有整个过程某一环节的隐性知识,作为知识管理部门要把员工各自拥有的知识集成为过程的知识。集成的程度既取决于隐性知识显性化的难易程度,又取决于企业隐性知识保密的难易程度。因为这部分知识是企业核心能力的最重要的部分,对它进行管理的目的是扩大这类知识在本企业内的作用范围,但又要防止这类知识流传到其它企业中去,为其它企业的效仿提供一定的可能性。
   
     知识管理必须创造知识共享的良好环境〔5〕。由于隐性知识是最接近经营活动过程的员工的私人信息。很多员工会认为他拥有的这部分私人信息是他的个人价值所在,如果把这部分隐性知识拿出来与大家共享,他可能会因为没有价值而失去工作。这样做是和知识管理的目村相违背的,不利于企业形成整体的核心能力,核心能力发挥作用的范围也极其有限。因此要鼓励员工把隐性知识贡献出来与大家共享,对员工的考核指标应加上他对企业知识贡献的程度。如在某公司五级营销员体制中,规定低一级营销员要升为高一级营销员时,除考核年销售额外,还要考核他一年中给营销员的上课次数和他培养出了几个稍低级的营销员。这样极大地促进了隐性知识的相互学习。 
  
     为了达到知识管理的目的,对知识库有一些最基本的要求〔4〕是:
 
   (1)组织数据库并让其有效。如果想让知识库成为学习的工具,那么它必须被很好地组织,知识新,易于进入或查询。如果员工在库中很难找到他们需要的东西,他们或者通过其它途径更有效地去寻找他们工作中所需的知识,或者没有所需的知识就去做工作。
  
   (2)数据库中知识的精确性。有一些数据库中,数据一经输入,它们即使已经过时或能被更精确的数据替代,而仍未被更新。让员工确信他们从库中得到的信息是精确、及时、可靠的。如果他怀疑数据的精确性,不用很久,他将不再使用知识库。
  
   (3)让所有员工直接进入知识库。特殊的部分可能因为数据的敏感性而需要口令或其它安全措施。每一个员工不必经过同意就可进入他工作中所需的知识库中去,否则就和及时学习原则相背离。
  
 4 知识管理与组织学习的关系
  
     知识管理依靠知识库中的知识被员工使用来发挥作用。员工首先要学习知识库的知识,才能增长他们的才干,并在工作中作出正确的决策或提高工作的效率。彼得* 圣吉〔5〕说,现实企业如此短命的原因是企业在学习能力上有缺陷,即"学习障碍",这种缺陷使企业在环境改变时不能迅速应变,从而严重损害了组织的生存与发展,使组织被一种无形的力量所支配甚至吞没。由此可见组织学习对于现代企业生存与发展的重要意义,图2是企业中组织学习〔6〕的示意图。
 
  
     组织学习可被分为以下三类:
 
   (1)显性知识的学习
  
     外部资源中的知识具有公共产品的性质,但并不会因为它的存在而自然地增加企业的能力。企业只有通过自己的学习,才能让企业真正懂得并去应用这些知识。这些知识的学习不能形成企业的核心能力,不能让企业获得竞争优势,但是是企业生存并跟上社会进步所必须的,否则企业就会落后于社会的发展而被淘汰。企业可以通过对这部分知识的学习,并把它应用到生产实践活动中去,从中可生成企业部分的核心能力。
  
   (2)过程学习,即向经营活动学习,也就是常说的"干中学"   
   
     这个学习能力的强弱决定了企业在经营活动中增值了的知识的大小。也就是说不同的企业由于学习能力的不同,会从类似的经营活动中得到的经验教训是不一样的。这些经验教训大部分是方法类的知识,属于企业核心能力的范畴,能够让企业在以后类似的经营活动中获得竞争优势。如杜邦公司曾经经营染料业,从中学习到了在合成纤维领域取得卓越成效所必需的知识,即染料合成和使用的知识。这些知识让公司相信其有能力解决尼龙的染料着色问题,从而让公司开始着手开发尼龙,后来获得了很大的成功。
  
   (3)隐性知识的学习,主要表现为员工之间的相互学习
   
     参与经营活动的人员总是占有较多的从经营活动中学习到的企业核心能力类知识,这类知识可能对企业的其它部门的工作也有意义,因而要通过内部学习来扩大核心能力发挥作用的范围。内部学习可采取相互交流、师傅带徒弟等形式。
   
     由此可以看到,知识管理贯穿于组织学习的始终。如过程学习中获得的隐性知识,通过知识管理工作来集成这些隐性知识,并把它存储于企业的知识库中。而知识管理又为组织学习提供各种合适知识的源泉和一个方便的工具。知识管理把对企业发展有用的各种知识收集存储于知识库中,供员工进行各种类型的学习,提高他们的学习效率。知识管理只有通过组织学习,这些知识才能化为员工工作的力量,让知识真正成为企业最重要的资源并发挥作用。知识管理和组织学习是相辅相成,相互促进的,它们都将是在不远的将来企业致胜的法宝。
  
 作者简介:
 王如富,浙江大学工商管理学院博士生
 徐金发,浙江大学工商管理学院副院长,教授,博士生导师
 徐嫒,福建省外经贸委对外经济贸易研究所
 作者单位:浙江大学工商管理学院,杭州 310027
  
 参考文献
 1.维娜.艾利Verna Allee著.刘民慧等译,知识的进化.珠海出版社.1998-09
 2.尼古莱.福斯.克里斯第安*克努森编.李东红译.企业万能 面向企业能力理论.东北财经大学出版社.1998
 3.陈立辉编译.定义知识管理.BBS水木清华站bbs.net.tsinghua.edu.cn
 4.Daniel R.Tobin,Networking Your Knowledge,Management Review,April 1998 
 5.彼得.圣吉,第五项修炼--学习型组织的艺术与实务.上海三联书店出版.1997-10 
 6.陈劲,王如富.知识经济与企业核心能力的培养.中国软科学.1999(3)

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