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知识管理的第一步如何迈出才是恰到好处的?

知识管理的第一步如何迈出才是恰到好处的?

作者:
来源:
2014/06/18 00:00
  正在苦恼怎么样着手知识管理?先在公司瘸闪⑹导缤牛镏蠹矣邢低车胤窒碇丁</div>
 
     知识管理是现代企业当红的话题,许多企业了解知识管理的重要性,却不知道如何着手。其实,知识散布在企业各处,只需要经由一套机制,就可以⒅队邢低车卮鹄础F渲幸桓黾虻サ淖龇ǎ褪墙⑹导缤牛ㄣommunity of practice)。 
 
     什么是实践社团?简单地说,就是企业里的一群人,寻找机会聚在一起,共同分享经验。由于是非正式的组织,参与成员并]有限制,可能是工程师、策略行销顾问,甚至是负责大型客舻囊滴窬怼</div>
 
     实践社团并不像一般会议需要正襟危坐,排定确切的议程。有些实践社团是利用某一天的午餐聚会,有些人则利用电子邮件互通讯息,形成人际网路。议程也不太一定,重点在于分享经验,或一起寻找解决问题的新方法。
 
     另一方面,实践社团也可以协助企业避免发生重复问题。根据《培训》杂志(Training)的报道,英国的皇家银行(Royal Bank)建立了许多实践社团,让同样职衔或角色的训练人员,每个月排定一个时间召开视频会议,彼此分享信息。他们也可以使用电子邮件,随时向办公室的同仁请教问题。
 
     此外,皇家银行也在公司炔客荆疾煌棵偶苹小⒄©在进行,或已经完成的各个项目。此外,网站也提供某些同仁参加各个产业会议的研习心得。这些信息分享的形式及工具,都是实践社团的一种形式。
 
     要如何建立实践社团?知识管理顾问馗瘢ㄅtienne C. Wenger)在《哈佛商业评论》中指出,实践社团的建立和维持,需要长时间的培养,更不能急于看到成果。要建立及维持实践社团,经理人必须:
 
     □ 潜在的实践社团。其实企业里通常已经存在或多或少的人际网路,他们就是一种潜在的实践社团。经理人的责任就是找出这些人际网路,赋予他们特殊的任务,让他们集中时间及精力在公司的核心能力上。
 
     以壳牌石油公司(Shell)为例,他们本来并]有实践社团,为了找出潜在的实践社团,公司先让主管针对既有的人际网路,找出可能加入的社群成员。之后个e与这些人选面谈,了解他们平常关心什么,一方面收集信息,一方面也引起员工的兴趣,让他们知道公司对这件事情的重视。
 
     经过多次不同的面,了解不同部门及团体的问题后,壳牌石油公司也比较清楚自己要建立什么样的实践社团,以及公司有什么问题需要解决。之后,依据面谈的成果,寻找成员组成实践社团,开始进一步的计划及活动,讨论应该改进的方向。
 
    由于参与实践社团属于义务性质,并不列在正常的报酬制度里,所以公司要在其他方面,例如无形的报酬或动机上激励成员,才能留住社群成员。 
 
     例如,清楚定义这个社群的意义和目的。这个社群的目的是为了改善公司流程、提升公司利润,或找出公司下一世纪的方向?目标清楚,社群成员才能集中心力,投入相关的事务,并且感受到自己对公司的贡献。
 
     另外,也要让社群成员觉得他跟这个社群息息相关。如果成员觉得不论在专业或利益上,都跟社群]有关连,就不会积极投入社群的工作。
 
    □ 提供基础设施。成立了实践社团后,并不是放牛吃草,就可以期望社群做出什么伟大的建议。因为实践社团属于非正式的社团,无法争取公司的预算或基础设施。为了激发他们的潜力,经理人必须想出特殊的激励方法,才能让实践社团成员愿意继续留下来。
 
    举例来说,平时高阶主管虽然不干预社群运作,但在社群成员需要儋源或协调时,高阶主管却必须帮助社群排除阻碍。例如,当社群需要运用公司的网络资源,或想了解公司刃畔⒖萍嫉氖褂米纯觯鞴芸梢园锷缛撼雒媲肭笮畔⒉棵诺男A硗猓疽部梢⒃惫ざ陨缛旱墓毕祝腥肷©迁及报酬的考量。
 
    有些公司将参加实践社团当作一种荣誉,让参与的人有动机继续留下来,例如在AMS公司(American Management System),可以参加实践社团是一种特别的权利,参加成员都必须经过经理人认可,证明有一定的专业素养。
 
    为了维护社群的品质,AMS公司也为社群建立一套管理机制。一旦加入实践社团,社群成员每年要完成一项知识发展项目,才能继续留在社群中。他们还每年举办会议,让各个实践社团齐聚一堂,分享经验。 
 
    在AMS公司,高阶主管负责支援实践社团,也对社群成员提供报酬。例如,公司针对参与社群成员,设计正式升迁系统,并提供非财务报酬,例如,社群成员可以早一点接触到创新的科技;以及提供成员特殊的企业卡,使成员觉得自己的专业受到肯定。这些都可以让社群成员更有意愿留在社群中。 AMS的实践社团,使得公司里的知识及想法可以聚集、分享,并散布到全球各单位。结果也证明,这些实践社团对于达成企业目标有相当大的贡献。
 
    □ 应用非传统的衡量方式。实践社团属于非正式团体,运作方式与一般企业单位不同,因此很难用传统的方式衡量,例如产出多少,或是为企业增加多少利润。实践社团带来的贡献比较无形,需要长期才能看出功效。要周全的衡量社群价值,就要有系统的收集发生在社群成员周遭的故事。
 
    例如,平时可以多倾听社群成员的故事,了解成员从社群活动里获得了什么,对工作有什么帮助,以及对绩效的贡献。当社群成员说:「我们在实务社群中讨论的想法,帮助我说服顾客持续购买我们的服务。」或是「谢谢社群成员的忠告,让我在两天染屯瓿闪艘郧耙礁鲂瞧诓拍茏鐾甑墓ぷ鳌!拐馐保砣司鸵e注意这些无形的成效。
 
    壳牌石油公司的做法则是,由某一个人专门负责收集社群成员的故事,再将这些社群成员的点点滴滴,刊登在公司刊物或报告里,让大家都能感受到社群成员的帮助及贡献。
 
    AMS公司也会收集相关的故事,再举行年度竞赛,经由共同参与,选出最佳故事。这些都可以让社群的价值明确显现出来。
 
    知识管理并不难,从建立实践社团开始, 你就开启了知识管理的大门。

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