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实践社群:知识资本最佳化

实践社群:知识资本最佳化

作者:
Eric Lesser & Kathry
来源:
网络
2013/12/18 00:00
摘要:成功的商业必须反映市场的需求。为了实现这个目标,企业正在发掘他们组织内的知识资本——这些有价值的知识,以往被埋藏在电子媒体、印刷文件和书本,以及人们“脑中“的知识,并在需要它的地方和时间都共享这些知识。这些有价值的资源可以记录下来,例如将流程,实务手册储存在电子媒体;或储存在人们的大脑中,将有共同兴趣的群组连成网络社群。这种方法使得在“实践社群 (communities of practice;CoPs)”中共享的知识能在需要时发挥其作用。
 
    IBM 对一些公司进行了调查,这些公司实施了一系列为在公司内改善识别 (identify)、查找 (locate) 和共享 (share) 知识而设计的项目。所有的措施都致力于使用户更容易在复合知识库中搜寻明确的知识,他们常采用如网络、组件应用软件、指定入口网站之类的技术。
    
挑战
 
    我们发现那些试图改善知识资源使用的企业面临着以下挑战:   
  • 在架构和更新知识库中的内容时,资源不足。可是如果很难查到知识或内容过时,用户会因为失望而不再浏览这个网站。
  • 没有证实内容是否正确的机制。单独使用不能保证内容是否正确或与用户相关。
  • 在知识库中的资料,没有足够相关性的内容。通常,如果用户没有理解知识如何发展和知识为什么如此重要,他们很难善加利用这些可用的资料。
  • 个人不愿意贡献内容。由于员工不能确定他们的贡献是否能被认可,以及这些知识是否被适当使用、或其它人是否会提供与他们需要相关的内容,因此他们常常不想花时间和精力向知识库发送知识。
 
    为了克服这些挑战并有效开发知识资本,我们发现有些公司正在找寻和支持非正式组织或个人,这类成员有相似的相关工作活动和兴趣。
    
    这些实践社群 (CoPs) 通常在大型公司中茁壮成长,但是它们与母公司的公司形式和结构有着显著的差别。多数非正式公司的人员会经常变动,加入公司的人数和个体参与社群活动的程度都不尽相同同。公司成员试图跨越传统的公司界限。实践社群 (CoPs) 不是像常见的项目团队那样,在一段定的时间内直接负责产品具体交付。相反的,社群趋向于在自己的期限内制定相应地议事日程,并根据成员的需要不断地重新定义。举个典型的例子,社群要参与大量正式和非正式的活动,从教育会议和讨论会到为解决具体工作问题而设计的日常互动。
    
    由于实践社群 (CoPs) 对知识资本的创造、分享和使用方面占有关键的地位,许多公司——从世界银行到 IBM,都开始积极鼓励和支持实践社群 (CoPs),最近的学术和大众文章都在强调这些努力的重要性和好处。
    
实践社群存在的理由
 
    在 IBM 知识管理研究院的研究中,Lotus 研究单位和波士顿大学大量分析了不同行业的实践社群。我们确定出四个关键领域,在这些领域中,这样的社群能够帮助公司使用知识资本为公司经营成果作出贡献。    
  • 使有形资产的再利用更为容易:以知识库为基础的系统建立了共享“平台”,在这里,社群成员可以储存、并找到明确的知识形式——工具、白皮书、过去的建议书和演示文稿等。而且 CoPs 也能确保知识库能满足实际社群的需求,例如透过分类和筛选内容以确保知识库对其他人有价值。在我们研究的多数社群中,其成员也是内容的服务者,他们积极劝说成员提供内容服务,并且确定出相关的基本资料,使查找和定位文件更容易。重要的是,许多这样的社群发起面对面的会议。在这种会议上,个人能够认识有相同兴趣的参与者,激发出信任感和共同责任感。面对面的会议也作为认可其它人的贡献和突出使用知识资本新用途的重要性的展示窗。
  • 快速响应顾客需求:实践社群 (CoPs) 能够快速识别出有正确主题专业知识的人,以为顾客咨询或提供问题最佳答案,这样就可以降低查询时间和成本。
  • 降低新员工的学习曲线及时间:在我们所研究的公司中,实践社群 (CoPs) 在透过帮助公司识别那些能回答问题、指导公司内部资源的主题专家使人员“插入 (plugged in)”到新职位的方法、手段和活动方面非常有价值。
  • 为产品和服务产生新想法:实践社群创建论坛让个体能够分享不同主题的观点,鼓励员工在没有来自正式日常业绩的压力下互相传递想法和寻找困难问题的答案。在我们研究的多数公司中,这个效果来自于实践社群 (CoPs) 提供的重要创新灵感。
 
使社群成功
 
    当每个实践社群在它所需要的公司支持类型方面独一无二时,我们的研究就已经确定出大量重要的领域,在这些领域里可以运用一些通用的指导方针。   
  • 把对公司有战略意义的资源集中到社群中:在大型公司中可能有数以百计的实践社群 (CoPs) 。决定投资实践社群的公司需要仔细研究对实现公司战略商业目标起关键作用的知识类型,并且把资源集中到最有可能提供这类知识的社群。
  • 为社群提供相互作用的时间和空间:母公司透过帮助社群成员互相认识和建立有助有效分享知识的社会资金来支持实践社群 (CoPs) 。公司提供资源来保证面对面的社群会议的举行,并且采用允许建立虚拟知识库的技术,使得在知识库中社群能够储存文件和进行讨论。最重要的是公司应该确保个体有时间参与实践社群 (CoPs) 事务——很有可能在将来带来潜在的大量收益。
  • 指定支持社群的角色和责任:根据我们研究的多数公司发现,推选或指定人员担任指导社群和它的活动的角色很有价值——社群领导/促进者、内容管理者、事件成员和个体负责促进社群内部和社群之间的交流,同时他们还负责社群教育和技能提高。
  • 推广社群和其成功故事:新闻快讯、电子邮件公告、公司范围知识库和训练课程都可以用来使人们知道社群的成功和社群资源对有兴趣的参与者具有可用性。
 
快速自我评估
 
    想知道现在知识资本管理如何影响你的公司吗?试问公司本身以下问题:   
  • 如何把知识资本因素反复应用到我们的运作过程、公司的学习行动、甚至产品价格策略中?
  • 面对顾客的员工感到他们能够利用整个公司的能力来满足顾客的需求到什么时候?
  • 采用什么具体措施降低新员工的学习曲线?
  • 在我们的知识资本知识库中的内容是如何波及时、准确和广泛地使用的?我们是如何知道的?
  • 谁在维护我们的知识资本数据库?知识库的内容管理者是知识广博的主题参与者吗?
  • 在公司内部实践社群已经很活跃了吗?在哪些领域呢?
  • 未来成员如何学习有关的社群知识并参与其中?
  • 正式公司如何对这些具有战略影响的实践社群的成功做出贡献?
 
连接各个部分
 
    实践社群有助于培养能够创造、分享和利用知识的环境,最重要的是,它可以提高公司的效果、效率和创新。社群有助于将人们团结在一起,把他们日常工作中的实践的知识与他们的产品、工具结合起来,以帮助其解决问题并满足顾客的需求。
    
    在创建实践社群 (CoPs) 能够汇合、公司和交换知识的虚拟场所时,技术发挥着重要的作用。透过适当地开发和支持,它们能作为有效创造和传播公司的知识资本的道——而且有助于在知识管理投资上产生更大的回报。
    
    在 IBM,我们了解了在当今竞争激烈的商业环境中知识资本管理的复杂性。从我们与顾客有关的知识和内容管理咨询工作中,从透过IBM知识管理研究会的协作社团研究中,也从在IBM内部各种实践社群 (CoPs) 取得的实践经验中不断学习。
   

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